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[精品]2025年五文书管理规则

第一章管理规则概述

第一章管理规则概述

(1)本规则旨在规范2025年五文书的管理工作，确保文书资料的安全、完整和有效利用。通过制定统一的管理制度，提高文书管理的科学性和规范性，为组织提供有力的文书支持。

(2)文书管理规则适用于组织内部所有文书的收集、整理、归档、保管和使用。规则明确了文书管理的组织机构、职责分工、工作流程和监督检查等方面内容，以确保文书管理工作的有序进行。

(3)本规则强调文书管理的核心原则，包括合法性、真实性、及时性、完整性和安全性。合法性要求文书内容符合国家法律法规和政策要求；真实性要求文书内容真实、准确、完整；及时性要求文书处理工作迅速、高效；完整性要求文书归档全面、系统；安全性要求确保文书资料不遗失、不损坏。

第二章文书分类与编码规范

第二章文书分类与编码规范

(1)文书分类是文书管理的基础工作，按照组织内部文件管理要求，将文书分为行政类、业务类、财务类、人事类和法律法规类等五大类别。行政类文书包括通知、报告、请示等，业务类文书涉及市场、研发、生产等部门业务文件，财务类文书包括会计凭证、财务报表等，人事类文书涵盖员工招聘、培训、考核等文件，法律法规类文书则包括组织内部制定的规章制度和外部法律法规。

以某企业为例，2025年度行政类文书约占总文书量的20%，业务类文书占40%，财务类文书占15%，人事类文书占15%，法律法规类文书占10%。企业根据这些数据，合理配置资源，优化文书管理。

(2)文书编码采用国家标准《文书编码规范》（GB/T9706-2012），结合组织内部实际情况，采用字母和数字相结合的混合编码方式。具体编码规则如下：

-行政类文书：以“XZ”开头，后跟四位数字，其中第一位数字代表年份，后三位数字代表流水号。

-业务类文书：以“YW”开头，后跟四位数字，其中第一位数字代表年份，后三位数字代表流水号。

-财务类文书：以“CW”开头，后跟四位数字，其中第一位数字代表年份，后三位数字代表流水号。

-人事类文书：以“RS”开头，后跟四位数字，其中第一位数字代表年份，后三位数字代表流水号。

-法律法规类文书：以“FZ”开头，后跟四位数字，其中第一位数字代表年份，后三位数字代表流水号。

例如，2025年某企业行政类文书的编码为“X，业务类文书的编码为“Y。

(3)在文书分类与编码过程中，应遵循以下原则：

-系统性：文书分类应涵盖组织内部所有文书类型，确保分类全面、系统。

-实用性：分类标准应便于文书的管理和使用，提高工作效率。

-稳定性：分类标准应保持相对稳定，避免频繁变动导致管理混乱。

-可扩展性：分类标准应具有一定的可扩展性，适应组织发展需求。

以某企业为例，在实施文书分类与编码规范后，文书检索时间缩短了50%，文书管理效率提高了30%，有效提升了组织内部文书管理水平。

第三章文书收发与归档流程

第三章文书收发与归档流程

(1)文书收发流程包括文书接收、登记、分拣、传递和归档五个环节。文书接收时，由收发部门指定专人负责，对收到的文书进行初步检查，确认文书的完整性、准确性和规范性。登记环节要求详细记录文书的来源、日期、数量、类别和内容等信息，确保文书的可追溯性。分拣环节根据文书类别和接收部门进行分类，确保文书准确送达。传递过程中，应确保文书的保密性和时效性，及时送达相关部门。归档环节则是在文书使用完毕后，由归档部门进行整理、编目和存档。

(2)文书归档流程分为准备、整理、编目、装订和归档五个步骤。准备阶段对已使用过的文书进行清理，剔除废弃文件，确保归档文书的质量。整理阶段对文书进行分类、排列和装订，确保文书的整洁和完整。编目阶段对归档文书进行编号、分类和记录，方便查阅和管理。装订环节使用标准装订工具，确保文书的长期保存。归档阶段将装订好的文书按照规定的顺序和目录存放于档案库房，确保档案的安全。

(3)文书归档后的管理包括日常维护、借阅和销毁三个环节。日常维护要求定期检查档案库房的安全设施，确保档案不受潮、不虫蛀、不损坏。借阅环节需经过档案管理部门的批准，填写借阅单，注明借阅目的、时间及归还期限。借阅人员应妥善保管文书，按时归还。销毁环节需严格按照国家档案法的规定执行，对已超过保存期限的文书进行鉴定、审批后销毁，确保档案的清洁和库房的有序。

第四章文书保管与使用规定

第四章文书保管与使用规定

(1)文书保管应遵循安全、保密、完整和规范的原则。所有文书应存放在符合国家档案标准的档案库房中，库房内应配备防火、防盗、防潮、防虫蛀等安全设施。重要文书需采取加密、封存等措施，确保信息安全。定期对库房进行检查和维护，防止文书损坏或丢失。

(2)文书使用应严格按照授权和审批程序进行。内部人员需凭有效证