2025年外贸跟单员岗位职责与实操要点.doc

工作内容及流程

1.客户询盘：一般在客户下perchaseOrder之前，都会有有关的OrderInquiry給业务部，做某些细节上的理解。

2．报价：业务部及時答复客人查询，确定货品品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice給客户做正式报价。

3．得到订单：通过洽談，收到客户正式的订单perchaseOrder。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，給工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口协议审核表”的项目如实填写，尽量将多种估计费用都列明。协议审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购协议。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经企业总经理审批才行。协议审批之后，制成销售订单，交給部门进程员跟进。

6．下达生产告知：业务部在确定交货期后，满足下列状况可下达生产告知,告知工厂准時生产：

6.1：假如是L/C付款的客户，一般是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和

单证员分别审查信用证，检查与否存在錯误，交货期能否保障，及其他也許的问題，如有问題应立既請客人改证。

6.2：假如是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：假如是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

7.1：在交货期前一周，要告知企业验货员验货。

7.2：假如客人要自已或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货曰期告知计划部。

7.3：假如客人指定由第三方验货企业或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货企业联络，预约验货時间，保证在交货期前安排好時间。确定后将验货時间告知工厂。

8．制备基本文献。工厂提供的装箱资料，制作出口协议，出口商业发票，装箱单等文献（应由业务

跟单员制作，交給单证员）。

9．商检：假如是国家法定商检产品，在給工厂下订单時要阐明商检规定，并提供出口协议，发票等商检所需资料。并且要告诉工厂未来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓：

10.1．假如跟客人签定的协议是FOBCHINA条款，一般客人会指定运送代理企业或船企业。应尽早与货代联络，告知发货意向，理解将要安排的出口口岸，船期等状况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周此前，以及船期能否到达客人规定的交货期。应在交货期两周之前向货运企业发出书面定仓告知（INGORDER），一般在开船一周前可拿到定仓紙。

10.2．假如是由卖方支付运费，应尽早向货运企业或船企业征询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船企业，并告诉业务员通告給客人。如客人不一样意時要另选客人承认的船企业。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．假如货品不够一种小柜，需走散货時，向货代企业定散货仓位。拿到入仓紙時，还要理解截关時间，入仓报关规定，等内容。

10.4．向运送企业定仓時，一定要传真书面定仓紙，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以防止差錯。

11．安排拖柜：

11.1．货品做好并验货通过后，委托拖车企业提柜，装柜。拖车企业应选择安全可靠，价格合理的企业签定协议長期合作，以保证安全及准時。要給拖车企业传真如下资料：定仓确认书/放柜紙，船企业，定仓号，拖柜委托书，注明装柜時间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。假如有验货企业看装柜，要专门申明，不能晚到。并规定回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联络电话等

11.2．传真一份装车资料給工厂，列明上柜時间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联络电话。

11.3．规定工厂在货柜离动工厂后尽快传真一份装货告知給业务部，列明货柜离厂時间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作為提单的资料。规定工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同步将报关所需资料交給合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。一般要給报关留出两天時间（船截关前）。委托报关時，应提供一份装柜资料，内容包括所装货品及数量，口岸，船企业，定仓号，柜号，船开截关時间，拖车企业，柜型及数量，我司的联络人和电话等。

13．获得运送文献：

13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真給船运企业或货运代理。补料要按找L/C或客人的