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2025年工会档案管理制度(三)

一、档案管理职责与权限

(1)工会档案管理职责明确，旨在确保档案的完整性和安全性。根据《2025年工会档案管理制度》规定，各级工会组织应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。档案管理部门负责人应具备一定的专业知识和丰富的管理经验，负责组织制定和实施档案管理制度，监督各项档案管理工作的落实。以某市工会为例，其档案管理部门共有10名专职档案员，负责全市工会系统的档案管理工作，确保档案资料的安全与高效利用。

(2)在档案管理权限方面，工会档案实行分级管理，明确各级工会组织的档案管理职责。市、县（区）工会组织应负责本地区工会档案的收集、整理、保管和利用，并向上级工会组织报送档案资料。基层工会组织则负责本单位的档案收集和初步整理，并按照规定向上级工会报送。例如，某省工会档案管理部门规定，各级工会组织应于每年第一季度报送上一年度的档案目录和汇总表，确保档案数据的及时更新和完整。

(3)为保障工会档案管理的规范化，制度中规定了档案管理的具体流程。包括档案的收集、鉴定、整理、归档、保管、查询、销毁等环节。在档案收集方面，要求各级工会组织按照档案收集范围和标准，及时、全面地收集工会工作相关的各类文件、资料。如某县工会规定，每年至少收集整理工会活动记录、财务报表、会议纪要等10大类档案资料。在档案鉴定方面，要求对档案资料进行分类、整理，对不再具有保存价值的档案进行销毁，确保档案的准确性和实用性。

二、档案收集与整理

(1)档案收集是工会档案管理工作的基础，旨在确保工会各类档案资料的全面性和准确性。根据《2025年工会档案管理制度》，工会档案收集应遵循“全面、及时、准确”的原则。具体包括工会工作文件、会议记录、财务报表、会员信息、活动照片等。例如，某市工会制定了详细的档案收集清单，涵盖了工会日常工作的各个方面，确保了档案资料的完整性。

(2)档案整理是工会档案管理的重要环节，其目的是使档案资料有序、系统、便于查阅。整理工作应按照档案的类别、时间、内容等进行分类，确保档案的系统性。整理过程中，应采用科学的方法，如归档、编号、编制目录等。以某省工会为例，其档案整理工作严格执行国家档案局标准，采用计算机管理系统，实现了档案的数字化整理。

(3)档案整理完成后，应进行质量检查，确保档案的准确性、完整性和系统性。质量检查包括档案的收集、整理、归档、保管等环节。检查过程中，应对档案的纸质、电子版进行比对，确保档案的一致性。同时，对档案的保管条件、安全措施进行检查，确保档案的长期保存。例如，某市工会对档案整理工作的质量检查实行月度、季度、年度三级检查制度，确保档案整理工作的高效、规范。

三、档案保管与利用

(1)工会档案保管工作至关重要，需确保档案的安全和完整。根据《2025年工会档案管理制度》，档案保管应遵循“安全第一、预防为主”的原则。保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，档案柜应定期检查和维护。例如，某市工会档案室安装了自动报警系统和温湿度控制系统，有效预防了档案损坏。

(2)档案利用是工会档案管理的最终目的，旨在为工会工作提供有力支持。工会档案利用应遵循“合法、合理、及时”的原则。利用者需填写档案查阅申请，经批准后方可查阅。档案利用过程中，应做好登记工作，包括查阅人信息、查阅内容、查阅时间等。如某县工会规定，档案查阅申请需在24小时内得到审批。

(3)为提高档案利用率，工会应积极推广档案信息化建设。通过建立电子档案系统，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。档案信息化建设应遵循国家相关标准和规范，确保档案数据的准确性和安全性。例如，某省工会档案信息化建设项目已全面实施，实现了档案的在线查阅、归档和备份。

四、档案信息化建设与管理

(1)档案信息化建设是工会档案管理工作的重要组成部分，旨在提高档案管理的效率和便捷性。根据《2025年工会档案管理制度》，工会档案信息化建设应遵循国家相关政策和标准，结合实际工作需求，逐步推进。信息化建设包括档案数字化、档案数据库建设、档案管理系统开发等环节。以某市工会为例，其档案信息化建设已实现档案的电子化存储，提高了档案的检索和利用效率。

(2)在档案数据库建设方面，工会应建立完善的档案数据库，涵盖工会工作的各个方面。数据库应具备良好的数据结构和安全性，确保档案数据的准确性和完整性。数据库内容应包括档案的基本信息、档案内容摘要、档案关联信息等。例如，某省工会档案数据库已收录超过100万条档案信息，为工会工作提供了强大的数据支持。

(3)档案管理系统是工会档案信息化建设的关键，应具备档案的收集、整理、归档、查询、统计等功能。系统开发应充分考虑用户体验，界面友好，操作简便。同时，系统应具备良好的扩展性和兼容性，能够适应未来工作需