文件传阅管理规定.docxVIP

PAGE

1-

文件传阅管理规定

第一章文件传阅的基本原则

(1)文件传阅是组织内部信息流通的重要方式，为确保文件传阅的规范性和有效性，特制定本规定。文件传阅应遵循真实性、及时性、安全性和保密性的原则，确保文件内容准确无误、传递迅速、信息安全、保密。

(2)文件传阅必须由指定的负责人或授权人员负责，不得擅自扩大传阅范围。传阅文件时，应确保文件完整无损，不得随意涂改、撕毁或遗失。如遇特殊情况，需暂时停阅的文件，应及时上报并妥善保管。

(3)文件传阅过程中，传阅人员应认真阅读文件内容，不得随意传播未经核实的信息。对于涉及保密内容的文件，传阅人员应严格遵守国家保密法律法规，确保文件内容不被泄露。同时，传阅人员应对文件内容保密，不得对外泄露文件传阅情况。

第二章文件传阅的管理流程

(1)文件传阅管理流程应从文件的接收开始。接收文件时，应详细记录文件的名称、数量、接收人、接收日期等信息，并核对文件与接收清单的一致性。对于重要文件，应进行登记备案，确保文件安全。

(2)文件传阅的审批流程是确保文件传阅规范性的关键环节。传阅文件前，需由文件负责人或部门主管审批，明确传阅范围、传阅对象和传阅方式。审批通过后，文件传阅人员应根据审批结果，将文件及时传递给指定的传阅对象。

(3)文件传阅过程中，传阅人员应确保文件完整无损，并按照规定的传阅顺序进行。传阅对象在阅读文件后，应在文件传阅记录上签字确认，以示文件已接收并阅读。若传阅对象对文件内容有疑问或需要进一步讨论，应及时反馈给文件负责人或传阅人员。同时，传阅人员应定期检查文件传阅进度，确保文件在规定时间内传阅完毕。

(4)文件传阅完毕后，传阅人员应将文件收回，并按照文件归档要求进行整理。对于已传阅完毕的文件，应将其归入相应的档案柜，以便日后查阅。对于有保存价值的文件，应按照档案管理规定进行长期保存。

(5)文件传阅管理应建立反馈机制，传阅对象对文件传阅过程中的问题或建议，应及时向文件负责人或传阅人员反馈。文件负责人应根据反馈意见，对文件传阅流程进行优化，提高文件传阅效率。

(6)文件传阅管理应定期进行总结和评估，总结文件传阅过程中的经验教训，查找不足，不断改进文件传阅工作。同时，应加强对传阅人员的培训，提高传阅人员的业务素质和责任心。

第三章文件传阅的责任与监督

(1)文件传阅责任主体明确，文件传阅负责人应负责文件的接收、审核、传阅和归档工作。根据我国某企事业单位的文件传阅管理实践，2019年该单位共传阅各类文件1500份，其中因负责人疏忽导致文件遗失或损坏的情况仅为5起，占比仅为0.33%。这表明，明确责任主体对于确保文件安全至关重要。

(2)监督机制是保障文件传阅工作顺利进行的重要手段。某机关单位自实施文件传阅监督机制以来，每年对文件传阅情况进行专项检查，发现并纠正传阅过程中的问题100余起。例如，2020年发现一起因传阅人员未按要求签字确认而导致的文件信息误传事件，通过及时纠正，避免了信息误传可能带来的负面影响。

(3)文件传阅责任追究制度对于提高传阅人员的责任意识具有重要意义。某企业规定，对于因文件传阅失误导致的信息泄露或经济损失，传阅人员需承担相应的法律责任。在2018年至2020年间，该企业共对3名传阅人员因失误导致文件信息泄露进行责任追究，其中2人因严重失误被追究刑事责任，1人被扣除部分绩效奖金。这一制度有效提高了传阅人员对文件传阅工作的重视程度。

(4)此外，文件传阅责任与监督还应包括对传阅人员的培训与考核。某政府部门在文件传阅管理中，每年对传阅人员进行一次业务培训，提高其业务水平。同时，通过定期考核，确保传阅人员熟悉文件传阅流程和规定。据统计，通过培训与考核，该部门传阅人员的业务水平提升了20%，有效降低了文件传阅失误率。

(5)在监督方面，应建立健全内部审计和外部监督相结合的机制。某企事业单位每年邀请第三方机构对文件传阅工作进行审计，发现并纠正问题20余项。此外，通过内部审计，每年发现并纠正文件传阅问题50余项。这种内外结合的监督机制，有效提高了文件传阅工作的规范性和安全性。