申请采购流程说明及审批要求文书.docxVIP

申请采购流程说明及审批要求文书

一、申请采购流程说明

1.1申请流程概述

申请采购流程是企业或组织进行物资、服务等采购活动的规范路径。由需求部门根据工作实际提出明确的采购需求，包括所需物品或服务的详细规格、数量、质量要求等。接着，相关人员依据需求编制采购预算，保证采购活动在预算范围内进行。在申请阶段，需填写详细的采购申请单，明确申请部门、申请时间、采购项目等信息，并附上必要的支持文件，如需求说明、市场调研资料等。申请流程通常需经过多级审批，各级审批人员根据自身权限和审批要求对申请进行审核，保证采购的合理性和必要性。审批通过后，采购申请单进入后续的采购环节，如采购方式选择、供应商选择等。

1.2采购需求提出

采购需求的提出是申请采购流程的关键环节。需求部门应深入了解本部门的工作需求，对所需采购的物品或服务进行细致的分析和规划。例如，对于办公设备的采购，需要明确设备的型号、功能参数、配置要求等；对于服务采购，如保洁服务，要明确服务的范围、服务标准、服务时间等。同时需求部门还应考虑市场供应情况和价格波动因素，提出合理的采购需求。为保证采购需求的准确性和完整性，需求部门可组织相关人员进行市场调研，收集供应商信息和市场价格行情，为编制采购预算提供依据。在提出采购需求时，需求部门应与相关部门进行充分沟通和协调，避免出现需求冲突或重复采购的情况。

1.3采购预算编制

采购预算编制是申请采购流程中的重要环节，它直接关系到采购活动的资金安排和成本控制。编制采购预算时，应根据采购需求，详细列出各项采购费用，包括物品或服务的单价、数量、总价等。同时要考虑到可能的税费、运输费、安装费等附加费用，保证预算的全面性和准确性。在编制预算过程中，应遵循合理、节约的原则，根据实际需求和市场价格情况，合理确定采购预算金额。为了提高预算的科学性和合理性，可采用成本分析、市场调研等方法，对采购项目的成本进行估算和评估。预算编制完成后，需经过相关部门的审核和批准，保证预算的合法性和合规性。在采购过程中，应严格按照预算执行，如有超预算情况，需经过严格的审批程序。

1.4采购申请单填写与提交

采购申请单是申请采购流程的重要文件，它记录了采购项目的相关信息和申请过程。采购申请单应包括申请部门、申请时间、采购项目、采购数量、预算金额、需求说明等基本信息，同时还需附上相关的支持文件，如需求说明、市场调研资料、技术规格书等。在填写采购申请单时，应保证信息的准确性和完整性，不得遗漏重要信息。申请单填写完成后，需提交给相关审批人员进行审批。审批人员应根据审批要求，对采购申请单进行认真审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性、申请流程的合规性等方面。审批通过后，采购申请单进入后续的采购环节；如审批未通过，需明确审批意见和整改要求，申请部门应根据审批意见进行修改和完善。

二、采购方式选择

2.1公开招标

公开招标是一种广泛邀请潜在供应商参与投标的采购方式。它具有公开、公平、公正的特点，能够吸引众多供应商参与竞争，从而获得更优质的产品和服务。在公开招标过程中，采购方需发布招标公告，明确招标项目的详细信息、投标要求、开标时间等。潜在供应商根据招标公告的要求，编制投标文件并提交给采购方。采购方对投标文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商。公开招标适用于采购规模较大、技术复杂、需求明确的项目，能够充分发挥市场竞争机制的作用，提高采购效率和质量。

2.2邀请招标

邀请招标是指采购方根据供应商的资质、信誉、业绩等因素，邀请特定的供应商参与投标的采购方式。与公开招标相比，邀请招标的范围相对较小，能够提高招标效率，减少招标成本。在邀请招标过程中，采购方需根据供应商数据库或其他渠道，选择符合条件的供应商发出邀请，并向其提供详细的招标信息。受邀供应商在规定的时间内编制投标文件并提交给采购方。采购方对投标文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商。邀请招标适用于采购规模较小、技术相对简单、供应商数量较少的项目，能够在保证采购质量的前提下，提高采购效率。

2.3竞争性谈判

竞争性谈判是指采购方与供应商就采购项目的价格、技术、服务等方面进行谈判，最终确定中标供应商的采购方式。在竞争性谈判过程中，采购方首先发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。供应商在规定的时间内提交谈判响应文件，采购方对响应文件进行评审，确定谈判对象。采购方与谈判对象进行一对一的谈判，就采购项目的各项细节进行协商和沟通。在谈判过程中，采购方应根据供应商的表现和谈判结果，综合考虑价格、质量、服务等因素，最终确定中标供应商。竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、需求不明确、市场供应不稳定的情况，能够更好地满足采购方的特殊需求。

三、供应商选择

3.1供应商资格审查

供应商资格审查是采购过程中的重要环节，它旨在筛选出符合采购要求