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多功能报告厅管理制度(6)

一、使用规定

多功能报告厅是公司内部及对外交流的重要场所，为确保其高效、安全、有序地使用，特制定以下使用规定：

(1)报告厅使用前，使用者需提前至少一周向行政部提交使用申请，详细说明使用时间、活动内容、参会人员数量等信息。未经审批，任何单位和个人不得擅自使用报告厅。

(2)报告厅的日常维护工作由后勤保障部门负责，确保设施设备正常运行。使用者在活动结束后，需对报告厅进行清洁，并检查所有设备是否归位。如有损坏，应及时通知后勤保障部门进行维修。根据《企业设施设备管理规定》，损坏设备的责任人需承担相应的维修费用。

(3)报告厅内严禁吸烟、乱扔垃圾、大声喧哗等不文明行为。根据《环境卫生管理规定》，违反者将被处以100元至500元不等的罚款。同时，报告厅内禁止携带易燃易爆物品，确保活动安全。例如，2020年5月，某公司因在报告厅内违规使用酒精进行产品演示，导致火灾事故，造成直接经济损失约10万元，并对公司声誉造成严重影响。

(4)报告厅的使用需遵循公平、公正的原则，同一时间段内，如有多项活动申请使用报告厅，由行政部根据活动的重要性和紧急程度进行统筹安排。在保证公司内部活动优先的前提下，对外合作活动亦需按照规定流程申请。

(5)报告厅的使用时间原则上为每天上午8:00至晚上20:00，特殊情况下需延长使用时间，应提前向行政部申请。根据《工作时间管理规定》，超出规定时间使用的，使用者需支付相应的加班费用。

(6)使用报告厅时，需遵守国家法律法规，不得利用报告厅进行任何非法活动。如有违反，公司将依法追究法律责任。例如，2019年8月，某部门在报告厅内举办涉嫌违法的讲座，被相关部门查处，公司及责任人受到严厉处罚。

(7)报告厅内禁止私自搭建舞台、拉设横幅等，如需特殊布置，需提前向行政部申请，并遵守相关规定。根据《安全设施管理规定》，未经审批擅自改变报告厅结构或布局，将承担相应的法律责任。

(8)报告厅内所有设备、设施均为公司财产，使用过程中如出现故障，应及时通知后勤保障部门进行维修。未经授权，使用者不得自行拆卸、改装设备。

(9)使用报告厅时，应尊重报告厅内其他用户的权益，保持安静，不得干扰他人正常活动。如有违反，将根据《公共场所管理规定》进行处理。

(10)报告厅的使用费用按照《企业收费标准》执行，具体费用由行政部根据使用时间、设备使用情况等因素进行核算。使用者需在活动结束后及时缴纳费用。

二、预约与管理

(1)报告厅的预约与管理实行统一调度，由行政部负责统筹安排。使用者可通过公司内部预约系统提交预约申请，预约成功后，系统将自动生成预约凭证。

(2)预约系统将对预约信息进行实时监控，确保预约信息的准确性。预约时间以系统记录为准，如需调整，请至少提前一天向行政部提出书面申请，并说明原因。

(3)预约成功的活动，如因故取消或变更，使用者需至少提前24小时通过预约系统进行操作，未按时取消或变更的，将视为占用报告厅时间，需按照规定缴纳违约金。例如，2021年4月，某部门因项目延期，未及时取消报告厅预约，导致其他部门活动受到影响，该部门被处以1000元违约金。

(4)报告厅的预约优先级按照公司内部活动、对外合作活动、个人活动的顺序进行排序。行政部将根据活动性质和紧急程度，合理分配报告厅资源。

(5)预约成功的活动，如需增加参会人数或延长使用时间，需提前向行政部提出申请，并说明原因。如批准，使用者需按照规定缴纳相应的费用。

(6)行政部将对预约活动进行审核，确保活动内容符合报告厅的使用规定。如发现违规活动，将取消预约，并追究相关责任。

(7)预约成功的活动，如因特殊情况需临时调整使用时间，使用者需提前向行政部提出申请，并说明原因。如批准，行政部将根据实际情况调整其他预约活动。

(8)行政部将定期对报告厅的使用情况进行统计和分析，为优化资源配置提供依据。同时，对预约过程中的问题进行总结，不断改进预约与管理流程。

(9)使用者在预约过程中，如有疑问或遇到问题，可随时向行政部咨询。行政部将及时给予解答，确保预约工作的顺利进行。

(10)行政部将定期对预约系统进行维护和升级，提高预约效率和准确性。同时，加强对预约数据的保护，确保用户隐私安全。

三、设备维护与安全

(1)报告厅内的所有设备，包括音响、投影仪、照明系统等，均由后勤保障部门负责定期检查和维护。每月至少进行一次全面检查，确保设备处于良好工作状态。

(2)使用者在活动前应仔细阅读设备操作手册，按照规定程序进行设备操作。如遇设备故障，应立即停止使用并报告后勤保障部门，不得私自拆卸或修理。

(3)后勤保障部门将设立紧急维修热线，确保在设备出现故障时，能够及时响应并修复。对于因使用者不当操作导致的设备损坏，使用者需承担相应的维修费用。

四、环境卫生与秩序