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日常行政事务文书规范指南

一、文书格式规范

1.1纸张规格与排版

在日常行政事务文书中，纸张规格通常为A4纸，这是国际通用的标准纸张规格，便于文件的存储、传输和阅读。排版方面，应注意页边距的设置，上下边距一般为2.54厘米，左右边距为3.17厘米。文本应居中排版，标题应位于页面上方适当位置，突出显示。同时要注意段落的对齐方式，一般采用两端对齐，使文本整齐美观。还应合理安排页面的行数和字数，避免页面过于拥挤或稀疏。

1.2字体与字号要求

字体应选择简洁、清晰的宋体或仿宋体，避免使用过于花哨或难以辨认的字体。字号方面，标题一般使用二号或三号字体，正文一般使用四号或小四号字体。对于重要的内容或强调的部分，可以适当加大字号或使用加粗、变色等方式进行突出显示。同时要注意字体的颜色和对比度，保证文本在不同的环境下都能够清晰可读。

1.3段落与行距设置

段落应保持适当的间距，一般为单倍行距或1.5倍行距。段落的开头应空两个字符，使文本层次分明。对于较长的段落，可以适当进行分段，使内容更加清晰易懂。同时要注意段落之间的过渡和衔接，避免出现突兀的感觉。在设置行距时，应根据文本的内容和排版的需要进行调整，以保证文本的阅读体验。

1.4标题层次与编号

为了使文书的结构更加清晰，便于阅读和理解，应使用标题层次和编号。一般采用一、（一）、（1）、（1）等层次结构，每个层次的标题应使用不同的字体和字号进行区分。标题层次的编号应按照顺序依次排列，不得出现跳跃或重复的情况。同时要注意标题的准确性和简洁性，避免使用过于复杂或冗长的标题。

二、标题与文号规范

2.1标题的拟定方法

标题是文书的重要组成部分，应能够准确反映文书的内容和主题。拟定标题时，应注意简洁明了，突出重点，避免使用过于宽泛或模糊的词汇。可以采用主谓宾结构或动宾结构的标题形式，使标题更加生动、具体。同时要注意标题的字数限制，一般不宜过长，以免影响阅读效果。

2.2文号的编排规则

文号是文书的唯一标识，应按照一定的规则进行编排。文号一般由发文机关代字、年份、序号组成，如[2023]第1号。发文机关代字应使用规范的简称，年份应使用四位数字，序号应使用阿拉伯数字依次编排，不得重复或遗漏。文号的编排应位于标题下方居中位置，与标题之间应留有适当的间距。

2.3文号的使用范围

文号的使用范围应严格按照规定执行，不得随意更改或滥用。一般来说，正式的行政事务文书都应使用文号，如通知、报告、请示等。对于一些非正式的文书，如便函、备忘录等，可以不使用文号。但在一些特殊情况下，如需要向上级机关汇报工作或请求批准时，即使是便函也应使用文号，以体现文书的严肃性和规范性。

2.4文号的管理与存档

文号的管理应严格按照规定进行，不得随意更改或销毁。文号的存档应按照年份和文号顺序进行排列，便于查找和管理。同时要注意文号的备份和保管，以防文号丢失或损坏。在存档时，应将文号与文书一起存档，并注明文号的使用范围和时间等信息。

三、语言表达规范

3.1语言简洁明了

在日常行政事务文书中，语言应简洁明了，避免使用冗长、复杂的句子和词汇。可以采用简洁的表达方式，直接传达信息，避免使用过多的修饰语和废话。同时要注意语言的逻辑性和连贯性，使文本层次分明，易于理解。

3.2避免使用口语化词汇

行政事务文书属于正式文体，应避免使用口语化词汇和方言。口语化词汇往往不够严谨、规范，容易引起歧义或误解。在文书中应使用正式的词汇和表达方式，如“通知”“报告”“请示”等，避免使用“说说”“讲讲”“问问”等口语化词汇。

3.3注意语法和标点符号的使用

语法和标点符号的使用应正确、规范，以保证文本的准确性和可读性。应注意主谓一致、时态一致、单复数一致等语法问题，避免出现语法错误。同时要注意标点符号的使用，如逗号、句号、问号、感叹号等，应根据句子的结构和语气进行正确的使用，以避免出现标点符号错误。

3.4避免使用生僻词汇和专业术语

在文书中应避免使用生僻词汇和专业术语，以免引起读者的困惑或误解。如果需要使用一些专业术语，应在文书中进行解释或说明，以保证读者能够理解。同时要注意使用通俗易懂的语言，使文书易于阅读和理解。

四、内容结构规范

4.1开头部分的写法

开头部分是文书的重要组成部分，应能够引起读者的兴趣和关注。可以采用开门见山的方式，直接点明文书的主题和目的；也可以采用引用名言警句、提出问题等方式，引起读者的思考和共鸣。同时要注意开头部分的简洁性和准确性，避免出现冗长、啰嗦的情况。

4.2主体内容的组织

主体内容是文书的核心部分，应能够详细、准确地传达信息。可以采用分点阐述、举例说明、图表辅助等方式，使内容更加清晰、易懂。同时要注意主体内容的逻辑性和连贯性，避免出现内容重复、逻辑混乱的情况。在组织主体内