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采购合同管理规程

一、总则

(1)本规程旨在规范公司采购合同的管理，确保采购活动的合法性、合规性和效率性，保障公司利益和风险控制。通过建立完善的合同管理体系，提高采购工作效率，降低采购成本，提升供应链管理水平。

(2)本规程适用于公司所有采购合同的签订、履行、变更、终止和解除等环节。合同管理应遵循公平、公正、诚信的原则，确保合同内容清晰、条款明确、责任分明。

(3)公司各部门在采购活动中应严格按照本规程执行，合同签订前需进行充分的市场调研和供应商评估，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，相关部门应定期对合同履行情况进行跟踪监督，确保合同目的的实现。

二、合同签订

(1)合同签订前，采购部门应进行市场调研，了解供应商资质、产品性能、价格水平等信息，确保选择具备相应能力和信誉的供应商。同时，需对合同条款进行仔细审查，确保符合公司利益及法律法规要求。

(2)合同签订过程中，采购部门应与供应商就合同内容进行充分沟通，明确双方权利义务，确保合同条款清晰、具体。合同签订前，需对合同文本进行审核，确保内容准确无误，避免潜在风险。

(3)合同签订后，采购部门应及时将合同文本报送相关部门备案，并确保合同及时履行。合同签订过程中，如遇特殊情况，采购部门应与供应商协商解决，必要时可寻求法律援助，确保公司权益不受损害。

三、合同履行与变更

(1)合同履行期间，双方应严格按照合同约定执行，确保产品质量、数量、交付期限等符合要求。采购部门应定期对供应商履约情况进行检查，如发现质量问题或延迟交货等情况，应及时与供应商沟通，并采取相应措施予以解决。

(2)如因不可抗力等因素导致合同无法履行或需变更，双方应及时协商，按照合同约定处理。在合同履行过程中，如需对合同条款进行变更，双方应签署书面变更协议，并经相关部门审批后生效。

(3)采购部门应建立健全合同履行跟踪制度，对合同履行情况进行全程监控，确保合同目的得以实现。如发现合同履行过程中存在违规行为，应及时上报公司领导，并依法采取措施予以纠正。同时，应定期对合同履行情况进行总结和分析，为后续合同签订和履行提供参考。

四、合同终止与解除

(1)合同终止是指合同当事人根据合同约定或法律法规的规定，提前结束合同权利义务关系的法律行为。在合同履行过程中，若出现以下情况之一，合同可予以终止：如供应商无法按期交付货物，导致项目进度延误，且经催告后仍无改善，公司有权终止合同；又如供应商提供的产品质量严重不符合合同约定，经双方协商无法达成一致，公司也可终止合同。以某公司为例，由于供应商连续三次未能按期交货，导致项目延期近两个月，公司损失约20万元，最终选择终止合同。

(2)合同解除是指在合同履行过程中，因特定原因，合同当事人提前结束合同权利义务关系的法律行为。合同解除可分为约定解除和法定解除。约定解除是指合同当事人事先在合同中约定了解除条件，一旦条件成就，合同即告解除。法定解除则是指合同履行过程中，因法律法规规定的事由，如供应商破产、严重违约等，合同当事人有权解除合同。例如，某公司在合同履行过程中，发现供应商存在重大财务问题，可能无法履行合同义务，根据合同约定和《合同法》的相关规定，公司决定解除合同，以避免潜在风险。

(3)合同终止或解除后，双方应进行合同终止或解除后的善后处理。包括但不限于：一是对合同终止或解除原因进行评估，分析原因，总结经验教训；二是对合同解除产生的损失进行评估，按照合同约定或法律法规规定进行赔偿；三是对合同终止或解除后的供应商进行重新评估，为下一轮采购提供参考。以某公司为例，由于供应商在合同履行过程中存在严重违约行为，公司决定解除合同。在合同解除后，公司对供应商进行了重新评估，发现该供应商在同类产品上存在其他客户的不良反馈，因此公司在下一轮采购中排除了该供应商。