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档案资料归档管理制度(精选20)

一、总则

一、总则

档案资料归档管理制度是企事业单位、机关团体以及社会组织在档案管理工作中遵循的基本规范，旨在确保档案资料的完整、准确、系统和安全。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国档案工作实际，制定本制度。

(1)本制度适用于我国境内所有企事业单位、机关团体以及社会组织在档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等各个环节。归档工作应遵循真实性、完整性、准确性和系统性的原则，确保档案资料能够真实反映本单位的历史发展、工作成果和活动过程。

(2)档案资料归档工作应当建立健全档案管理制度，明确归档范围、归档程序、档案整理规范、档案保管要求等。归档工作应与业务工作同步进行，确保档案资料与业务工作的同步发展。同时，应当加强档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。

(3)各单位应当设立档案管理部门或指定专人负责档案资料的归档工作。档案管理部门应配备必要的档案设施设备，如档案柜、档案架、扫描仪、复印机等，并定期对档案设施设备进行检查和维护。此外，档案管理部门还应加强对档案工作人员的培训，提高其业务素质和档案管理水平。

随着我国档案事业的发展，档案资料归档工作的重要性日益凸显。近年来，我国档案资料归档工作取得了显著成效。据统计，全国各级档案馆馆藏档案数量已超过10亿卷（件），其中电子档案超过5亿件。以某大型国有企业为例，该企业自成立以来，累计归档各类档案资料超过200万卷（件），其中电子档案超过50万件。这些档案资料为企业的决策提供了重要依据，同时也为历史研究和社会发展提供了宝贵资源。

二、归档范围和分类

二、归档范围和分类

(1)归档范围包括但不限于以下内容：企事业单位的规章制度、文件、报表、图表、声像、电子文件、实物等。具体而言，涉及组织机构、人事管理、财务管理、项目管理、科技研究、生产经营、对外交流、党群工作等多个方面。

以某市级政府为例，其归档范围涵盖了市政府的正式文件、各部门上报的请示报告、会议记录、决议、批示、规划计划、总结报告、年鉴、大事记、统计报表等，共计数十万份。

(2)归档分类应遵循以下原则：按时间顺序、按内容性质、按管理要求进行分类。具体分类如下：

-按时间顺序分类：将档案资料分为年度档案、季度档案、月度档案等。

-按内容性质分类：将档案资料分为行政管理档案、业务技术档案、党群工作档案、声像档案、实物档案等。

-按管理要求分类：将档案资料分为永久档案、长期档案、短期档案。

例如，某企事业单位将其档案资料分为永久档案、长期档案和短期档案。其中，永久档案包括企业的历史沿革、重要决策、重大事件、重要人物等；长期档案包括企业的发展规划、年度报告、财务报表等；短期档案包括日常办公文件、会议记录、项目资料等。

(3)在归档过程中，应严格按照分类标准进行分类整理，确保档案资料的条理清晰、易于检索。例如，某高校图书馆对馆藏档案资料进行了如下分类：

-行政管理档案：包括学校章程、规章制度、人事档案、财务档案、资产管理档案等。

-教育教学档案：包括教学计划、课程设置、教师授课计划、学生学籍档案、考试试卷等。

-科研档案：包括科研项目、学术论文、专利成果、实验室档案等。

通过科学合理的归档分类，不仅提高了档案资料的利用效率，也为档案管理人员提供了便捷的检索途径。

三、归档程序

三、归档程序

(1)档案资料收集阶段，各单位应建立档案资料收集制度，明确收集范围、内容、时限和要求。收集工作应全面覆盖业务活动、管理活动、科研活动等各个领域，确保档案资料的完整性。例如，某科研机构在项目执行过程中，收集了项目申请书、项目进展报告、实验数据、研究成果等档案资料。

(2)档案资料整理阶段，应根据档案资料的性质、内容和价值进行分类、编目、立卷。整理过程中，应遵循统一的标准和规范，确保档案资料的规范化。例如，某企业对年度财务报表、会议记录、合同文件等档案资料进行整理时，按照时间顺序、文件类型和重要程度进行分类，并编制详细的档案目录。

(3)档案资料归档阶段，应严格按照归档程序进行操作。具体步骤如下：

-归档单位按照归档范围和分类标准，将整理好的档案资料提交给档案管理部门。

-档案管理部门对提交的档案资料进行审核，确保其符合归档要求。

-档案管理部门对审核通过的档案资料进行登记、编号、分类，并建立档案目录。

-将归档的档案资料按照分类标准存放在指定的档案柜或档案库中，确保档案的安全和完整。

-定期对归档的档案资料进行清点、检查和维护，及时发现和解决档案管理中存在的问题。

例如，某政府机关在归档过程中，对年度工作报告、政策文件、会议记录等档案资料进行归档，确保了政府机关工作决策和行政活动的真实性和完整性。通过规范化的归档程序，提高了档案资料的管理水平，为机关决策和公众服务提供了有力