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档案盒标签规范式列

一、标签基本信息

(1)标签基本信息是档案盒管理中至关重要的组成部分，它包含了档案盒内容的简要描述和分类信息。根据我国档案管理相关规定，档案盒标签应包含以下基本信息：档案盒编号、档案名称、档案形成单位、档案形成时间、档案保管期限、档案密级等。例如，某企业档案管理部门的档案盒标签中，可能会包含编号为“G的标签，表示该档案盒内存储的是编号为2021年1月1日形成的档案，其名称为“2021年度员工培训记录”。

(2)在实际应用中，档案盒标签的设计应遵循标准化原则，以确保档案检索的准确性和便捷性。根据国家标准《档案盒标签》（GB/T18896-2002），档案盒标签的尺寸一般应不小于100mm×50mm，字体大小应不小于4号。此外，标签的颜色、字体、符号等也应按照规范进行设计。以某政府部门为例，其档案盒标签通常采用蓝色背景，红色字体，并在标签上印有单位标志和档案保管期限等符号。

(3)档案盒标签的制作材料也是影响标签使用寿命的重要因素。根据实际需求，标签材料可以选择纸质、塑料、金属等。纸质标签适用于一般性档案，塑料标签则适用于需要长期保存的档案。以某金融机构为例，其涉及金融机密的重要档案盒标签采用金属材质，以确保标签在长时间使用中不易损坏，从而保证档案信息的完整性和安全性。此外，档案盒标签的粘贴方法也应规范，以确保标签在档案盒上牢固粘贴，避免因标签脱落而造成档案信息丢失。

二、标签内容规范

(1)标签内容规范是确保档案信息准确性和完整性的关键环节。根据《档案盒标签内容规范》（GB/T18896-2002）规定，档案盒标签应包含以下内容：档案名称、档案编号、档案形成单位、档案形成时间、档案保管期限、档案密级等。档案名称应准确反映档案内容，避免使用模糊或误导性的词汇。例如，对于一份企业财务报表，档案名称应明确为“XX公司2021年度财务报表”，而非“财务报表”。

(2)在档案名称的表述上，应遵循简洁、准确、规范的原则。具体要求包括：使用规范的档案名称，避免使用非正式或口语化的表达；确保档案名称与档案内容一致，避免出现名称与内容不符的情况；档案名称中应包含关键信息，如年份、部门、事件等，以便于快速识别和检索。例如，对于一份涉及公司产品研发的档案，其档案名称应包括产品名称、研发年份、涉及部门等信息，如“XX产品2022年研发项目报告-研发部”。

(3)档案编号是档案管理的唯一标识，标签内容规范要求档案编号应具有唯一性、连续性和系统性。档案编号通常由档案形成单位代码、档案类别代码、档案序号和校验码组成。例如，某企业档案编号“G中，“G”代表企业代码，“2021”代表年份，“01”代表档案类别代码，“01”代表档案序号。档案编号的规范使用有助于提高档案管理的效率和准确性。在实际操作中，应确保档案编号的生成遵循既定规则，避免出现重复或错误的情况。同时，档案编号的变更也应严格按照程序进行，确保档案信息的真实性和可靠性。

三、标签格式要求

(1)标签格式要求是档案盒标签设计的重要标准，它直接影响到档案检索的效率和准确性。根据《档案盒标签格式要求》（GB/T18896-2002）规定，档案盒标签的尺寸应不小于100mm×50mm，字体大小应不小于4号，以确保标签内容在视觉上清晰易读。例如，某档案室在制作标签时，采用了120mm×60mm的尺寸，字体大小为5号，这样的设计使得标签在远处也能清晰辨认。

(2)档案盒标签的排版格式应遵循一定的顺序，通常包括档案编号、档案名称、档案形成单位、档案形成时间、档案保管期限和档案密级等信息的排列。以某政府机关为例，其档案盒标签的排版格式为：档案编号（居中）-档案名称（左对齐）-档案形成单位（右对齐）。这种格式使得标签信息层次分明，便于档案管理人员快速查找所需档案。此外，标签上的字体颜色通常采用黑色或深蓝色，背景颜色则根据档案密级分为不同等级，如一般档案为白色，机密档案为红色。

(3)在标签制作过程中，格式要求还包括符号的使用。例如，档案保管期限的表示可以使用符号“∞”代表永久保存，符号“30”代表30年保存。某科研机构在制作档案盒标签时，根据档案的保密程度和保管期限，在标签上分别使用了不同的符号，如“∞”表示国家级科研项目档案，“20”表示20年保密期限的内部资料。这种符号的使用不仅规范了标签内容，也提高了档案管理的专业性和标准化水平。同时，为了防止标签在长时间使用中损坏，某些档案盒标签采用耐候性材料，以适应不同环境下的存储需求。

四、标签颜色及符号使用规范

(1)标签颜色及符号使用规范是档案管理中的一项重要标准，它有助于快速识别档案的类别和保密等级。根据《档案盒标签颜色及符号使用规范》（GB/T18896-2002）的规定，档案