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办公室文档资料管理制度

TOC\o1-2\h\u28633第一章总则 1

44841.1目的与适用范围 1

57881.2管理原则 1

13825第二章文档资料的分类与编号 2

176602.1分类标准 2

94682.2编号规则 2

8408第三章文档资料的收集与归档 2

208933.1收集流程 2

108693.2归档要求 3

5607第四章文档资料的存储与保管 3

28964.1存储设施 3

304074.2保管措施 3

14465第五章文档资料的查阅与借阅 3

290285.1查阅规定 3

279605.2借阅程序 4

25649第六章文档资料的销毁与清理 4

261386.1销毁条件 4

310566.2清理流程 4

19592第七章文档资料的保密管理 4

259257.1保密要求 4

309947.2泄密处理 5

9229第八章附则 5

119488.1解释权 5

286848.2生效日期 5

第一章总则

1.1目的与适用范围

为了加强办公室文档资料的管理，提高工作效率和质量，保证文档资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。本制度适用于办公室内各类文档资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等管理工作。

1.2管理原则

文档资料管理应遵循以下原则：

（1）规范化原则：按照规定的流程和标准进行文档资料的管理，保证管理工作的有序进行。

（2）安全性原则：采取必要的安全措施，保护文档资料不被泄露、丢失或损坏。

（3）便利性原则：便于文档资料的查阅和使用，提高工作效率。

（4）时效性原则：及时对文档资料进行处理，保证信息的及时性和有效性。

第二章文档资料的分类与编号

2.1分类标准

文档资料按照内容和性质进行分类，主要包括以下几类：

（1）行政管理类：包括办公室的规章制度、工作计划、总结、通知等文件。

（2）业务管理类：涉及各项业务工作的流程、方案、报告、合同等资料。

（3）人事管理类：涵盖员工的个人信息、考勤记录、培训资料、绩效考核等文件。

（4）财务管理类：包含财务报表、预算方案、报销凭证等财务相关资料。

（5）其他类：不属于以上四类的文档资料，如会议纪要、宣传资料等。

2.2编号规则

文档资料的编号采用分类编码与流水号相结合的方式。具体规则如下：

（1）分类编码：根据文档资料的分类，分别用不同的字母表示，如行政管理类用“A”表示，业务管理类用“B”表示，人事管理类用“C”表示，财务管理类用“D”表示，其他类用“E”表示。

（2）流水号：按照文档资料的时间顺序，从“001”开始依次编号。

例如，一份行政管理类的文档资料，时间为2023年5月10日，其编号为“A20230510001”。

第三章文档资料的收集与归档

3.1收集流程

（1）各部门指定专人负责本部门文档资料的收集工作，定期将本部门产生的文档资料进行整理，并填写《文档资料收集清单》。

（2）收集人员将整理好的文档资料提交给部门负责人进行审核，审核通过后，移交至办公室文档管理员。

（3）文档管理员对接收的文档资料进行核对，保证资料的完整性和准确性。如发觉问题，及时与相关部门沟通解决。

3.2归档要求

（1）文档管理员按照文档资料的分类标准和编号规则，对接收的文档资料进行分类和编号，并填写《文档资料归档登记表》。

（2）归档的文档资料应齐全、完整，内容真实、准确，字迹清晰，装订整齐。

（3）文档管理员将归档的文档资料按照分类存放于指定的档案柜中，并建立相应的索引，便于查找和使用。

第四章文档资料的存储与保管

4.1存储设施

（1）办公室应配备专门的档案柜，用于存放文档资料。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。

（2）对于重要的文档资料，应采用电子存储设备进行备份，并定期对备份数据进行检查和更新，保证数据的安全性和完整性。

（3）存储文档资料的房间应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管的要求。

4.2保管措施

（1）文档管理员应定期对档案柜进行检查，保证档案柜的安全和正常使用。如发觉档案柜有损坏或异常情况，应及时进行维修和处理。

（2）严格限制非相关人员进入文档资料存储区域，如需进入，必须经过相关负责人的批准，并进行登记。

（3）对文档资料的保管实行责任制，文档管理员对所保管的文档资料负责，如因保管不善导致文档资料丢失或损坏，应承担相应的责任。

第五章文档资料的查阅与借阅

5.1查阅规定

（1）查阅文档资料需填写《文档资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，并经部门负责人批准后，方可查阅。

（2）