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学校人事档案管理制度模板(5)

一、总则

(1)本制度旨在规范学校人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性和安全性，为学校人事管理工作提供可靠依据。通过建立科学、规范、高效的人事档案管理制度，提高人事档案管理水平，保障教职工合法权益，促进学校各项事业健康发展。

(2)人事档案管理工作遵循党的基本路线，坚持以人为本、服务学校、科学管理的原则。学校人事档案管理部门要严格执行国家有关法律法规和政策，遵循档案管理的基本规律，确保人事档案的真实性、准确性和完整性。

(3)学校设立人事档案管理部门，负责全校人事档案的收集、整理、保管、利用和保密工作。人事档案管理部门应配备专兼职档案管理人员，明确其职责和权限，加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务水平和服务意识。

二、人事档案的收集与管理

(1)人事档案的收集是档案管理工作的基础环节，必须确保收集的档案材料真实、准确、完整。学校应建立健全人事档案收集制度，明确收集范围、标准、程序和方法。在教职工入职、转正、晋升、离职等各个环节，相关部门应按规定及时将相关材料提交至人事档案管理部门，确保档案的时效性和准确性。

(2)人事档案的管理应遵循分类、编号、归档、查询、借阅、销毁等基本流程。人事档案管理部门要按照国家档案管理标准和学校相关规定，对收集到的档案材料进行分类整理，建立档案目录和索引，实现档案的规范化管理。同时，加强对档案的查询和借阅管理，确保档案的有序利用。

(3)人事档案的保管工作至关重要，必须确保档案的实体安全和信息安全。学校应配备符合档案保管要求的档案室，配置必要的防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，定期对档案进行清理、消毒和修复。同时，加强电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整和可用。对涉密人事档案，应严格执行保密规定，防止泄密事件发生。

三、人事档案的利用与保管

(1)人事档案的利用是服务于学校发展和教职工个人权益的重要途径。据统计，近年来我校人事档案查阅利用率逐年上升，从2019年的1500人次增长到2022年的3000人次，体现了人事档案在人事管理、职称评定、岗位聘用、福利待遇等方面的重要作用。例如，在2021年度的教师职称评定工作中，人事档案查阅量达到800人次，有效保障了教师权益。

(2)人事档案的保管工作要求细致入微。学校档案室严格按照《档案保管条例》执行，确保档案的实体安全。2020年至2022年，我校档案室共完成档案消毒和防霉处理10000余次，有效降低了档案损坏的风险。同时，实施24小时监控，确保档案室的安全。在2021年的一次安全检查中，档案室未发现任何安全隐患，得到上级部门的高度评价。

(3)在信息化的背景下，我校人事档案管理部门积极探索电子档案的应用，提高了档案利用效率。2020年，学校投入500万元用于电子档案系统的建设和升级，实现了档案的数字化管理和远程查阅。2022年，电子档案查阅量突破10000次，比传统纸质档案查阅量提高30%。此外，学校还定期组织档案管理培训，提升教职工的档案意识，使更多人了解和参与到档案利用中来。

四、人事档案的保密与安全

(1)人事档案保密工作至关重要，关系到学校的安全稳定和教职工的个人信息安全。学校严格执行国家有关档案保密的法律法规，制定了《人事档案保密规定》，明确了档案保密的范围、等级、责任和奖惩措施。根据规定，涉密人事档案实行分级管理，对绝密级、机密级和秘密级档案分别采取不同的保密措施，确保档案信息不外泄。

(2)学校人事档案管理部门设立专门的保密室，配备专业的保密设施，如密码锁、监控设备、防盗报警系统等，确保档案室的安全。在2021年至2022年间，保密室共进行安全检查20次，及时发现并处理安全隐患5起，有效防范了泄密风险。此外，学校对档案管理人员进行定期保密培训，提高其保密意识和技能。

(3)在实际工作中，学校人事档案管理部门严格执行档案借阅、查阅、复制等审批程序，确保档案信息的安全。例如，在2022年的一次档案查阅中，由于申请人未按规定程序申请，档案管理部门拒绝了其查阅请求，有效避免了信息泄露。同时，学校还定期对档案信息进行风险评估，根据风险评估结果调整保密措施，确保人事档案的保密与安全。