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大学收发室管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范大学收发室的管理工作，确保各类文件、邮件、包裹等物品的及时、准确、安全传递，提高工作效率，保障学校各项工作的顺利进行。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国邮政法》等相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

(2)收发室作为学校内部重要的服务窗口，承担着接收、分发、传递各类文件、邮件、包裹等任务。收发室工作人员需严格遵守国家法律法规和学校规章制度，确保收发工作的规范性和准确性。据统计，我校收发室每年处理各类文件、邮件、包裹超过十万件，其中涉及教学、科研、行政、后勤等各个部门。

(3)本制度适用于我校所有教职工、学生及校外单位与我校有业务往来的单位和个人。收发室应建立健全收发工作责任制，明确工作人员的岗位职责和工作标准，确保收发工作的高效、有序。例如，对于重要文件和紧急邮件，收发室应在第一时间内通知相关部门或个人，确保信息传递的时效性。同时，收发室还需定期对收发工作进行自查，及时发现和纠正工作中存在的问题，不断提高服务质量。

二、收发室职责与权限

(1)收发室作为学校内部的重要部门，其主要职责包括但不限于以下几方面：首先，负责接收和分发各类文件、邮件、包裹等，确保及时准确地将物品传递到指定接收人手中。据统计，我校收发室每日处理文件量约500份，邮件量约200件，包裹量约30件。其次，负责校内各部门间的文件传递，保障学校内部信息流通的顺畅。例如，在疫情防控期间，收发室共处理各类疫情防控文件近万份，为学校的防疫工作提供了有力支持。此外，收发室还需负责对外联络，接收校外单位邮寄的文件和包裹，确保学校与外部单位的联系畅通。

(2)收发室工作人员拥有以下权限：一是对收发物品进行初步检查，确保物品完好无损，对于损坏或不符合规定的物品有权拒绝接收；二是对于紧急文件和邮件，有权优先处理，确保重要信息及时传递；三是对收发物品进行登记，包括物品名称、数量、收发时间、收发人等信息，以便于查询和追溯；四是对收发室内部工作流程进行监督，确保工作流程的规范性和效率；五是在必要时，有权对违反收发规定的行为进行制止和纠正。例如，在处理一批涉及学校重要项目的合同文件时，收发室工作人员严格按照规定流程进行操作，确保了合同文件的准确无误。

(3)收发室还需履行以下职责：一是建立健全收发工作档案，对收发物品进行分类、归档，便于查询和检索；二是定期对收发室进行安全检查，确保收发室内部安全，防止火灾、盗窃等事故发生；三是加强与其他部门的沟通与协作，提高收发工作的整体效率；四是组织收发室工作人员进行业务培训，提高其业务水平和综合素质；五是积极参与学校组织的各项活动，为学校的发展贡献自己的力量。以我校某次大型活动为例，收发室在活动筹备阶段，共处理各类活动文件、物品近千件，为活动的顺利进行提供了有力保障。

三、收发流程与规范

(1)收发流程的规范是确保收发工作高效、准确的基础。收发室在接收文件、邮件、包裹时，首先应进行身份验证，核对送件人信息，确认无误后进行签收。对于校内邮件，收发室需在收件人姓名、部门、联系方式等信息栏中做好记录，并及时通知收件人取件。对于校外邮件，收发室应详细记录寄件人信息、邮寄详情，并在收件人到达后通知取件。同时，收发室应建立邮件分拣制度，按照部门、姓名、紧急程度等进行分类，确保邮件的准确投递。

(2)文件分发流程严格遵循“先急后缓、先重要后一般”的原则。收发室在收到文件后，首先对文件进行分类，区分急件、普通件、内部文件等，并按照优先级进行分发。对于急件，收发室工作人员需立即通知相关责任人，确保文件在第一时间内送达。对于普通件，收发室按照部门或个人姓名进行分发，并通过校园邮件系统发送通知。此外，收发室还需定期对未领取的文件进行清理，防止文件丢失或积压。

(3)包裹收发流程同样规范严谨。收发室在接收包裹时，需核对包裹上的寄件人信息、收件人信息、快递公司信息等，确认无误后进行签收。对于贵重包裹，收发室需进行详细记录，并在包裹送达后及时通知收件人。在包裹分发过程中，收发室工作人员需根据包裹的指定地点或收件人要求，确保包裹准确无误地送达。同时，收发室还需定期对包裹进行盘点，防止包裹丢失或延误。对于特殊物品，如危险品、鲜活物品等，收发室需严格按照相关规定进行处理，确保校园安全。

四、安全管理与保密

(1)收发室的安全管理是保障学校财产安全的重要环节。收发室应设置安全监控设备，如摄像头、报警系统等，确保24小时监控，防止盗窃、火灾等安全事故的发生。同时，收发室内部应保持良好的通风，定期检查消防设施，确保消防通道畅通。对于重要文件和物品，收发室应设立专门的保险柜，并配备专业的锁具，由专人负责保管。例如，在过去的五年中，我校收发室通过加强安全管理，成功防止了多起盗窃事件，保障了学