催款函格式范文精选汇编.docxVIP

PAGE

1-

催款函格式范文精选汇编

一、催款函的基本格式

在撰写催款函时，其基本格式是确保沟通效果的关键。首先，催款函应当包含完整的抬头信息，包括公司名称、地址、电话和邮箱等，以便接收方能够准确识别和回应。通常情况下，抬头信息应位于信函的上方中央位置，字体比正文要大，确保醒目且专业。例如，一家大型企业可能会在其催款函的抬头部分使用10号或12号字体，并在下方列出详细的联系信息。

其次，正文部分的格式同样重要。催款函的正文应当分为几个明确的段落，每个段落应当围绕一个主题展开，以便阅读者能够快速抓住关键信息。通常，正文的第一段会简要介绍发送催款函的目的，包括提及账款的具体金额和欠款时间。例如，可以写：“尊敬的客户，感谢您一直以来对本公司的支持。目前，您于2021年12月1日产生的账款，金额为人民币10万元，至今尚未收到，特此提醒。”

在主体内容部分，催款函应当详细列出账款的具体情况，包括发票号码、合同编号、交易日期等，以确保准确性。同时，应当明确指出账款的逾期天数和相应的逾期利息计算方式。例如：“根据我们的账务记录，您的账款已逾期30天。根据双方签订的合同条款，逾期部分需按每日万分之五计收利息，直至款项全额收回为止。”

最后，催款函的结尾部分应当包含具体的还款方式和期限。建议提供多种还款渠道，如银行转账、现金支付、网上支付等，并明确指出还款的最后期限。例如：“请您在收到本函后的7个工作日内完成还款。您可以选择以下任一方式还款：银行转账至我司账户（账号：123456789，开户行：XX银行），或亲临我司财务部办理现金支付，或通过我司官方网站进行网上支付。逾期未还款将可能影响您的信用记录，敬请予以重视。”

此外，为了提高催款函的正式性和权威性，建议在信函的末尾签署负责人的姓名和职务，并加盖公司公章。在实际操作中，催款函的发送可以通过电子邮件、快递或直接寄送的方式进行，以确保尽快送达接收方手中。根据统计数据，采用电子邮件发送的催款函平均回复时间比传统邮寄方式快约30%，因此在现代通信环境下，电子邮件成为了一种高效便捷的催款手段。

二、催款函的开头部分

(1)催款函的开头部分是整个信函的“门面”，它直接影响到接收方的第一印象。因此，这一部分应当简洁明了，同时体现出正式和专业的态度。通常，开头部分会以称呼开始，如“尊敬的客户”、“敬爱的合作伙伴”等，这样的称呼能够体现出对对方的尊重。例如：“尊敬的客户，您好！在此，我们衷心感谢您一直以来对我们公司的支持与合作。”

(2)在称呼之后，紧接着是简要的问候和引言。这一部分可以简要回顾双方的合作关系，以及本次催款函的背景。例如：“回顾过去的一年，我们共同克服了诸多挑战，实现了良好的业务成果。遗憾的是，近期我们注意到，您于2021年12月1日产生的账款至今尚未收到，对此我们深感遗憾。为确保双方财务关系的稳定，特此向您发出此函，提醒您尽快处理相关款项。”

(3)开头部分还应明确指出催款函的目的和重要性。这一部分可以通过提出具体的账款信息，如金额、逾期天数等，来强调催款的紧迫性。例如：“根据我们的账务记录，您于2021年12月1日产生的账款，金额为人民币10万元，至今已逾期30天。为了维护双方的合法权益，我们希望您能在收到本函后的7个工作日内完成还款。逾期未还款将可能影响您的信用记录，请您予以高度重视并尽快处理。”

三、催款函的主体内容

(1)催款函的主体内容应当详细列出账款的详细信息，包括但不限于发票号码、合同编号、交易日期、应收账款金额、逾期天数以及逾期利息的计算。例如：“根据我们的财务系统记录，您的订单对应发票号I交易日期为2023年1月15日，应收账款金额为人民币5万元。截至2023年3月15日，该款项已逾期60天，按照合同约定的逾期利率1.5%，逾期利息累计已达人民币7500元。”

(2)在主体内容中，还应当强调账款的逾期对双方业务合作的影响。例如：“账款的及时回收对于维持我们的财务健康至关重要。逾期账款不仅影响我们的现金流，也可能导致我们无法按时履行对其他合作伙伴的付款义务。此外，根据我们的内部统计，逾期账款的处理时间平均延长了30%，这对我们的工作效率和客户满意度都产生了不利影响。”

(3)催款函的主体内容还应提出具体的解决方案和建议措施。例如：“为了解决这一问题，我们建议您采取以下措施：1）立即支付逾期款项人民币5万元及逾期利息人民币7500元；2）如有任何财务困难，请及时与我们沟通，以便我们探讨可能的解决方案；3）为了便于后续的财务管理，请确保未来所有款项的支付均在发票开具后的15个工作日内完成。我们期待您的积极回应，并愿意与您共同维护双方的良好合作关系。”

四、催款函的结尾部分

(1)催款函的结尾部分是巩固信函正式性和提出后续行