安财软件案例-万科财务共享解决方案-财务共享模式资料27.pptx

项目管理方案

【公司简介】

上海万科是万科企业股份有限公司下属子公司，成立于1992年。上海万科经过多年累积，以其准确的市场定位、超前的规划设计、一贯的创新精神及优质的物业管理，在上海区域树立起良好的品牌形象。

【方案概述】

本方案由上海万科房地产开发有限公司和深圳安财软件有限公司共同推出，经过双方就目前上海万科财务的困境和现状经过仔细探讨，最终由深圳安财软件有限公司给出具体实施方案，此方案的制定、研讨、实施和上线运行历时3个月，最终此方案在上海万科公司得以成功运用。

【企业面临的挑战】

普通员工面临的问题

◆填写及整理单据花费大量时间，遗漏及遗失单据的问题时常发生；

◆报销流程审批复杂，无法得知报销审批已流转到哪个环节，同时报销时间太漫长；

◆报销款到账必须等待财务通知，且没有到账款项内容显示，不能清楚地知道自己报销了哪些款项；

◆历史报销数据只能通过财务查询后，才能清楚。

管理者面临的问题

◆审批人需拿出宝贵时间用于费用报销单的签批;

◆审批中，审批人对报销人历史报销情况不清楚，无法掌握某些报销的合理性;

◆审批领导人如果出差在外，如未授权则不能及时审批;

财务人员面临的问题

◆费用单据数量多，分类复杂，统计工作量大;

◆财务根据收款人姓名手工匹配账号，操作网银付款，容易出错，同时无法及时通知申请人;账号

◆费用报销信息无法方便的查询;

◆金蝶系统不足以支持详细的费用分析;

◆部门备用金控制手动进行控制，财务根据统计的结果决定备用金审批流程，如果统计不及时，造成领导不必要的审批。

【解决方案】

费用审批流程再造

原来上海万科报销流程审批繁琐，同时报销时间太漫长；往往一笔报销下来需要经历13个工作日，通过安财网上报销系统，根据万科公司的现状及未来的发展方向，重新制定出更为优化的管理审批流程和报销制度；规范了原有的流程，大大提升了工作的效率，下面是传统报销和网上报销对照。

备用金管理

上海万科的备用金管理是：部门借款累计为X万元（含X万元）以下时，由该部门第一负责人审批；累计达X2万元以上、Y万元（含Y万元）以下时，还需经借款部门分管老总、公司财务负责人审批；累计超过Y万元时，必须经公司第一负责人批准，方可借支；各部门申请借款时，由经办人填写“借款申请单”，并注明借款用途、金额和预定还款日期等；所有借款应在预定还款日前归还或销账，否则即为逾期，预定还款日应自用款事项办结日期起不超过30天；财务部会定期发送邮件知会逾期借款经办人及其部门负责人。逾期借款未清偿前，该部门其他借款暂停领取。

深圳安财软件根据上述要求，对备用金借款单做了下述设计：

备用金流程开发采用总额控制，而不是单笔金额，这有别与原来的报销单施行单笔控制，符合企业对备用金控制总体要求；

流程的设计将按照各个节点进行动态控制，控制的条件，根据审批前的备用金欠款总额

减去了多余的流程，平均一张报销单的作业时间提升了8个工作日。

条形码的应用

由于财务人员在报销系统中审核单据时，需要核对原始发票，为了更方便财务人员审核单据，引入条形码功能，在每张报销单上打印出条形码，财务人员只要扫描报销单上的这个条形码，就会在报销系统中自动找到该待审批的单据，从而加快了审批速度。

对应的审批级次确定单据的实际的审批流程，免去了因为统计不及时造成领导不必要的审批；

对逾期期限超过系统设计的天数而没有还清备用金的部门，将不容许再次申请备用金，个人可以通过系统查询自己备用金借支情况，能够通过系统及时准备把握自己的备用金使用情况；

系统中增加内部催款通知，对逾期的借款人，系统提供发送邮件的地方进行催办，系统也可自动对逾期超过设计天数的借款向该借款人及借款人所在部门领导按设计好的频率发送催收邮件，日常也可根据管理需要向借款人发送对帐单，便于还款

上述设计，大大减轻了财务的统计工作，节省了不必要的审批，为企业提升效率。

与K2无缝连接

安财网上报销系统和K2无缝连接，企业通过统一的门户，能够关联到不同的系统，免去了登录的繁琐，使自己的工作更加快捷，更加方便。

用户可以在K2上看到自己报销系统中待处理的单据，领导就可以通过统一的企业门户及时理解到待自己审批的单据。

用户可以直接在K2中查询自己的单据情况，同时安财软件很好地解决了如何有效地通过权限交验，把安财报销有机的嵌入到K2中，用户不需要登陆网上报销，就可以直接报销。

领导可以根据在K2上的工作任务，直接在K2中直接进行审批，不需要再登录网上报销系统，然后再审批，提升了领导工作效率。

交际费的处理