结算资料移交签收表格式.docxVIP

PAGE

1-

结算资料移交签收表格式

一、基本信息

(1)本结算资料移交签收表适用于公司内部各部门之间结算资料的传递与确认。为确保结算资料的准确性和完整性，特制定本表格。本表格包括基本信息、结算资料清单、移交手续、签收确认和备注事项五个部分，旨在规范结算资料的移交流程，提高工作效率。

(2)基本信息栏包括但不限于以下内容：移交部门、接收部门、移交人、接收人、移交日期、资料名称、资料编号、资料份数、资料内容摘要等。这些信息有助于明确资料来源、接收对象和资料内容，便于后续的查询和管理。

(3)在基本信息中，特别强调移交人和接收人的责任。移交人需确保所移交的资料完整、准确，并对资料的真实性负责。接收人则需对所接收的资料进行认真核对，确认无误后签字确认，如有疑问应及时与移交人沟通解决。通过明确双方责任，有助于提高资料移交的质量和效率，确保公司结算工作的顺利进行。

二、结算资料清单

(1)结算资料清单应详细列明所有移交的资料，包括但不限于合同、发票、收据、银行对账单、付款凭证、报销单、项目进度报告、财务报表等。清单需按照资料类别进行分类，便于接收方快速查找和使用。

(2)每项资料需注明名称、编号、页数、金额等信息。对于涉及金额的资料，应准确填写金额大写和小写，确保金额的一致性和准确性。对于重要资料，如合同、协议等，还需注明签订日期、双方单位等信息。

(3)在结算资料清单中，如涉及附件或补充材料，应一并列出，并注明附件名称、数量和存放位置。对于电子版资料，应提供下载链接或存储介质，确保接收方能够方便快捷地获取所需信息。清单中还应包含资料整理人、审核人和审批人的签名，以确认资料清单的完整性和准确性。

三、移交手续

(1)移交手续是确保结算资料完整性和保密性的关键环节。在移交过程中，移交人需严格按照以下步骤进行操作。首先，对资料进行编号和分类，确保每份资料都有明确的标识。其次，移交人需对资料进行初步审核，检查资料是否完整、准确，是否存在遗漏或错误。例如，在2021年度的结算资料移交过程中，某部门共审核了500份合同，发现并纠正了10处错误。

(2)审核无误后，移交人需将资料装订成册，并附上目录和清单。对于重要资料，如财务报表、审计报告等，应采用加密手段进行保护。在移交当日，移交人需将资料亲自送达接收部门，并确保接收人亲自签收。例如，某公司在2022年4月30日进行年度结算资料移交，当天共移交了1000份资料，接收方在签收时确认无误。

(3)移交完成后，移交人需填写《结算资料移交签收表》，详细记录移交时间、地点、资料名称、数量、接收人等信息。同时，接收人需在签收表上签字确认，以证明已收到全部资料。对于特殊情况，如资料损坏、丢失或延误，移交人和接收人应在签收表上注明原因，并及时上报上级部门处理。例如，在2023年3月的一次结算资料移交中，由于邮寄原因导致部分资料延误，接收方在签收表上注明了具体原因，并要求移交方在下一个工作日内补寄。

四、签收确认

(1)签收确认环节是结算资料移交的重要步骤，它确保了资料传递的准确性和完整性。在签收过程中，接收人需对收到的资料进行逐项核对。例如，某公司在2021年进行结算资料移交时，接收人共核对1500份文件，其中发现5份文件存在缺失，立即通知移交人进行补寄。

(2)核对无误后，接收人需在《结算资料移交签收表》上签字确认。签字应清晰可辨，以避免后续产生纠纷。根据2022年的统计数据显示，在所有签收确认环节中，99.5%的资料接收方均完成了签字确认，仅有0.5%的资料因特殊情况未能及时签字。

(3)对于签收确认环节，接收人还需在签收表上注明收到日期和时间，以及联系方式，以便后续沟通和查询。例如，在2023年的一次结算资料移交中，由于接收方所在地发生自然灾害，导致部分资料延误。接收方在签收表上注明了收到日期为灾后第三天，并及时与移交方沟通，确保后续工作的顺利进行。此外，接收方还留下了紧急联系人信息，以便在紧急情况下能够及时取得联系。

五、备注事项

(1)备注事项部分是结算资料移交签收表中的重要组成部分，用于记录移交过程中可能出现的特殊情况和后续处理措施。例如，在2021年的一次结算资料移交中，由于部分资料在运输过程中发生了损坏，接收方在备注事项中详细描述了损坏情况，并要求移交方在下一个工作日内提供替换资料。

(2)备注事项还包括对资料内容的补充说明，如资料中涉及的重要数据变更、合同条款修改、项目进度调整等。例如，在2022年的一次结算资料移交中，由于项目进度提前完成，接收方在备注事项中注明了项目实际完成时间，并对后续结算金额进行了调整。

(3)此外，备注事项还可能涉及对移交手续的补充说明，如资料移交过程中出现的延误、特殊情况的处理、以及双方协商达成的其他协议。例如，在2023年的一次结算资料移交中，由于