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合约招采部规章制度

一、总则

(1)本规章制度旨在规范公司合约招采部的运作，确保招采活动的合规性、高效性和经济性，维护公司利益，降低采购成本，提高项目质量。通过建立健全的招采管理制度，加强内部监督，提升招采团队的专业素养和执行力，为公司的发展提供有力支持。

(2)合约招采部作为公司采购工作的核心部门，负责制定招采计划、组织招采活动、签订合同、跟踪合同执行及后期评估等工作。本规章制度的制定，旨在明确招采部的工作职责、权限和程序，确保招采工作的有序进行。

(3)本规章制度适用于公司所有招采活动，包括但不限于货物、工程和服务采购。招采部在执行招采任务时，应严格遵守国家法律法规、行业规范和公司内部规章制度，确保招采活动的公开、公平、公正，坚决抵制任何形式的商业贿赂和违规操作。

二、职责分工

(1)合约招采部负责人负责全面领导招采团队，包括制定招采战略、审核招采计划、监督招采执行等。负责人需具备丰富的采购经验和行业知识，曾成功领导团队完成超过50项大型采购项目，其中不乏年度采购总额超过10亿元的案例。

(2)招采专员主要负责采购信息的收集与发布，包括发布招标公告、制定招标文件、组织开标评标等。专员需具备良好的沟通协调能力和严谨的工作态度。在过去一年中，专员负责发布招标公告50余次，成功组织开标评标活动30场，确保了招采活动的顺利进行。

(3)合同管理员负责合同签订、履行和变更等管理工作。管理员需具备扎实的法律知识，熟悉合同法及相关法律法规。在过去两年内，管理员成功签订合同120份，涉及金额累计达2亿元，合同履约率保持在99%以上，有效维护了公司利益。

三、招采流程管理

(1)招采流程管理包括需求分析、市场调研、招标文件编制、开标评标、合同签订及履约管理等环节。需求分析阶段，需详细记录项目需求，确保招标文件准确反映项目要求。市场调研阶段，通过数据分析和供应商评估，筛选出符合公司要求的潜在供应商。

(2)招标文件编制需遵循公开、公平、公正的原则，明确投标资格、评标标准、合同条款等内容。开标评标阶段，邀请专家组成评标委员会，对投标文件进行评审，确保评标过程的公正性。合同签订后，双方需严格按照合同约定履行义务。

(3)合同履约管理包括进度跟踪、质量检查、付款管理等方面。通过建立项目进度表，定期跟踪项目进度，确保项目按期完成。质量检查阶段，对供应商提供的产品或服务进行严格的质量把控，确保符合公司标准。付款管理方面，根据合同约定和项目进度，合理安排付款计划。

四、合同签订与执行

(1)合同签订前，招采部需对供应商进行资质审核，确保其具备履行合同的能力。签订合同时，双方应严格按照合同条款约定，明确权利义务，避免潜在纠纷。合同签订后，应及时备案，并通知相关部门。

(2)合同执行过程中，招采部应定期对供应商的履约情况进行跟踪，包括进度、质量、价格等方面。如发现供应商未能按合同约定履行义务，应及时采取措施，如协商、警告甚至终止合同。同时，建立合同变更流程，确保合同变更的合法性和有效性。

(3)合同执行结束后，招采部需对合同履行情况进行全面评估，包括项目完成质量、成本控制、供应商满意度等。评估结果作为供应商后续合作的重要参考，并纳入公司供应商库管理。同时，总结经验教训，为今后类似项目的招采工作提供借鉴。

五、监督管理与考核

(1)监督管理是确保招采活动合规性和有效性的关键环节。公司设立专门的监督管理小组，负责对招采部的各项工作进行监督。监督管理小组由内部审计、法务和财务等部门组成，通过定期和不定期的检查，确保招采流程的合规性。

(2)监督管理小组将重点关注招采流程的各个环节，包括需求提出、招标文件编制、投标过程、合同签订与执行、付款流程等。通过审查文件、现场检查、询问相关人员等方式，对招采活动进行全方位监督。此外，监督管理小组还将定期组织内部审计，对招采部的管理效率和效果进行评估。

(3)考核制度是激励与约束招采部人员的重要手段。考核内容包括工作质量、工作效率、团队协作、风险控制等方面。考核结果将直接影响员工的薪酬、晋升和奖惩。考核周期为年度，考核结果公开透明，确保每个员工都能公平地接受评价。通过考核制度的实施，旨在不断提升招采部的整体绩效，为公司创造更大价值。