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2025小学档案管理制度

第一章档案管理制度概述

第一章档案管理制度概述

(1)随着教育事业的不断发展，小学档案作为记录学生成长历程、教师工作业绩和学校教育教学活动的重要载体，其管理工作的规范化、科学化、现代化显得尤为重要。为加强小学档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理的组织架构、职责分工、收集范围、整理规范、保管期限以及利用规定，以推动小学档案工作的健康发展。

(2)本制度适用于我国境内所有小学的档案管理工作。档案管理应遵循国家有关档案管理的法律法规，坚持“集中管理、分级负责、规范操作、安全保密”的原则。小学档案管理部门应建立健全档案管理制度，加强档案管理人员培训，提高档案管理水平，确保档案资料的完整、准确、及时、安全。

(3)小学档案管理制度包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。档案收集要全面、准确、及时，确保档案资料的完整性；档案整理要遵循统一的标准和规范，确保档案资料的有序性；档案保管要严格执行保密制度，确保档案资料的安全性；档案利用要方便快捷，确保档案资料的可用性。同时，要定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案按规定程序进行销毁。

第二章档案管理组织与职责

第二章档案管理组织与职责

(1)小学档案管理工作由学校档案管理部门负责，设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理部门在学校行政领导下，负责制定和实施档案管理制度，确保档案工作的规范化、科学化。

(2)档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。档案管理人员应严格执行保密规定，确保档案安全。

(3)学校各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理制度的要求，及时、准确地提供档案资料。各部门负责人对本部门档案工作负有直接责任，应加强对本部门档案工作的监督和管理。

第三章档案收集与整理

第三章档案收集与整理

(1)档案收集是档案管理工作的基础环节，旨在全面、系统地收集学校教育教学活动中产生的各类档案资料。根据我国《档案法》及相关规定，小学档案收集范围包括学生学籍档案、教师人事档案、教育教学档案、科研档案、设备档案、财务档案等。以某小学为例，2025年度共收集学生学籍档案3000份，教师人事档案500份，教育教学档案2000份，科研档案300份，设备档案500份，财务档案1000份。

(2)档案整理是档案管理工作的核心环节，旨在对收集到的档案资料进行分类、编目、归档，确保档案的有序性和可检索性。整理过程中，应遵循档案分类标准，将档案分为永久、长期、短期三个保管期限。以某小学为例，2025年度共整理档案资料12000份，其中永久保管期限档案3000份，长期保管期限档案6000份，短期保管期限档案3000份。整理过程中，采用计算机辅助编目，提高了档案整理效率。

(3)档案收集与整理过程中，应注重档案资料的完整性、准确性和安全性。以某小学为例，在收集学生学籍档案时，严格按照《学生学籍档案管理办法》进行操作，确保每份档案包含学生基本信息、学习成绩、奖惩情况等。整理过程中，采用统一格式的档案盒和标签，确保档案的整齐有序。此外，学校还定期对档案进行安全检查，确保档案资料在火灾、水灾等自然灾害中不受损失。通过这些措施，有效保障了档案资料的完整性和安全性。

第四章档案保管与利用

第四章档案保管与利用

(1)档案保管是确保档案资料长期保存、安全使用的核心环节。根据《小学档案管理规定》，小学应建立健全档案保管制度，确保档案资料的完整、准确和长期可利用。档案保管工作应遵循“防高温、防潮、防霉、防鼠、防盗、防尘”的原则。以某小学为例，其档案室配备了温度、湿度自动控制系统，定期进行防虫、防霉处理，确保档案室环境适宜档案存放。此外，档案室还配备了防火、防盗设施，确保档案安全。

(2)档案利用是档案工作的最终目的，旨在为学校教育教学、管理决策、学术研究等提供信息支持。小学应建立健全档案利用制度，明确档案查阅、复制、外借等规定。档案查阅实行登记制度，查阅人需填写查阅登记表，说明查阅目的、时间等信息。以某小学为例，2025年度共接待档案查阅100余次，为学校各类工作提供了有力支持。档案复制遵循《档案复制规定》，确保档案内容不失真。

(3)在档案保管与利用过程中，应注重档案信息的共享与传播。小学可以通过建立档案信息网站、开设档案查阅室等方式，方便师生和社会各界查阅档案。同时，学校可定期举办档案展览、开展档案知识讲座等活动，提高师生和社会对档案工作的认识和重视。以某小学为例，学校每年举办一次档案展览，展示学校发展历程和教育教学成果，吸引了众多师生和家长参观。这些活动的开展，不仅丰富了校园文化生活，也提高了档案工作的社会影响力。