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员工联络档案管理制度模板

一、制度目的

一、制度目的

（1）为加强公司内部员工联络档案的管理，确保信息准确、完整、及时，提高公司沟通效率，特制定本制度。本制度旨在通过建立一套系统、规范的管理流程，实现对员工联络信息的有效收集、整理、存储、查询和使用，从而为公司各项业务活动提供坚实的信息支持。

（2）通过本制度的实施，促进公司各部门之间的沟通与协作，降低信息不对称带来的沟通成本，提高决策效率。同时，规范员工联络档案的管理，有助于保护员工隐私，防范信息泄露风险，维护公司合法权益。

（3）本制度的目的是为了建立健全公司内部信息管理体系，提升公司管理水平，适应公司发展需求，增强公司竞争力。通过规范员工联络档案的管理，提高信息利用价值，为公司的战略规划和经营管理提供有力保障。

二、适用范围

二、适用范围

（1）本制度适用于公司所有在职员工，包括全职、兼职、实习及临时工等。根据公司规模，截至2023年，公司员工总数超过5000人，涉及多个部门和岗位。本制度旨在确保所有员工的信息得到统一管理，提高信息共享和沟通效率。

（2）本制度适用于公司内部所有涉及员工联络信息的业务流程，包括但不限于人力资源、行政、财务、市场、销售、客服等部门的日常工作。例如，人力资源部门在招聘、培训、薪酬福利等环节需要使用员工联络信息；行政部门在组织活动、安排出差等过程中需要员工联络信息；财务部门在处理员工报销、工资发放等事务时需要使用员工联络信息。

（3）本制度还适用于公司合作伙伴、供应商、客户等外部关联方。在业务合作过程中，公司需要与外部关联方保持有效沟通，因此，本制度也规定了对外部联络信息的收集、存储和使用规范。例如，在与合作伙伴签订合同时，需确保双方联络信息的准确性和及时更新，以避免因信息错误导致的合作风险。据相关数据显示，过去一年内，公司通过有效管理员工联络信息，成功避免了10起因信息错误导致的合作损失，总损失金额达50万元。

三、档案管理要求

三、档案管理要求

（1）公司应设立专门的联络档案管理部门，负责员工联络档案的收集、整理、存储和更新工作。该部门应配备专业人员进行管理，确保档案管理的规范性和安全性。

（2）联络档案应包括但不限于员工的基本信息、联系方式、职务、部门、入职日期、离职日期等。档案资料应真实、准确、完整，定期进行审核和更新，确保信息的时效性。

（3）联络档案的存储应采用电子和纸质两种方式，电子档案应使用安全的数据库系统进行管理，确保数据不被非法访问和篡改。纸质档案应存放在安全、干燥、防虫蛀的环境中，并定期进行防潮、防霉处理。同时，建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅和使用。

3.1联络档案收集

3.1联络档案收集

（1）员工入职时，人力资源部门应负责收集并整理其个人信息，包括姓名、身份证号码、联系方式、家庭住址、紧急联系人等，并录入公司联络档案系统。此外，员工的电子邮箱、社交媒体账号等在线联系方式也应一并收集。

（2）在员工工作期间，如发生职务变动、联系方式变更等情况，相关部门应及时更新档案信息。例如，当员工更换电话号码或居住地址时，所在部门应在一周内将更新后的信息反馈至人力资源部门，并由其负责在档案系统中进行修改。

（3）对于离职员工，人力资源部门应在办理离职手续的同时，收集并整理其离职原因、离职日期等相关信息，并确保档案中离职员工的联络信息保持最新。同时，对于因特殊原因无法提供完整信息的员工，应进行详细记录，以便后续查询和追溯。此外，对于离职员工的信息，应按照公司规定进行保密处理，防止信息泄露。

3.2联络档案内容

3.2联络档案内容

（1）联络档案应包含员工的基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、婚姻状况、学历、专业、毕业院校等。这些信息是建立员工个人档案的基础，有助于公司进行人力资源规划和员工关系管理。

（2）档案中还应记录员工的联系方式，包括固定电话、移动电话、电子邮箱、家庭住址、邮政编码等。这些信息对于公司内部沟通、员工福利发放、紧急情况联系等至关重要。

（3）此外，联络档案还应包括员工的在职信息，如入职日期、离职日期、任职部门、职务、工作表现、绩效考核结果、奖惩记录等。这些信息有助于公司了解员工的工作历程和表现，为员工晋升、培训和发展提供依据。同时，这些信息也是公司进行人力资源数据分析的重要数据来源。

3.3联络档案存储

3.3联络档案存储

（1）公司应采用双备份策略存储联络档案，即电子档案和纸质档案均需进行备份。电子档案存储在专用的服务器或云存储平台上，确保数据的安全性和可访问性。纸质档案则保存在符合国家档案管理规定的档案柜中，以防自然灾害和人为破坏。

（2）电子档案的存储应遵循以下原则：首先，选择安全可靠的数据库系统，对存储数据进行加密处理，防止未授权访问和数据泄露。其次，定期对