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全宗卷整理规范

一、全宗卷整理概述

(1)全宗卷整理是档案管理工作中的一项重要内容，它涉及到对档案资料的收集、整理、归档等一系列环节。全宗卷整理的目的是为了确保档案资料的完整、准确、系统和便于利用，为档案工作者提供便捷的检索和利用条件。在全宗卷整理过程中，必须遵循一定的规范和原则，以确保档案资料的质量和安全性。

(2)全宗卷整理概述首先应明确全宗卷的概念，全宗卷是指在一定历史时期内，一个机关、团体或个人形成的、具有密切联系和内在联系的档案资料的总称。全宗卷整理的核心是对这些档案资料进行系统分类、编目、归档和保管。整理过程中，需充分考虑档案的来源、形成时间、内容性质和保管要求等因素，确保档案资料的真实性、完整性和连续性。

(3)全宗卷整理概述还应对整理工作的基本步骤进行简要介绍。包括：档案的收集与鉴定、档案的整理与编目、档案的归档与保管、档案的检索与利用等环节。每个环节都有其特定的要求和操作规范，如收集鉴定阶段要确保档案的来源可靠、内容真实；整理编目阶段要按照档案分类法进行分类、编目，确保档案的系统性；归档保管阶段要遵循档案保管规范，确保档案的安全；检索利用阶段要提供便捷的检索工具和利用服务，满足档案利用者的需求。

二、全宗卷整理原则与要求

(1)全宗卷整理原则与要求是确保档案资料质量的基础，其核心在于维护档案的真实性、完整性和连续性。首先，必须坚持真实性原则，即整理过程中必须尊重档案的原始面貌，不得擅自篡改、伪造档案内容。其次，完整性原则要求整理档案时，应全面收集档案资料，确保档案的完整性，防止档案的缺失或遗漏。再次，连续性原则强调档案的整理应保持档案之间的内在联系，使档案资料形成一个有机整体。

(2)在全宗卷整理过程中，还需遵循一定的要求。首先，整理工作应遵循档案分类法，按照档案的来源、形成时间、内容性质和保管要求等进行分类，确保档案的系统性。其次，档案的编目工作应详细、准确，包括档案的题名、作者、形成时间、档案编号等信息，便于档案的检索和利用。此外，档案的保管应严格按照档案保管规范进行，包括档案的存放、防护、修复等工作，确保档案的安全和长久保存。

(3)全宗卷整理原则与要求还包括对整理人员的素质要求。整理人员应具备较高的政治素质和职业道德，严格遵守国家档案法规和政策，确保档案整理工作的合法性和规范性。同时，整理人员还应具备扎实的档案学理论基础和丰富的实践经验，能够熟练掌握档案整理技术，提高档案整理工作的效率和质量。此外，整理人员还需具备良好的沟通协调能力，与相关部门和人员保持密切合作，共同推动档案整理工作的顺利进行。

三、全宗卷整理流程与方法

(1)全宗卷整理流程通常包括前期准备、档案收集、整理分类、编目归档、验收归档和后续维护等阶段。以某机关为例，其全宗卷整理流程首先进行前期准备，包括制定整理方案、组建整理团队、明确整理标准和要求。在档案收集阶段，该机关共收集各类档案资料20万份，其中电子档案占10万份，纸质档案占10万份。

(2)整理分类阶段，按照档案分类法将收集到的档案资料分为11个大类，下设38个小类。在编目归档过程中，采用计算机辅助编目系统，对每份档案进行详细编目，包括档案编号、题名、责任者、形成时间、页数、载体形态等字段。以某项目档案为例，其编目工作耗时2个月，完成编目任务后，共生成编目数据10万条。

(3)验收归档阶段，邀请相关专家对整理好的档案进行质量检查，确保档案整理质量达到标准。验收过程中，共发现并纠正了100余处错误，包括档案编号错误、编目信息错误等。验收合格后，将档案资料归档至档案库房，实行集中保管。后续维护阶段，定期对档案进行巡查、修复和消毒，确保档案资料的安全和完整。以某档案库房为例，其巡查频率为每月一次，巡查内容包括档案存放环境、档案状态、库房设施等。

四、全宗卷整理质量标准与检查

(1)全宗卷整理质量标准是衡量档案整理工作成效的重要依据。根据国家档案局相关规定，全宗卷整理质量标准主要包括档案的完整性、准确性、系统性和安全性。以某市档案馆为例，其整理的5000份档案资料在完整性检查中，发现缺失档案资料5份，占检查总数的0.1%。准确性检查中，发现错误档案资料20份，占检查总数的0.4%。系统性和安全性检查合格率均达到99.5%。

(2)全宗卷整理质量检查主要包括档案的收集、整理、编目、归档和保管等环节。以某企业为例，其档案整理质量检查过程分为四个步骤：首先，对收集到的档案进行完整性检查，确保档案资料的完整性；其次，对整理后的档案进行准确性检查，包括档案信息准确性、档案内容准确性等；第三步，对编目数据进行系统性和完整性检查；最后，对档案保管条件进行安全性检查。在整个检查过程中，共发现并整改问题档案资料30份。

(3)全宗卷整理质量标准与检查还包括对整理人员的专业素质