物业公司报销管理制度.docx

文件名称

报销管理制度

文件类型

强制性规范

专业细分

财务中心

发布单位

物业集团财务中心

编制人

XX

审核人

XX

批准人

XX

生效日期

20XX年月日

正文页数

共2页

附件个数

目的：为规范公司员工的费用报销标准与流程，提高工作效率，明确审批权限，加强权责预算、现金流预算及资金计划的执行力度，监督管控费用支出，特制定本制度。

适用范围：本制度适用于XX物业集团总部及下属区域、项目、案场全部人员。

报销管理要求：

3.1所有付款、报销均需发起OA审批流程，不再使用线下纸质报销流程。

3.2所有OA付款流程根据挂网的授权进行审批确认，地产代管的项目，需加签相关条线地产负责人，审批通过后可进行付款。

3.3所有OA网上报销审批均需严格按照现金流预算及当月资金计划提报，一般情况下不在资金计划内的审批不予批准，特殊紧急情况可申请追加预算外资金审批。

3.3各项付款均需附上相关附件，详见《XX物业报销流程附件清单》。

3.4流程分类：OA线上报销分5类支付流程：对私报销流程、非合同对公支付、合同类对公支付、暂借款审批表、折扣费用减免退款申请。

3.5支付名命要求：

差旅费用报销：关于XX部门/案场、项目XXX某年某月某日前往某地出差的差旅费审批-金额；

非合同对公付款：关于XX部门/案场、项目XX事项（有月份要体现月份）的费用报销审批-金额；

合同对公付款：关于XX部门/案场、项目XX事项（有月份要体现月份）的合同付款审批-金额；

通用事项：关于XX部门/案场、项目某人某事项（有月份要体现月份）的费用报销审批-金额；

附件命名：说明附件内容，不得以“未命名”、“微信图片”、“数字”等无法体现事项内容的字符名命；

各类OA报销流程需以上述要求名命，若不符合要求，退回修改后重新提报。

3.6网上OA审批流程：

3.7线上OA支付提报时间规范要求：

每月5号前，项目以年度现金流预算为依据，根据实际运营情况提报当月SAP资金计划。

当月资金计划审批通过后，每月20日前各职能、项目、案场提报各类OA网上审批支付申请。审批完成后2个工作日内，将网上审批后的流程及相关附件按要求粘贴后递交各地财务部，由财务部组织付款。

报销付款时间：每月22日集中付款（员工薪资除外），未能在规定时间内完成审批并递交单据的顺延至下一个报销单收集日办理，如遇节假日自动顺延，如有特殊紧急情况，可说明原因后加急办理，若因此原因未及时说明造成的损失由经办人员承担责任。

3.8发票要求：各部门、案场/项目所有的费用开支须取得正式的税务发票或行政事业单位收款收据以及电脑小票，且取得的发票等外来原始票据需填写规范，大小写金额要一致，客户名称、税号、地址电话、银行账号均要填写完整、清楚，发票专用章或财务章要加盖清晰，开票人及收款人要签字。对于不合规范的原始票据、书写不合规范的报销凭单，财务管理部有权拒绝办理。

处罚措施：

因报销支付流程延误造成项目停水、停电的，或造成业主群投诉使公司蒙受损失的，由相关人员承担全部责任，情节严重的给予降职或者除名处理。

因报销支付流程延误产生滞纳金或罚款的，由相关人员承担全部滞纳金或罚款，并进行全公司通报批评，累计超过2次的给予罚款1000元或降职处罚。

相关附件：

《XX物业报销流程附件清单》

附则：

本指引由XX物业财务中心负责解释，自签发之日起执行。