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函的格式范文

一、函件基本信息

(1)函件基本信息应包括发函单位或个人的名称，这是函件的重要标识，通常位于函件首页的顶部，清晰地标示出发函者的身份。此外，函件的编号也是必不可少的，它有助于收函方对函件进行归档和管理。编号应按照一定的规则进行，可以是流水号，也可以是按照年份和类别编排的顺序号。函件的日期同样重要，它表明了函件的形成时间，通常位于函件编号的下方或右侧。在日期的表述上，应遵循公文的规范格式，如“二〇二三年三月二十日”。

(2)接下来是函件的主题，主题应简洁明了地概括函件的主要内容和目的。主题的位置通常位于日期的下方，字体稍大于正文，以便于阅读。在撰写主题时，应避免使用模糊不清的词语，确保收函方能够迅速了解函件的核心内容。此外，函件的标题也应与主题相呼应，共同构成函件的标识系统。标题一般位于主题的下方，字体和字号与主题相同或稍大。

(3)在函件的基本信息中，还应包括收函单位的名称。这有助于明确函件的目的地，确保函件能够准确无误地送达。收函单位的名称应完整无误，包括单位的全称，如果收函单位有特定的简称，也可以同时列出。在列出收函单位名称时，应保证格式的一致性，例如，所有单位的名称都应使用全称，或者都使用简称。此外，收函单位的地址和邮政编码也应一并提供，以便于收函方核对和投递。

二、函件正文内容

(1)函件正文内容应从引言部分开始，引言部分简要介绍发函的背景和目的。这部分内容通常包括对收函单位的称呼，如“尊敬的[收函单位名称]领导”，然后是发函的具体原因，如“关于[具体事项]，我单位经研究决定”，以引起收函方的注意。接下来，简要概述函件的主要内容和期待收函方采取的行动或回应。

(2)正文主体部分是函件的核心，应详细阐述函件的具体内容和要求。这部分内容通常分为几个要点，每个要点应清晰、具体。例如，可以详细说明需要解决的问题、提出的建议或要求的具体措施。在阐述过程中，应注意逻辑性和条理性，确保各要点之间有明确的联系。此外，如需引用相关法律法规或政策文件，应准确引用，并在正文中注明。

(3)正文结尾部分是对收函方的期望和请求。这部分内容通常包括对收函方的感谢，如“感谢[收函单位名称]对我们工作的支持和配合”，然后明确提出希望收函方采取的行动，如“希望[收函单位名称]能够予以重视并尽快回复”，或提出具体的完成时间要求。最后，再次对收函方的配合表示感谢，并以礼貌的语气结束函件。

三、函件结尾及附件

(1)函件结尾部分是函件内容的总结和收尾，它通常包括对收函方的再次感谢和对未来合作的期望。例如，可以写道：“在此，我们再次感谢[收函单位名称]对[具体事项]的支持与配合。过去一年中，[收函单位名称]在[具体项目或活动]方面提供了[具体数据]的支持，这极大地推动了我们的工作进展。根据统计数据显示，自[具体时间]以来，[具体项目或活动]的完成率已达到[具体百分比]，显著优于去年同期水平。展望未来，我们期待与[收函单位名称]在[未来合作领域]展开更深入的合作。”

(2)在函件结尾部分，还应附上附件清单，列出所有随函一同发送的文件和资料。例如：“随本函附上以下附件：[附件1]《关于[具体事项]的详细报告》，[附件2]《[具体项目或活动]相关数据统计》，[附件3]《合作备忘录草稿》等。这些附件详细记录了双方合作的成果和细节，以便[收函单位名称]进一步了解并参考。请注意，附件中的[具体数据或内容]均为真实有效，如需进一步沟通或讨论，请随时与我们联系。”

(3)最后，函件结尾部分应包括发函单位的联系方式，以便收函方在需要时能够及时取得联系。例如：“如有任何疑问或需要进一步沟通，请通过以下方式与我们联系：电话[具体电话号码]，邮箱[具体电子邮箱地址]，联系人[具体联系人姓名]。我们承诺在收到您的回复后，将尽快安排专人负责跟进事宜。感谢[收函单位名称]对本函件的关注，期待我们的合作能够取得更加丰硕的成果，共同推动[具体领域或行业]的发展。”