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国有企业办公用品管理制度

为加强国有企业办公用品的管理，规范办公用品的采购、发放、使用及保管，合理控制办公费用支出，提高办公效率，确保办公资源的合理配置和有效利用，特制定本制度。

一、总则

（一）适用范围

本制度适用于企业内部各部门办公用品的管理，包括但不限于采购、发放、使用、保管、报废等环节。

（二）管理原则

遵循统一采购、节约使用、严格控制、规范管理的原则，确保办公用品的合理配置和有效利用，同时兼顾工作效率和成本效益。

二、办公用品分类

（一）低值易耗品

书写工具：如钢笔、圆珠笔、铅笔、中性笔、荧光笔、记号笔等。

办公用纸：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本、信封等。

办公耗材：墨盒、硒鼓、色带、复印纸、光盘、优盘等。

其他：胶水、胶带、剪刀、订书机、回形针、大头针、橡皮、涂改液等。

（二）耐用品

办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、书架、沙发等。

办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、碎纸机等。

三、职责分工

（一）行政部门

负责办公用品管理制度的制定与修订，确保制度的科学性、合理性和可操作性。

统一负责办公用品的采购、验收、保管和发放工作，建立完善的办公用品台账，记录采购、入库、发放、报废等信息。

定期对办公用品的库存进行盘点和清理，每月进行一次常规盘点，每季度进行一次全面盘点，确保账实相符。

监督各部门办公用品的使用情况，提出改进建议，对违规使用或浪费行为进行纠正和处理。

负责办公用品报废的审核和处理工作，按照企业固定资产报废管理规定执行。

（二）各部门

负责本部门办公用品的需求统计和申报工作，确保申报内容真实、准确，避免虚报、漏报。

严格按照制度规定使用办公用品，控制使用成本，鼓励员工节约使用，杜绝浪费现象。

配合行政部门做好办公用品的盘点和清理工作，及时反馈盘点过程中发现的问题。

负责本部门办公用品的日常管理和保管工作，指定专人负责，建立部门内部办公用品台账，记录领用、使用、报废等情况。

（三）财务部门

负责办公用品采购资金的预算和审核，确保资金使用的合理性和合规性，对超出预算的采购计划进行严格审查。

对办公用品的费用支出进行核算和监督，定期对费用支出情况进行分析，为成本控制提供数据支持。

参与办公用品报废的财务处理工作，确保账务处理的准确性和及时性。

四、办公用品的采购

（一）采购计划的制定

各部门应在每月[具体日期]前，根据本部门的实际工作需求，填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人审核后报行政部门。需求申请表应详细列明所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，并说明需求的必要性和合理性。

行政部门对各部门的需求进行汇总和分析，结合库存情况，制定次月的办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等内容，并附上各部门的需求申请表和库存盘点表。

采购计划经行政部门负责人审核后，报企业分管领导审批。审批过程中，如对采购计划有异议或需要调整，应及时与行政部门沟通，确保采购计划的科学性和合理性。

（二）采购流程

审批通过的采购计划，由行政部门负责执行。行政部门应选择信誉良好、价格合理、质量可靠的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑其资质、信誉、价格、售后服务等因素，优先选择与企业有长期合作关系且表现良好的供应商。

对于低值易耗品，行政部门可根据实际情况选择集中采购或零星采购。集中采购应与供应商签订采购合同，明确采购数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，行政部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量供货。

对于耐用品，应按照企业的固定资产采购管理规定进行采购。采购前需进行市场调研，比较不同品牌、型号的产品性能和价格，选择性价比高的产品。采购过程中应严格按照招投标程序或相关规定进行，确保采购过程的公开、公平、公正。对于重大采购项目，应邀请财务部门、技术部门等相关人员参与评审和决策。

采购人员在采购办公用品时，应索取正规发票，并确保发票内容与采购物品相符。发票上应详细列明办公用品的名称、规格、数量、单价、总价等信息，以便财务部门进行核算和报销。同时，采购人员应妥善保管采购合同、发票、验收单等相关资料，以备后续查询和审计。

（三）采购验收

办公用品到货后，行政部门应及时组织相关人员进行验收。验收小组应由行政部门人员、使用部门代表、财务部门人员（如有必要）等组成，确保验收工作的公正性和准确性。验收内容包括数量、规格、质量、包装等方面，对于有特殊质量要求的办公用品，应按照相关标准或合同约定进行检测和验收。

对于验收合格的办公用品，应办理入库手续，填写《办公用品入库单》，由验收人员和仓库管理人员签字确认。入库单应详细记录办公用品的名称、规格、数量、入库时间、验收人员、仓库管理人员等信息，并附上采购合同、发票