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文书管理规定

一、总则

一、总则

为加强和规范文书管理工作，确保文书的质量与效率，特制定本规定。本规定适用于我单位内部所有文书的管理，包括但不限于公文、报告、请示、函件、纪要等各类文书。文书管理是单位行政管理的重要组成部分，直接关系到单位形象、工作效率和决策质量。因此，各单位必须高度重视文书管理工作，切实履行文书管理职责，确保文书管理的科学性、规范性和有效性。

第一条，文书管理工作应遵循以下原则：

(1)遵守国家法律法规和党的方针政策，确保文书内容合法合规。

(2)严格执行文书处理程序，确保文书办理的及时性和准确性。

(3)强化文书保密意识，保护国家秘密、商业秘密和个人隐私。

(4)提高文书质量，促进单位内部信息交流和资源共享。

第二条，文书管理组织机构及职责：

(1)单位设立文书管理领导小组，负责文书管理的总体规划和协调工作。

(2)设立文书管理部门，负责文书管理的具体实施和监督工作。

(3)各部门负责人为本部门文书管理第一责任人，负责本部门文书的起草、审核、签发等工作。

(4)各级工作人员应积极配合文书管理工作，履行各自职责，共同维护良好的文书管理秩序。

二、文书管理范围和原则

二、文书管理范围和原则

(1)文书管理范围包括但不限于以下几类：

-行政公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函等，涉及单位内部和外部的行政事务。

-专业技术文件：包括设计文件、施工图纸、技术规范、操作手册等，保障单位项目实施的技术质量。

-日常办公文件：包括会议纪要、工作计划、总结报告、内部通讯等，促进单位内部沟通与协调。

-其他文件：包括合同、协议、招标文件、培训资料等，涉及单位合法权益和经济利益。

(2)文书管理原则如下：

-法规遵从原则：文书内容必须符合国家法律法规和单位规章制度，确保文书合法性。

-程序规范原则：文书处理应严格按照规定程序进行，确保文书处理的规范性和严谨性。

-质量控制原则：文书内容应准确、简洁、明了，提高文书质量，便于查阅和归档。

-保密安全原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文书，要严格保密，确保信息安全。

-效率提升原则：优化文书处理流程，提高文书处理效率，减少文书处理时间。

-案例分析：某单位在文书管理中，由于未严格执行保密安全原则，导致一份涉及商业秘密的文件泄露，给单位造成重大经济损失。该案例表明，加强文书管理，特别是保密工作的重要性。

三、文书分类和编号

三、文书分类和编号

(1)文书分类应遵循以下标准：

-按文书性质分类：分为行政类、技术类、业务类、综合类等。

-按文书来源分类：分为内部发文、外部来文、内部转发、会议纪要等。

-按文书内容分类：分为政策法规类、工作部署类、通知通报类、会议报告类等。

-按文书紧急程度分类：分为特急、加急、常规。

(2)文书编号规则：

-编号由发文单位、年份、发文顺序号组成。

-行政公文编号格式：发文单位简称+年份+序号，如“XX发〔2021〕1号”。

-技术文件编号格式：项目名称+年份+序号，如“XX设计文件〔2021〕01”。

-业务文件编号格式：发文单位简称+业务类别代码+年份+序号，如“XX业务〔2021〕001”。

-会议纪要编号格式：会议名称+年份+序号，如“年度工作会议纪要〔2021〕01”。

(3)文书分类和编号的实施：

-各部门应按照文书分类和编号规则，对所收发文进行分类和编号。

-文书管理部门负责对分类和编号的正确性进行审核，确保分类准确、编号规范。

-对于分类和编号有误的文书，应及时予以纠正，并记录在案。

四、文书起草与审核

四、文书起草与审核

(1)文书起草要求：

-文书起草前，应充分了解文件背景、目的和要求，确保文件内容与单位政策、法规相一致。

-文书内容应简洁明了，逻辑清晰，避免冗余和重复，确保信息的准确性和可读性。

-起草文书时，应使用规范的语言和格式，遵循公文写作的基本规范，如标题、主送机关、正文、附件等。

-对于涉及数据、图表等，应确保其准确性和可靠性，必要时进行核实。

-起草人应负责对所起草的文书进行初稿校对，确保无错别字、格式错误等。

(2)文书审核流程：

-文书起草完成后，由起草部门负责人进行初步审核，对文书的格式、内容、程序等进行检查。

-初步审核通过后，提交至文书管理部门进行审核。文书管理部门负责对文书的合法性、合规性、准确性进行审核。

-审核过程中，如发现文书存在问题，应及时反馈给起草部门，要求修改完善。

-审核通过的文书，由单位主管领导或法定代表人签发。

-签发后的文书，由文书管理部门进行登记、编号和分发。

(3)文书起草与审核注意事项：

-文书起草与审核过程中，应注重沟通与协作，确保各方意见得到充分表达和尊重。

-对涉及敏感信息的文书，应严格保密，防止信息泄露。

-对于紧急文书的起草与审核，应