5-3图纸资料控制程序.doc

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图纸资料控制程序

1.目的

规范图纸资料收发、借阅、保管制度，保证作废图纸资料不被误用。

2.适用范围

本程序适用于公司工程项目开发施工期间的图纸资料管理。

3.引用文件

无。

4.定义

本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。

5.职责

5.1主管副总经理负责审批机密图纸资料的借阅；

5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。

5.3工程部资料员负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。

6.资格或培训

资料员须经过档案管理基础知识培训。

7.程序

7.1图纸资料的发送、登记、归档

7.1.1工程部资料员调查地产口各部门所需图纸资料的数量，填写《图纸资料发放清单》（见GFP5-3-F5），交工程部经理审核签字。

7.1.2工程部资料员将图纸资料按审核后的《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》（由工程部资料员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好《发文记录表》（见GFP5-3-F2）。

7.1.3凡是工程部资料员发送的图纸资料，必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。

7.1.4工程部资料员至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写《文件移交单》（见GFP5-3-F3）移交公司总部档案室档案员归档。

工程部资料员在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类，如“金地海景花园A区”,再于同一地域的图纸资料中按建筑、结构、电气等专业分类集中保存。

工程部资料员对库存的有关资料进行编目，填写《工程资料一览表》(见GFP5-3-F6)，以便进行统一的归档管理。

工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。

7.2图纸资料密级的确定

7.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在《图纸资料发放清单》中注明。

7.2.2密级分机密和非机密两类。

7.3图纸资料的借阅

7.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部资料员填写《图纸资料借阅登记表》（见GFP5-3-F4），并须由借阅人签名。到期归还时，资料员须签名确认。

7.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见，方可办理借阅手续。

7.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写《工作传签单》（见GFP11-1-F3）报主管副总经理审批同意，再按7.3.1～7.3.2办理借阅手续。

8.记录

《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。

9.附件

9.1GFP5-3-F1《图纸发送登记表》

9.2GFP5-3-F2《发文记录表》

9.3GFP5-3-F3《文件移交单》

GFP5-3-F4《图纸资料借阅登记表》

GFP5-3-F5《图纸资料发放清单》

GFP5-3-F6《工程资料一览表》

GFP5-3-F1.1

图纸发送登记表

序号

项目名称

接收

份数

专业

页数

出图

日期

图纸版别

密级

项目负责人

部门负责人

发送人

发送

份数

发图

日期

接收人

GFP5-3-F2.1

发文记录表

序号

文件名

编号

发文日期

发送人

接收人

备注

GFP5-3-F3.1

文件移交单

移交人

接收人

移交时间

移交资料清单：

GFP5-3-F4.1

图纸资料借阅登记表

姓名

部门

资料名称

密级

借阅时间

借阅人签名

归还时间

资料员签名

备注

备注:

GFP5-3-F5.2

图纸资料发放清单

序号

图纸资料名称

发放部门

发放数量

版别

密级

工程部经理审核签字

日期

备注

GFP5-3-F6.2

工程资料一览表

序号

内容

库存份量

属类

备注

制表：日期：