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文书存档管理细则

一、总则

一、总则

为规范文书存档管理工作，确保文书档案的完整、准确和安全性，充分发挥文书档案在组织管理、决策参考和宣传教育等方面的作用，特制定本细则。根据国家档案法律法规和相关政策，结合本单位的实际情况，本细则旨在建立一套科学、规范、高效的文书存档管理体系。

本细则适用于本单位所有文书的存档管理，包括但不限于文件、报告、信函、图纸、照片、录音录像等。文书存档的目的是为了确保重要信息的长期保存和有效利用，避免因信息丢失或损坏造成的损失。根据我国档案管理部门的规定，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体分类及保管期限根据文件的性质和重要性进行确定。

本细则的制定，旨在提高全体员工对文书存档管理的认识，增强责任感和使命感。通过建立健全的文书存档管理制度，规范文书存档的收集、整理、鉴定、保管和利用等环节，确保文书档案的安全、完整和有序。据不完全统计，我国各级各类档案馆目前共保存文书档案近12亿卷，这些档案是国家和民族宝贵的历史文化遗产，对于维护国家利益、服务社会公众、促进经济社会发展具有重要意义。

在实施过程中，本单位将严格按照本细则的要求，对文书存档工作进行严格管理和监督。对违反本细则的行为，将视情节轻重给予相应的处罚，确保文书存档管理工作的顺利进行。例如，某企业因忽视文书存档管理，导致关键文件丢失，最终造成巨额经济损失，这一案例警示我们，文书存档管理工作不容忽视。因此，本细则的制定和实施，对于提升单位整体管理水平，具有极其重要的现实意义。

二、文书存档的范围和分类

(1)文书存档的范围涵盖了本单位在日常工作中形成的各类文件，包括但不限于行政文件、会议记录、报告、请示、批复、函件、合同、协议、公告、通知、纪要、工作总结、专项调研报告、审计报告、法律文书等。这些文件记录了单位的决策过程、工作动态、业务活动以及与其他单位和社会各界的交流往来。

(2)文书存档的分类依据文件的重要性和保管期限分为永久、长期和短期三种。永久档案是指具有长期保存价值，需永久保存的文件；长期档案是指需保存50年以上的文件；短期档案是指需保存15年以下的文件。具体分类标准由档案管理部门根据国家档案法律法规和单位实际情况制定。

(3)对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应严格按照国家有关保密法律法规进行管理。这些文件在存档前需进行严格审查，确保文件内容符合保密要求。同时，对于涉及多个部门的文件，应明确归档责任主体，确保文件归档工作的顺利进行。例如，某单位在整理文书档案时，发现一份涉及商业秘密的合同文件，经审查确认后，该文件被列为长期档案，并采取严格保密措施，确保文件安全。

三、文书存档的归档程序

(1)文书存档的归档程序首先要求各部门在文件形成时，即做好文件的编号、分类和归档标记。根据国家档案局规定，文件编号应包括年份、序号和流水号，以便于档案的检索和管理。例如，某企业一年内产生的文件总数达到50000份，通过实施归档标记和编号，使得文件整理和归档效率提高了40%。

(2)归档过程中，各部门需将整理好的文件按照规定的时间节点报送至档案管理部门。归档时间通常为每月的固定日期，以保证档案的连续性和完整性。如遇特殊情况，需提前或延后报送，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可调整。某单位在实施归档程序改革后，档案归档及时率由原来的70%提升至95%。

(3)档案管理部门在接收文件后，对文件进行初步审查，包括文件的内容、形式、完整性等。审查合格的文件，需填写《档案登记表》，详细记录文件的名称、类别、编号、形成单位、形成时间等信息。审查不合格的文件，则需退回原部门进行整改。在某市档案馆，经过严格的归档程序，近三年的档案整理质量均达到国家一级标准。

四、文书存档的保管和利用

(1)文书存档的保管工作遵循“安全第一、预防为主”的原则，确保档案实体和电子档案的安全。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘等条件，配备必要的温湿度调节设备。如某档案馆采用智能化温湿度控制系统，有效降低了档案损坏风险，延长了档案使用寿命。

(2)文书存档的利用工作应遵循“公开、便利、高效”的原则，为机关、企事业单位和公众提供档案查阅、复制、咨询等服务。档案管理部门需建立完善的档案检索系统，包括目录、索引、电子档案等，提高档案利用效率。例如，某图书馆档案查阅室通过优化档案检索系统，使得档案查阅时间缩短至平均15分钟。

(3)在文书存档的利用过程中，应严格遵守国家档案法律法规，保护档案的机密性和完整性。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，需按照相关规定进行保密处理。同时，档案管理部门应定期对档案进行清理、鉴定和修复，确保档案信息的准确性和可靠性。在某单位，档案管理部门对近三年的档案进行了全面清理，发现并修复了1000余