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会议室使用管理制度样本(2)

一、会议室使用原则

(1)会议室作为公司重要的办公设施，其使用应遵循公平、高效、节约的原则。根据公司规定，会议室主要用于召开重要会议、培训、研讨等活动，任何部门和个人需合理规划会议时间，避免资源浪费。据统计，我国企业会议室使用率平均约为30%，其中约50%的会议时间存在空置现象。为提高会议室利用率，公司制定了一系列使用原则，确保会议室资源得到合理分配。

(2)首先，会议室使用应遵循“先预约、后使用”的原则。各部门需提前三天向行政部门提交预约申请，详细填写会议主题、参会人员、预计时间等信息。行政部门根据会议室使用情况，合理安排预约顺序。此外，为确保公平性，预约成功者需在会议开始前15分钟到达现场，如因故无法参加，需提前一天通知行政部门，以便调整预约安排。

(3)其次，会议室使用过程中，需遵守以下规定：一是保持会议室整洁，不得随意摆放私人物品；二是节约使用会议室内的设备和资源，如投影仪、音响设备等，使用完毕后需及时关闭；三是会议期间，保持室内安静，不得大声喧哗；四是禁止在会议室进行任何形式的商业活动，如推销、广告等。例如，某公司曾因会议室使用不规范，导致设备损坏，维修费用高达数千元，为此公司对相关责任人进行了处罚。

(4)最后，对于违反会议室使用原则的行为，公司将采取相应的处罚措施。如未按时参加会议、占用会议室时间过长、随意更改会议时间等，将给予警告或罚款处理。对于情节严重者，如故意损坏会议室设备、滥用会议室资源等，公司将依法予以追究。通过严格执行会议室使用原则，旨在营造一个高效、和谐的工作环境，提升公司整体形象。

二、会议室预约流程及规则

(1)会议室预约流程分为四个步骤：首先，申请部门需通过公司内部预约系统提交预约申请，填写会议主题、参会人数、预计开始时间和结束时间等信息。其次，行政部门在收到申请后，会根据会议室使用情况及申请顺序进行审核。一般情况下，预约审核时间为24小时内。第三步，预约成功后，申请部门需在会议开始前15分钟到达会议室，确认设备运行正常。最后，如遇紧急情况需要调整预约，申请部门需至少提前一天通知行政部门。

(2)预约规则方面，首先，会议室预约需遵循先来后到的原则，即先提交申请的部门优先安排。其次，会议室预约时间不得少于30分钟，最长不得超过4小时。超过4小时的会议需分两次预约。此外，同一会议室同一时间段内，同一部门不得重复预约。例如，某部门曾因频繁更改预约时间导致其他部门会议受影响，最终被行政部门取消了一次预约资格。

(3)为了确保会议室使用的公平性，行政部门每月会对会议室使用情况进行统计和分析。若发现某一部门频繁使用会议室且会议效率不高，行政部门有权调整其预约权限。同时，行政部门会定期公布会议室使用情况，包括空置率、预约成功率等数据，以便各部门了解会议室使用情况，合理安排会议时间。例如，某公司通过优化预约流程，将会议室预约成功率从原来的40%提升至80%。

三、会议室使用规范及注意事项

(1)会议室使用规范要求所有参会人员保持室内整洁，不得在会议室内吸烟、饮食或乱扔垃圾。会议室内设有垃圾桶，参会人员应将废弃物品投入指定垃圾桶。同时，禁止在会议室内张贴任何形式的广告或宣传材料。例如，某公司曾因个别员工在会议室内乱贴宣传单，导致会议室环境混乱，影响了其他部门的正常使用。

(2)会议开始前，主持人需提前10分钟到达会议室，检查设备是否正常运作，包括投影仪、音响系统、白板等。如有问题，应立即通知行政部门进行维修。会议期间，主持人应确保会议流程有序进行，包括按时开始和结束会议，以及控制会议节奏。此外，主持人还需负责维护会议纪律，对违反规定的行为进行及时制止。

(3)会议室使用时，参会人员应保持手机静音或振动状态，不得在会议期间接听电话或发送短信。如需紧急处理手机事务，应离开会议室至走廊或办公室进行。会议期间，如需使用手机或其他电子设备，应尽量降低音量，避免干扰他人。同时，参会人员应尊重主讲人的意见和观点，不得在会议过程中随意打断他人发言。例如，某公司曾因会议纪律松散，导致会议效率低下，影响了公司决策的及时性。