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各单位之间发函格式

一、发函格式的基本要求

(1)发函格式作为正式的书面交流方式，其规范性和严谨性对于维护单位形象、确保信息传递的准确性和效率至关重要。根据《党政机关公文格式》国家标准，发函格式应遵循以下基本要求：首先，函头部分应包括发文单位名称、发文日期和函件编号，确保函件来源明确、便于归档和查询。其次，函件标题应简洁明了，直接点明函件主题，便于收函单位快速了解函件内容。例如，某市税务局在向市财政局发送关于税收征管问题的函件时，其函头应包含税务局名称、发文日期和函件编号，函件标题则可表述为“关于税收征管问题的函”。

(2)函件正文部分是函件的核心内容，应结构清晰、逻辑严谨。正文一般包括引言、主体和结尾三个部分。引言部分简要介绍发函背景和目的，主体部分详细阐述函件的具体内容，结尾部分则提出希望或要求。在撰写正文时，应注意以下几点：一是语言表达要准确、简洁，避免使用模糊不清或歧义性语句；二是内容要条理分明，层次清晰，便于阅读和理解；三是根据实际情况，合理运用数据和案例进行说明，增强说服力。例如，某企业在向供应商发送关于延期付款的函件时，正文应首先说明延期付款的原因，然后详细列出延期付款的具体金额和期限，最后提出希望对方理解并同意延期付款的请求。

(3)函件落款和附件说明是函件格式的最后部分，同样不可或缺。落款部分应包括发文单位名称和签发人姓名，确保函件的真实性和权威性。附件说明则是对函件中附带的文件或资料进行简要介绍，便于收函单位查阅。在撰写落款和附件说明时，应注意以下几点：一是落款单位名称应与函头一致，签发人姓名应使用全名；二是附件说明应准确、完整，包括附件名称、数量和页数等信息；三是附件格式应符合相关要求，确保附件内容的完整性和可读性。例如，某机关在向另一机关发送关于联合举办活动的函件时，落款部分应包括机关名称和签发人姓名，附件说明则应列出活动方案、预算报告等相关附件的名称和页数。

二、发函单位信息

(1)发函单位信息是函件的重要组成部分，准确完整地呈现发函单位的身份和背景。在函件中，发函单位信息通常包括单位全称、地址、邮政编码、联系电话、传真号码以及电子邮箱等。这些信息的提供有助于收函单位迅速识别发函单位，确保函件传递的准确性。例如，某省教育厅在发函时，会详细列出单位全称为“某省教育厅”，地址为“某省XX市XX路XX号”，邮政编码为“XXX000”，联系电话为“0XX，传真号码为“0XX，电子邮箱为“xxedu@xx.gov.cn”。

(2)发函单位信息的规范性对于维护单位形象具有重要意义。在撰写函件时，应确保单位名称、地址、联系方式等信息的准确性，避免因信息错误导致函件传递延误或误解。此外，对于涉及法律法规、政策规定等正式函件，单位信息的规范填写更是不可或缺。例如，某市税务局在发送涉及税收政策的函件时，会严格按照规范格式填写单位信息，确保函件的法律效力和权威性。

(3)在实际操作中，发函单位信息还需根据不同函件类型和用途进行调整。例如，对于对外合作、交流等函件，发函单位信息应突出单位特色和优势，以吸引对方关注；而对于内部通知、会议邀请等函件，则应着重强调单位职能和职责，以便收函单位了解函件背景。总之，合理、规范地呈现发函单位信息，有助于提高函件传递的效率和质量。

三、收函单位信息

(1)收函单位信息是函件中的关键部分，其准确性和完整性对于函件的顺利处理至关重要。在撰写收函单位信息时，应包括单位全称、详细地址、邮政编码、联系电话、传真号码以及电子邮箱等。例如，某企业收到一封来自市政府办公厅的函件，函件上收函单位信息应清晰标注“市政府办公厅”，地址为“市XX区XX路XX号”，邮政编码“XXX000”，联系电话“0XX，传真号码“0XX，电子邮箱“govoffice@xx.gov.cn”。

(2)收函单位信息的规范填写有助于提高函件处理效率。在实际工作中，大量函件需要经过不同部门的流转处理，因此，收函单位信息的准确性直接关系到函件能否被正确投递和及时处理。据统计，在处理函件的过程中，因收函单位信息不准确导致的延误平均占函件总数的5%以上。例如，某市环保局在收到一封来自省环保厅的函件时，若收函单位信息错误，可能导致函件被错误投递到其他部门，从而延误对函件内容的及时处理。

(3)在某些特定情况下，收函单位信息还需根据函件内容进行细化。例如，在涉及跨部门、跨地区的协作工作时，收函单位信息应明确指出具体负责的部门或个人，以便于沟通协调。以某市交通局与邻市交通局就两地高速公路互通建设事宜交换函件为例，收函单位信息中不仅需包含对方市交通局的名称和联系方式，还应特别注明负责高速公路建设项目的部门或负责人姓名及联系方式，以确保函件能够