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工程合同归档工作的通知范本

通知编号：[填写编号]

发布日期：2025年2月9日

发布部门：[填写部门名称]

一、引言

随着公司业务的不断拓展和工程项目的持续增加，工程合同的归档管理工作显得尤为重要。为确保公司工程合同的规范化管理、高效检索及合法合规性，现就工程合同归档工作相关事宜通知如下，请各部门、项目组严格执行。

二、归档范围与要求

归档范围

本通知所指工程合同包括但不限于：工程设计合同、工程施工合同、工程采购合同、工程监理合同等与公司工程项目相关的所有合同文件。

归档要求

完整性：确保每份合同及其附件、补充协议、变更记录等完整无缺，不遗漏任何关键信息。

准确性：合同内容应准确无误，与实际执行情况相符，避免产生法律纠纷。

时效性：合同归档应及时进行，原则上应在合同签署后一周内完成归档工作。

保密性：严格遵守公司保密制度，确保合同信息不泄露给无关人员。

三、归档流程与责任分工

归档流程

收集阶段：项目组负责收集合同原件及其相关资料，确保资料齐全。

审核阶段：法务部门对合同内容进行审核，确保合同合法合规。

归档阶段：档案管理部门负责将审核通过的合同进行分类、编号、装订，并存入档案室。

记录阶段：建立合同归档登记簿，记录合同编号、名称、签署日期、归档日期等信息，便于日后检索。

责任分工

项目组：负责合同资料的收集与初步整理。

法务部门：负责合同内容的审核与法律风险评估。

档案管理部门：负责合同的归档、保管与检索工作。

IT部门（如适用）：负责电子档案的备份与安全存储。

四、归档标准与规范

分类标准

按照合同类型、项目名称、签署日期等要素进行分类，确保归档有序、易于检索。

编号规范

采用统一的合同编号规则，确保每份合同都有唯一的编号，便于管理与追踪。

装订要求

合同应装订成册，封面应注明合同编号、名称、签署日期等信息，内页应清晰、整洁、无涂改。

存储方式

纸质合同应存放在专用的档案柜中，电子档案应存储在安全可靠的服务器或云存储平台上，并定期备份。

五、定期检查与评估

检查频率

档案管理部门应每季度对归档合同进行一次全面检查，确保合同资料完好无损、易于检索。

评估标准

评估归档工作的规范性、时效性、完整性及保密性等方面，对于发现的问题应及时整改。

反馈机制

建立归档工作反馈机制，鼓励员工对归档工作提出意见和建议，不断优化归档流程与标准。

六、培训与宣传

培训计划

定期组织归档工作培训，提高员工的归档意识与操作技能。

宣传普及

通过公司内部网络、公告栏等渠道宣传归档工作的重要性及具体要求，营造良好的归档氛围。

七、违规处理与责任追究

违规处理

对于违反归档规定的行为，将视情节轻重给予警告、通报批评、罚款等处罚。

责任追究

因归档工作不当导致公司利益受损的，将依法追究相关人员的法律责任。

八、附则

解释权

本通知由[填写部门名称]负责解释。

生效日期

本通知自发布之日起生效，原有相关规定与本通知不一致的，以本通知为准。

签字页

发布部门负责人签字：_____

日期：_____