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行政单位物资采购管理办法

一、总则

(1)为了规范行政单位物资采购行为，提高采购效率，保障采购质量，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本行政单位实际情况，特制定本办法。本办法适用于本行政单位所有涉及物资采购的活动，包括但不限于办公用品、设备、材料、服务等。

(2)本办法的制定旨在确保采购活动的公开、公平、公正，遵循市场经济规律，实现物有所值。根据《政府采购法》的规定，本行政单位的物资采购总金额达到一定标准时，必须进行公开招标。近年来，我国政府采购规模逐年扩大，2020年政府采购总额达到5.2万亿元，同比增长7.6%，其中公开招标项目占比达到98%以上，充分体现了采购活动的透明度和规范性。

(3)在采购过程中，本行政单位将坚持集中采购与分散采购相结合的原则，充分发挥集中采购的规模优势和分散采购的灵活性。同时，强化采购预算管理，确保采购资金合理使用。例如，某市行政单位在2021年通过集中采购方式，为全市各行政单位采购了价值1000万元的办公设备，节约资金20%，有效降低了行政成本，提高了采购效益。

二、采购原则与组织

(1)采购活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，确保所有参与方均有平等的机会参与竞争。本行政单位将严格按照法律法规和政府采购程序进行采购，避免任何形式的歧视和不正当竞争行为。例如，在公开招标过程中，对所有投标人的资质、报价进行严格审查，确保评选结果的公正性。

(2)成立由单位领导、财务部门、采购部门和相关业务部门组成的采购领导小组，负责采购活动的统筹规划、组织实施和监督管理。采购领导小组将定期召开会议，讨论重大采购决策，确保采购工作符合单位发展规划和资金使用要求。此外，设立专门的采购办公室，负责日常采购事务的处理。

(3)采购活动应遵循经济合理、质量优先的原则，充分考虑物资的性能、质量、价格、售后服务等因素。在采购过程中，注重市场调研，了解市场行情，合理制定采购预算。同时，建立供应商评价体系，对供应商的履约能力、产品质量、售后服务等进行综合评估，确保采购的物资满足使用需求，提高采购效益。例如，某单位在采购一批计算机设备时，通过对多家供应商的综合评价，选择了性价比最高的供应商，为单位节省了大量采购成本。

三、采购程序与方式

(1)采购程序严格按照政府采购法及相关规定执行。首先，由采购部门编制采购计划，经相关部门审核后报领导小组审批。例如，某市行政单位在2022年第一季度，共编制了30份采购计划，涉及金额达5000万元，均通过了领导小组的审批。

(2)采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。公开招标适用于采购金额较大、市场供应充足的物资。如某省在2021年通过公开招标方式采购了价值2亿元的办公用品，吸引了200多家供应商参与。邀请招标适用于有特殊要求或市场供应不足的物资。例如，某单位因特殊项目需求，通过邀请招标方式采购了一批专业设备，确保了项目进度。

(3)采购过程中，严格审查投标文件，包括供应商资质、报价、技术参数等。同时，组织专家评审小组对投标文件进行评审，确保评审结果的客观公正。以某市为例，2020年组织了50余次专家评审会议，涉及采购项目100余项，确保了采购活动的规范性和有效性。此外，采购结果将在单位内部进行公示，接受社会监督。

四、合同管理与验收

(1)合同管理是采购活动的重要环节，本行政单位对采购合同实行统一管理，确保合同内容合法、合规、完整。合同签订前，采购部门需对供应商资质、履约能力进行全面审查，确保合同条款明确、权责清晰。例如，2021年，本行政单位共签订采购合同100份，涉及金额1.5亿元，所有合同均经过严格审查和批准。

在合同履行过程中，采购部门应定期跟踪合同执行情况，对供应商的履约情况进行监督。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，包括要求整改、终止合同或采取法律手段维护本行政单位的合法权益。据统计，2020年本行政单位通过合同管理，成功处理了10起供应商违约事件，保障了采购活动的顺利进行。

(2)验收是合同管理的关键环节，本行政单位建立了完善的物资验收制度。验收工作由采购部门牵头，相关业务部门、财务部门共同参与。验收标准依据国家相关法规和行业标准，确保验收过程的客观公正。例如，2022年，本行政单位对一批价值3000万元的办公设备进行了验收，涉及设备1000余台，验收合格率达到99.5%。

验收过程中，采购部门应组织专业人员对物资的质量、数量、规格等进行严格检查，确保物资符合合同约定。同时，建立验收记录，详细记录验收过程和结果。如发现质量问题，应及时通知供应商进行整改或退货。据统计，2021年本行政单位共处理了5起物资质量问题，有效保障了采购物资的质量。

(3)合同到期后，采购部门应组织相关人员进行合同履行情况