集团公司零星采购管理制度 .docx

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集团公司零星采购管理制度

第1条目的

为了规范非批量性物资、客退维修所需物资和研发材料等的采购工作，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于非批量性物资零星采购管理工作，用以规范从零星采购申请直至物资使用完毕的系统处理和记录全过程。

第3条管理职责

1.采购部负责零星采购的申请审批和合同签订、并负责订单下达、物资的跟催、物资送检手续的办理等。

2.物资需求部门负责提交申请和在系统中录入，并负责物资的质量验收工作。

第4条术语定义

本制度所称零星采购是指因非批量性生产、经营所需物资需求而产生的采购。

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第2章零星采购审批和计划第5条接收申请

1.采购人员应及时接收物资需求部门提交的“零星采购申请单”。

2.接收订单后，应核对物资最小包装和最小订购量，并将准确的信息反馈给物资需求部门。如果需求信息需要进行调整，物资需求部门应修改并重新提交“零星采购申请单”。

第6条选择零星采购方式

零星采购可以采用直接委托或邀请比价的方式开展，两种采购方式的适用情况和操作规范如下所示。

零星采购方式比较表

采购方式

适用情况

操作规范

1、因政府垄断、技术垄断或市场垄断，只能从唯一供应商处采购的

2、为保证原有采购项目一致性或者由于服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的

1、在零星采购合同办理之前，采购需求部门必须通过邮件说明原因，并报采购部、采购分管领导、财务

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直接委托

3、距上次采购时间不足半年，且价格波动不大，前期合作供应商同意参考原合同价继续执行的

4、采购项目较特殊，某供应商具有显著技术或服务优势的

5、物资需求较为重要紧急的

6、在设计研究相关阶段，技术研发等部门用料制样的

部审批

2、审批邮件必须作为零星采购合同审批的

附件

邀请比价

采购产品技术成熟，具有良好的可比性，满足采购要求的供应商资源充足，通过充分竞争可获取到理想价格的

必须由三家及以上供应商参与，并盖章密封报价。报价需两人以上同时开封并签字确认

第3章零星采购实施第7条采购供应商选择

1.如果物资需求部门有推荐的供应商或采购物资较为专业时，可以由物资需求部门选择拟邀比价或直接委托报价供应商，并组织报价工作或直接委托采购部开展谈判工作。

2.零星采购入围供应商应为公司合格供应商名录中单位。新单位必须由采购部组织两个部门或人员参与考察。

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3.不同零星采购方式选择供应商的原则如下表所示。

采购供应商选择原则

采购方式

选择原则

直接委托

报价合理或经约谈在可接受范围内

邀请比价

1、应以合理低价选择合作供应商

2、有技术、质量、方案或服务优势且价格不高于合理低价5%的优先选择合作单位

3、除特殊项目外，均应以合理低价确定合作单位

第8条零星采购谈判

1.谈判需由物资需求部门、采购部派出两人以上共同参与，并会签《谈判记录》。《谈判记录》必须作为零星采购合同审批的附件。

2.谈判完毕后，由采购部负责根据谈判结果编制《零星采购合同》,并报采购计划主管审批。

第9条生成订单

采购人员根据《零星采购合同》制作“零星采购仃单”,如果系统中不存在该种物资的编号，可以使用通用编号，同时修改物

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资的属性等。

第10条订单审批

“零星采购订单”制作完毕后，应提交采购计划主管进行审批。

第11条订单录入

零星采购订单审批通过后，采购专员需及时将订单录入系统中。订单录入过程中应当注意必须在系统中录入含税价格。

第12条采购跟踪

1.采购专员将审批通过的“零星采购订单”发送至供应商处，确认交期并负责跟踪物资的到货情况。

2.将物资交货信息录入系统时，应注意交货日期为物资实际到货日期。

3.物资到货后，仓库收料员负责点收数量并办理送检手续。物资质检合格入库后，仓管员负责通知物资需求部门领用物资。

第13条零星采购物资的保存

1.零星采购物资入库后应尽快使用，暂时不用的零星物资应妥善保管。

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2.常用、易耗、便于保管和适合批量采购的物资可适量库存，但要避免库存过量积压，在确保供应的前提下做到周转快、消耗低、费用省。

第4章附则

第14条本办法由采购部制定，经采购总监审批后通过。

第15条本办法自公布之日起生效。