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收文管理制度(最新)

第一章总则

第一章总则

(1)为规范收文管理工作，提高工作效率，确保公文处理的及时性和准确性，特制定本制度。本制度适用于本机关所有收文处理工作，包括公文、函件、电子邮件等各类文件。

(2)收文管理应当遵循以下原则：一是依法依规，确保公文处理符合国家法律法规和政策要求；二是分类管理，根据公文性质、密级、紧急程度等分类处理；三是及时高效，确保公文及时接收、登记、分发、传阅、办理；四是责任明确，明确各部门、岗位在收文管理中的职责和义务。

(3)本机关设立收文管理部门，负责收文管理的日常工作，包括收文登记、分发、传阅、催办、归档等工作。收文管理部门应当配备专门的收文人员，负责收文的接收、登记、分拣和分发工作。同时，建立收文登记簿，详细记录收文的日期、来文单位、文件标题、紧急程度、密级、处理情况等信息。根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，对收文进行分类归档，确保档案的完整性和安全性。以2022年度为例，本机关共接收各类公文2000余件，其中涉及国家秘密的文件300余件，紧急文件500余件，有效保障了机关工作的顺利进行。

第二章收文范围与分类

第二章收文范围与分类

(1)收文范围包括上级机关、同级机关和下级机关以及外部单位、个人发送给本机关的各类文件，涵盖政策法规、工作指示、通知通报、请示报告、意见建议、工作总结、会议纪要等。对于收文范围，本机关将根据工作需要和实际情况进行动态调整，确保收文工作与时俱进。

(2)收文分类根据文件性质、密级、紧急程度等因素，分为以下几类：一是政策法规类，包括国家法律法规、地方性法规、规章等；二是工作指示类，包括上级机关对下级机关的工作部署、任务要求等；三是通知通报类，包括机关内部或对外发布的通知、通报等；四是请示报告类，包括下级机关向上级机关请示事项或汇报工作情况的文件；五是意见建议类，包括对机关工作提出意见、建议的文件；六是工作总结类，包括年度、季度、月度工作总结等；七是会议纪要类，包括各类会议的纪要记录等。

(3)根据文件密级，收文分为绝密、机密、秘密、内部、公开五个等级。绝密文件是指内容涉及国家核心秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成特别严重损害的文件；机密文件是指内容涉及国家重要秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成严重损害的文件；秘密文件是指内容涉及国家一般秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成损害的文件；内部文件是指内容涉及机关内部事务，不宜对外公开的文件；公开文件是指内容涉及公共信息，可以对外公开的文件。各类文件在收文过程中，需严格按照密级要求进行管理，确保信息安全。

第三章收文流程与要求

第三章收文流程与要求

(1)收文接收时，收文人员应认真核对来文单位、文件标题、文号、密级、紧急程度等信息，确保无误。对于电子文件，应检查文件格式、附件完整性。收文后，应立即填写收文登记簿，详细记录文件接收时间、接收人、文件信息等，并及时将文件送交相关部门或领导。

(2)收文分发应根据文件性质、密级、紧急程度和相关部门职责进行。对于一般性文件，收文人员应按照文件分发清单，及时送达相关部门；对于重要文件，应先送交领导审阅，再按领导批示进行分发。分发过程中，应确保文件安全，防止文件遗失或泄露。

(3)收文办理要求各部门、岗位对收文进行及时、规范的办理。收到文件后，应立即组织学习，明确文件精神和工作要求。对于需要办理的文件，应在规定时限内完成办理，并及时反馈办理结果。对于需要会签或会商的文件，应组织相关部门进行会签或会商，确保文件办理质量。同时，建立收文办理跟踪制度，对办理情况进行监督，确保收文办理工作的高效、准确。

第四章收文归档与保管

第四章收文归档与保管

(1)收文归档是收文管理的重要组成部分，旨在确保文件的安全、完整和便于查询。本机关实行集中归档制度，所有收文在办理完毕后，由各部门按照归档要求整理、立卷，统一送交档案管理部门进行归档。根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》，本机关每年归档文件数量达到5000余件，其中永久保存文件3000余件，定期保存文件2000余件。

(2)收文归档时，应严格按照档案分类、编目、装订等规范操作。档案管理部门负责对归档文件进行分类、编目，确保文件归档有序、便于查询。以2022年为例，档案管理部门对归档文件进行了全面检查，发现并纠正了5起归档不规范问题，有效提高了档案管理的质量。

(3)收文保管工作应遵循以下原则：一是安全保管，确保档案实体和电子档案的安全；二是科学管理，建立健全档案管理制度，规范档案保管流程；三是方便利用，确保档案信息能够及时、准确地提供给机关工作人员和外部单位。本机关档案管理部门配备了专业的档案保管设施，如恒温恒湿柜、防火防盗报警系统等，确保档案在保管过程中的安全。同时，通过定期检查、维