优化费用报销流程_加强财务管理-财务共享模式资料12.pptx

我们公司ERP上线后，财务核算由二级核算变为一级核算，财务人员全部集中在财务部办公，公司40余家二级单位、部门的所有差旅费、办公费等费用的报销工作也随之集中。随着费用报销业务量的增加，原有费用报销业务流程存在的问题越来越突出。由于优化了报销流程，取得了良好的效果。

一、存在的主要问题

1.流程过于复杂，顾客需要问询的地方太多，容易出错。顾客从进入费用科开始，从原始凭证审核、付款凭证制作、凭证复核、主管签字、出纳开支票、出纳室主管盖公章，到拿支票出门，至少要找六个人、两个科室，需来回走动约60米。很多顾客对报销流程不是很了解，不知道下一道手续是什么,该找谁，人生地不熟，往往要询问很多次才能办完事。有的顾客不愿意多问，因而多次出现没按流程走，不得不返回上一个环节的现象，甚至出现过拿了会计凭证就去银行取款的事例。顾客因此费时费力，很有意见，戏称费用报销是“唐僧取经，过了一关又一关”。

2.顾客等待时间过长，影响工作。找六个人，意味着要排六次队，加上问询时间，顾客往往耗时较多。据抽样调查，顾客平均报销一次费用的时间在38分钟左右，如碰上某个环节的会计或科长不在(科室领导忙，不在现象很多),就只能等下去或下次再来，有的同志报一次账跑了三四天，影响了顾客自身的工作。

3.顾客参与会计凭证的传递，不利于加强财务管理。(1)造成凭证破损、丢失。会计凭证在顾客手中传来传去，有的凭证甚至在顾客手中停留了好几天，等回到出纳手中，许多已“面目全非，惨不忍睹”,有的附件不全，有的甚至整张凭证都丢失了。(2)延误账务处理。部分顾客对财务知识了解不足，以为开支票只是个人的事，等有空了再来办，拿了付款凭证就走，造成未达账，影响了账务处理。(3)给违法犯罪行为提供了可乘之机，增加财务管理风险。会计凭证在顾客手中传递，特别是在费用科办完手续出门后，顾客凭付款凭证去对面出纳室开支票这段时间，财务人员完全失去了对会计凭证的监管能力，这就给违法犯罪行为提供了可乘之机。犯罪分

子完全有时间、条件对凭证进行处理，如抽走部份凭证附件、变造凭证内容等等。出纳凭付款凭证开支票，对附件往往审核不严，特别是有的财务人员图轻松，要求顾客自已加盖附件章，更为犯罪分子抽走附件创造了有利条件。由于会计控制着重于凭证制作环节，凭证制作完后，很少有人审查，因而这类犯罪行为不易发现，具有很大的隐蔽性。此外，付款凭证防伪性差，犯罪分子容易通过变造凭证，骗取银行支票，等到月未与银行对账时发现支票金额不符，为时已晚。

4.顾客问询多，影响财务人员的工作效率。因为费用报销流程环节多，顾客难以掌握，问询比较多，财务人员必须经常就同一问题指点、答复顾客。据统计，答疑时间占工作时间的15%左右。重复性的答疑，增加了工作难度，降低了效率。

二、优化报销流程

经过深入调查研究，我们运用六西格玛管理工具，对长钢公司费用报销流程进行了优化，取得了良好的效果：流程简化，顾客由原来的要跑六个环节简化为一个环节，走动距离缩短到7米，平均等待时间从原来的38分钟缩短到了14分钟，顾客满意度从原来的34%上升到87%;财务人员劳动强度降低，工作效率明显提高；降低了财务管理风险。具体做法如下：

1.实行窗口式服务。我们根据实际情况设立了四个服务窗口，在窗口上注明各窗口负责分管报销的单位。改变财务人员分工方法。原来，负责费用报销的财务人员是按一人负责某几个单位的费用报销进行分工的，容易造成忙闲不均，这是导致顾客久等的主要原因之一。我们改成每二个人一组负责一个服务窗口，并相互之间进行凭证审核。同时，这样一改，顾客进门，一目了然，完全不需要询问，并平均降低了约4分钟的顾客等待时间。

2.确保费用科科长、一级主管至少有一人在办公室，特殊情况下不能保证时，由二级主管代行职权。因此消除了顾客因科室领导不在导致的等待时间。

3.建立会计凭证内部传送通道。会计凭证是财务内部流程的产物，把对财务内部流程不了解(其实也不必要了解)的顾客强行拉到流程中来，这是原有流程最大的不足。顾客不

优化费用报销流程加强财务管理

李为黎煜

MetallurgicalFinancialAccounting

2006年第4期

经验交流

维普资讯hup/

目前，在国际、国内钢材市场低迷，铁矿石价格暴涨，国内能源、运输“瓶颈”短期内难以彻底缓解，国家大力提倡循环经济，行业内广泛开展“对标挖潜”活动，各企业产品结构不断调整的情况下，能够准确核算产品成本，将为提高企业竞争力提供