公文收发管理制度样本(三).docxVIP

PAGE

1-

公文收发管理制度样本(三)

一、公文收发管理职责与权限

(1)公文收发管理部门应明确职责，负责组织、协调、监督全单位公文收发工作。具体职责包括但不限于：制定公文收发管理制度，确保公文收发工作规范化、制度化；负责对收到的公文进行登记、分类、分送，确保公文及时准确送达；对发出的公文进行审核、签发，确保公文内容准确无误；对公文办理情况进行跟踪、催办，确保公文办理效率；定期对公文收发工作进行总结、分析，提出改进措施。

(2)在公文收发管理中，权限的划分至关重要。各级领导及工作人员应根据职责权限，明确各自在公文收发过程中的责任。例如，单位一把手对重要公文的签发具有最终决定权，各部门负责人负责本部门公文的审核与签发，普通工作人员负责公文的接收与处理。根据《中华人民共和国档案法》规定，单位内部公文收发管理权限应遵循以下原则：重要公文由单位一把手或授权人签发；一般公文由部门负责人签发；紧急公文应立即签发；对外发文由办公室统一管理，各部门需发文时，应提前向办公室提出申请。

(3)案例分析：某单位在一次公文收发过程中，由于收发人员未严格按照规定进行登记，导致一份重要公文在传递过程中丢失。经调查，该事件是由于收发人员责任心不强，对公文收发流程不够熟悉所致。为此，单位对收发人员进行培训，强化了公文收发管理的责任意识和业务能力。同时，修订了公文收发管理制度，明确了各级人员的职责和权限，确保了公文收发工作的规范化和制度化。通过这一事件的处理，单位进一步提高了公文收发管理水平，减少了类似事件的发生。

二、公文收发流程与要求

(1)公文收发流程主要包括公文接收、登记、分送、办理、归档等环节。接收环节要求收发人员对来文进行初步检查，确认公文完整、无破损后，及时登记收文登记簿，包括来文单位、文号、标题、密级、份数等基本信息。登记完成后，根据公文性质和紧急程度，分送至相关部门或负责人。办理环节要求各部门在规定时间内完成公文办理，并及时反馈办理结果。以某单位为例，其公文收发流程中，平均每天接收公文50份，分送至各部门后，办理效率达到95%。

(2)公文收发要求严格遵循保密原则，确保公文安全。收发人员需对公文进行仔细检查，防止泄露国家秘密或单位内部信息。例如，涉密公文需使用专用信封，并在信封上注明“保密”字样。在分送过程中，收发人员应确保公文不脱离视线，防止遗失或被他人窃取。此外，收发人员还需定期对收发设备进行检查和维护，确保设备正常运行。据某单位统计，自实施严格保密措施以来，涉密公文安全率达到了100%。

(3)公文归档是公文收发流程的最后一环，也是确保公文长期保存和有效利用的重要环节。归档要求收发人员对已办理完毕的公文进行分类、整理，并按照档案管理规定进行归档。归档过程中，收发人员需确保公文完整、无缺页，并对归档文件进行编号、登记。以某单位为例，其公文归档率达到98%，归档文件整理规范，便于查阅和使用。通过不断完善公文收发流程与要求，单位公文管理水平得到了显著提升。

三、公文登记与归档管理

(1)公文登记管理是公文处理的重要环节，其核心在于确保公文信息的准确性和完整性。在公文登记过程中，收发人员需严格按照《党政机关公文处理工作条例》及相关规定，对收到的公文进行详细登记。登记内容通常包括公文编号、发文单位、文号、标题、密级、接收日期、接收人、分送部门、办理状态等。以某单位为例，其公文登记簿采用电子化管理系统，登记信息实时更新，确保了公文登记的准确性和高效性。此外，为提高登记质量，单位定期对收发人员进行培训，强化其责任意识和业务能力。

(2)公文归档管理是公文处理工作的最后阶段，也是确保公文长期保存和有效利用的关键。公文归档遵循“集中管理、统一编号、规范分类、便于查阅”的原则。归档前，收发人员需对已办理完毕的公文进行分类整理，确保每份公文归入正确的类别。归档时，需按照公文编号顺序排列，并填写归档目录。归档后的公文，需定期进行抽查，确保归档文件的完整性和安全性。以某单位为例，其公文归档工作实现了数字化管理，归档文件可通过电子检索系统快速查询，大大提高了公文归档的效率和利用率。

(3)在公文登记与归档管理中，保密工作尤为重要。收发人员需对涉密公文进行严格保密，确保公文内容不外泄。涉密公文在登记、分送、办理、归档等环节，均需采取保密措施。例如，涉密公文使用专用信封，并在信封上注明“保密”字样；分送过程中，收发人员需确保公文不脱离视线；归档时，涉密公文需单独存放，并采取相应的安全措施。以某单位为例，其公文登记与归档管理严格执行保密规定，自实施以来，未发生一起涉密公文泄露事件。通过加强公文登记与归档管理，单位公文处理工作得到了全面提升，为单位的正常运转提供了有力保障。

四、公文安全与保密管理

(1)公文安全与保密管理是公文处理的核心内容，涉