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保险公司合同付款管理办法

一、总则

为规范本保险公司合同付款流程，确保资金安全、高效使用，特制定本管理办法。本办法适用于公司内部所有涉及合同付款的业务活动，旨在加强合同付款管理，防范财务风险，保障公司合法权益，提高运营效率与经济效益。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责合同的洽谈、起草、签订与执行跟踪，确保合同条款清晰明确，包括付款条件、金额、时间等关键信息。

2.根据合同约定及业务进展情况，及时发起付款申请，并提供完整、准确的付款依据，如合同文本、验收报告、发票等。

3.对合同履行过程中的变更事项，及时与相关部门沟通协调，并办理合同变更手续，确保付款依据的真实性与合规性。

（二）财务部门

1.负责审核付款申请的合规性，包括合同条款的审核、付款金额与发票的一致性核对、预算及资金安排的合理性审查等。

2.根据审核结果，安排资金支付，并及时进行账务处理，确保财务数据的准确性与及时性。

3.定期对合同付款情况进行统计分析，为公司决策提供财务数据支持，并协助业务部门进行财务风险预警与控制。

（三）法务部门

1.参与重大合同的谈判与起草，从法律角度对合同条款进行审查，确保合同内容符合法律法规要求，防范法律风险。

2.对合同付款过程中的法律纠纷提供专业意见与法律支持，协助公司维护合法权益，依法处理争议事项。

（四）管理层

1.负责审批重大合同付款申请，依据公司战略规划、财务状况及业务需求，综合评估付款决策的合理性与必要性。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，定期听取相关部门汇报，对出现的问题及时协调解决，确保公司合同付款管理工作的规范有序运行。

三、付款流程

（一）付款申请

1.业务部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式等信息，并附上相关付款依据。

2.申请表及付款依据依次提交业务部门负责人、财务部门审核人员进行初审，确保申请信息的完整性与准确性。

（二）审核环节

1.业务部门负责人审核付款申请是否符合合同约定及业务实际进展情况，签字确认后转至财务部门。

2.财务部门审核人员重点审核付款金额计算的准确性、发票的合规性、预算执行情况以及资金安排的合理性等，如有疑问，及时与业务部门沟通核实。审核无误后，提交财务部门负责人审核。

3.财务部门负责人对付款申请进行综合审核，确认无误后签署审核意见，对于重大合同付款申请，还需提交法务部门进行法律审核。

4.法务部门审核合同付款申请是否存在法律风险，如合同条款是否存在漏洞、付款条件是否合法合规等，出具法律审核意见并签字确认。

（三）审批环节

1.经过财务部门和法务部门审核通过的付款申请，根据公司审批权限，提交至相应管理层进行审批。

2.管理层依据公司整体战略、财务状况及业务需求，对付款申请进行最终审批，签署同意或不同意付款的意见。对于不同意付款的申请，注明原因并退回相关部门。

（四）付款执行

1.财务部门在收到管理层审批通过的付款申请后，按照公司财务制度及相关规定，安排资金支付。

2.选择合适的付款方式，如银行转账、支票、电子支付等，确保付款安全、快捷，并及时获取付款凭证。

3.完成付款后，财务部门及时进行账务处理，更新财务系统中的合同付款信息，确保账实相符。

（五）付款记录与档案管理

1.财务部门建立完善的合同付款台账，详细记录每笔付款的相关信息，包括合同编号、付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等，以便查询与统计分析。

2.相关部门将合同付款过程中产生的所有文件资料，如合同文本、付款申请表、发票、审批意见、付款凭证等，按照档案管理规定进行整理归档，确保档案的完整性与可追溯性。

四、特殊情况处理

（一）预付款项

对于合同约定的预付款项，业务部门在申请付款时，除提供常规付款依据外，还需提交详细的预付款申请报告，说明预付款的必要性、金额计算依据以及后续合同履行的保障措施等。财务部门加强对预付款项的审核与跟踪管理，确保预付款项专款专用，并在合同履行过程中及时冲销预付款。

（二）合同变更导致付款调整

若合同在履行过程中发生变更，涉及付款金额、付款时间等条款调整时，业务部门应及时办理合同变更手续，并重新提交付款申请，按照本办法规定的付款流程进行审核与审批。财务部门根据变更后的合同条款及审批结果，调整付款计划与账务处理。

（三）逾期付款

如因特殊原因导致合同付款逾期，业务部门应及时与供应商沟通协商，并向财务部门及管理层说明逾期原因、预计付款时间及可能产生的影响等。财务部门密切关注逾期付款对公司财务状况及信用评级的影响，积极配合业务部门采取措施妥善解决逾期付款问题，避免引发法律纠纷或经济损失。

（四）争议处理

在合同付款过程中，若与供应商发生争议或纠纷，业务部门应及时通知法务部门介入