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工会采购管理制度及采购流程

一、总则

(1)工会采购管理制度旨在规范工会采购活动，确保采购工作公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障工会资产的安全与合理使用。本制度适用于工会所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备、物资、服务等的购买。

(2)本制度的制定遵循国家相关法律法规和政策，结合工会实际情况，确保采购活动符合国家有关采购法律法规的要求，符合工会工作需要，符合市场经济规律。工会采购活动应坚持公开透明、竞争择优、注重实效、廉洁自律的原则。

(3)工会采购活动应建立健全采购计划、询价、比选、招标、合同签订、验收、付款等环节的管理制度，确保采购活动有序进行。工会各部门应按照职责分工，各司其职，共同做好采购管理工作。工会采购活动应接受上级工会和审计、监察等部门的监督检查，确保采购工作的规范性和合规性。

二、采购管理制度

(1)采购计划制定应充分考虑工会年度预算，确保采购项目与预算相匹配。例如，某工会2021年度预算中，办公用品采购预算为100万元，实际采购金额为95万元，节约预算5万元，有效控制了成本。

(2)采购方式应依据采购项目特点和市场情况灵活选择，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。如某工会为采购一批电脑设备，采用公开招标方式，吸引了10家供应商参与，最终以低于市场价10%的价格成交，降低了采购成本。

(3)采购合同签订前，应严格审查供应商资质，确保其具备履行合同的能力。例如，某工会采购一批印刷品，通过资格审查，最终选定了一家具有良好信誉和丰富经验的印刷公司，保证了印刷质量，提高了工作效率。

三、采购流程

(1)采购流程的第一步是需求调查与采购计划的制定。工会各部门根据实际工作需要，提出采购申请，包括物品名称、规格、数量、预算、用途等信息。例如，某工会年度办公设备采购需求调查中，共收到30个部门的采购申请，涉及各类办公设备500余件。采购部门对申请进行汇总分析，制定详细的采购计划，包括采购时间、方式、预算等，确保采购活动有序进行。

(2)在采购计划的指导下，工会采购流程进入询价或招标阶段。以公开招标为例，采购部门在媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。如某工会采购一批会议室音响设备，共有15家供应商参与投标。招标过程中，采购部门对投标文件进行审查，确保所有投标均符合招标文件要求。经过严格评审，最终确定了一家报价合理、质量可靠的供应商中标，合同金额为人民币30万元。

(3)合同签订后，进入采购实施阶段。采购部门与中标供应商签订正式合同，明确双方的权利和义务。在合同履行过程中，采购部门对供应商的履约情况进行监督，确保货物或服务的质量符合要求。以某工会采购一批办公用品为例，采购部门在收到货物后，组织相关部门进行验收，验收合格后及时付款。同时，采购部门对供应商的履约情况进行跟踪，如发现质量问题，及时与供应商沟通解决，保障了工会采购活动的顺利进行。

四、监督与责任

(1)工会采购活动的监督由工会内部审计部门负责，同时接受上级工会和外部审计机构的监督检查。例如，某工会每年都会接受外部审计机构的全面审计，审计覆盖了采购活动的所有环节，包括需求调查、招标、合同签订、货物验收等，审计结果均显示采购活动合规、透明。

(2)对于采购过程中出现的违规行为，工会将依法追究相关人员的责任。如某工会采购部门人员在采购过程中收受贿赂，被内部审计部门发现后，立即启动调查程序，最终该人员被依法开除，并追究了相关责任。

(3)工会采购管理制度明确规定，采购部门负责人对本部门采购活动的合规性承担直接责任。如某工会采购部门负责人因未严格执行采购制度，导致采购价格高于市场价，被追究了管理责任，并接受了相应的纪律处分。这些案例表明，工会对采购活动的监督与责任追究是严肃的，旨在确保工会资产的安全和合理使用。