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第四章秘书工作的规律与方法;了理解秘书工作的一般规律

理解秘书专项职能活动规律

理解秘书工作的原则

理解秘书工作方法与组织实践的关系;;第二节秘书工作原则;第一节秘书工作规律;秘书工作作为一种客观存在的社会现

象，有着特定的客观环境、工作内容、工

作目标、工作对象和相关因素，有着工作

运行中本质的、稳定的、固有的联系和关

系，有着自身发展的必然趋势。;一、秘书工作一般规律;1.领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅

配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才

能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工

作关系状态。

2.主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性

作用。

3.领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的

职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。

4.秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、

适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通

过事务服务和参谋辅助体现出来的。;探求客观规律的目的是为了把握规律、

遵循规律、运用规律，促进发展和提高工

作绩效。秘书工作的一般规律适用于秘书

工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的

职能作用也具有指导意义。;1.把握目标，坚持主辅配合的正确方向

秘书与领导的主辅配合的有效程度的表现（见

图4-1）。;2.加深主辅理解，提高综合辅助的有效性

在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程

度，可分为四种状况：和谐共振型、领导牵引型、

秘书促动型、配合失调型（见图4-2）。;3.协调主辅配合，提高综合辅助的效率

秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满

足领导工作的需要，在主辅和谐配合中，提高近身

综合辅助的有效程度，促进领导工作效率和效益的

提高。

4.增强主辅素质，提高综合辅助的效能

领导者不断提高自身素质，是不断提高领导工

作效率的重要条件，秘书不断提高素质，能有效增

强工作能力，也能优化对领导的近身综合辅助。两

方面的素质都能在实践中得到不断提高，就能有效

地增强主辅配合的效能。;（二）秘书工作一般规???的运用;二、秘书专项职能活动规律;这一规律揭示了在秘书处理经常性工作的实践

中，随着经验的积累和对各经常性工作的有关要素

之间联系和关系的科学认识的深入，为了提高效率

和加强管理，必然要制定有关工作规范、工作程序

和科学可行的工作要求，并尽可能纳入以电子计算

机为中心的现代化办公网络控制系统，实现规范化、

程序化、科学化。;这一规律揭示了秘书知识、能力、素质，必须

与所在组织的行业性质、领导者的职责分工、职权

范围、管理层次，以及秘书业务知识和涉及各方面

的职能要求相适应，呈现出既有一定广度，又有一

定深度的知识能力素质。

用“T”型知识能力素质模式图（见图4-3）。;这一规律揭示了秘书公务写作所表达的是组织

意图，即领导意图，所写作的各类文稿的立意应由

代表组织意图的领导人提出。这就确定了写作的目

的、中心、主题、观点、关键提法、重要内容目的、

观点等要素的规定性。只有不违背领导的立意，秘

书草拟文稿的写作才能具有符合要求的基础。;三、对立统一规律在秘书工作中

的运用;从工作内容看，事务与政务是不同的职

能，统一到秘书的职能活动中，就能全面地

发挥其参谋助手的职能作用。

秘书通过辅助决策，提出参谋建议参与

政务，一般是随机性的。秘书的事务工作越

做得有成效，越能取得领导的信任，同时也

越能取得有价值的信息，参与政务，提出的

参谋建议也就越有效。;从秘书服务于领导和组织管理工作的地位看，

其工作是被动的。秘书必须根据领导工作和管理

工作的需要，提供公务服务。但在具体的工作中，

秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动提供给

领导各方面的公务服务。

要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必

须在实际工作中，既要注重务实求真、准确地了

解现状，又要注意分析各方面的变化和发展，把

握住未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。;在各职能系统之间，秘书部门是综合部

门，秘书工作是综合性工作。秘书要熟悉组

织运转各方面的运转机制，要精通本职专项

实务所必备的工作技能。

优秀的秘书应当具备“T”型能量，运用

广泛的知识功底，综合各方面情况；运用比

较深厚的专业知识，熟练地完成工作任务。;秘书工作中，既要维持组织的本质属

性和固有的特点，又要促进组织适应外界

环境。秘书在维持组织本质特征和适应环

境变化中发挥职能作用，才能全面地促进

组织管理效益。;秘书必须为领导工作提供公务服务，既

要听命于领导，充当助手；又要随时提出劝

谏，发挥参谋作用。这就需要秘书的职能活

动及其思维活动，既要与领导同步，又要与

领导异步。;秘书既要把上级的有关政策、领导