公司信息管理制度.doc

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公司信息管理制度

一、总则

1.目的

为加强企业信息管理，规范信息的收集、处理、存储、传输、使用和安全保护等活动，提高信息资源的利用效率，保障企业信息安全，支持企业决策和业务运营，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于企业总部及下属各级分支机构、所有部门和全体员工。

3.基本原则

准确性原则：确保所收集、处理和传递的信息真实、准确、可靠，避免虚假或误导性信息。所有信息源需经过严格核实，数据录入与处理过程需有多重校验机制。例如，市场调研数据在收集时，需明确调研方法、样本量及误差范围，录入系统时由两人交叉核对，确保数据无误。

及时性原则：及时获取、更新和传递信息，以满足企业决策和业务运营的实时需求。根据信息的重要程度与时效性，设定不同信息的收集、更新及传递周期。如销售数据每日更新，重大市场动态需在事件发生2小时内上报相关部门。

完整性原则：保证信息的全面性，涵盖企业运营管理的各个方面，不遗漏重要信息。建立信息清单制度，明确各部门负责收集的信息类别与内容，定期检查信息完整性，防止关键信息缺失。

保密性原则：严格保护企业的商业秘密、敏感信息和个人隐私，防止信息泄露。依据信息敏感度分级，设置不同保密级别，对应不同访问权限与保密措施。如核心商业计划设为最高保密级别，仅特定高层管理人员可访问，且需通过加密设备查看。

合规性原则：信息管理活动应符合国家法律法规、行业规范和企业内部规定。信息管理部门定期组织法规培训，跟踪政策变化，确保企业信息管理各环节合法合规。同时，定期开展内部审计，审查合规情况。

二、信息分类与编码

1.信息分类

战略信息：涉及企业长期发展战略、目标、规划等方面的信息，如企业愿景、使命、五年发展规划等。此类信息由战略发展部门负责维护与更新，定期组织研讨与修订。

财务信息：包括企业的财务报表、预算、成本、资金等财务数据，如资产负债表、利润表、现金流量表等。财务部门严格按照会计准则与企业财务制度进行数据处理与报告编制，确保数据准确与合规。

人力资源信息：涵盖员工基本信息、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等方面的信息，如员工档案、招聘计划、培训记录等。人力资源部门对员工信息严格保密，定期更新员工动态信息，保障人力资源管理活动顺利开展。

市场信息：有关市场动态、竞争对手、客户需求等方面的信息，如市场调研报告、竞争对手分析、客户满意度调查等。市场部门通过多种渠道收集信息，建立市场信息数据库，及时分析并为企业决策提供依据。

运营信息：反映企业日常生产、销售、采购、物流等运营环节的信息，如生产进度报表、销售订单、采购合同等。各运营部门实时记录与上报信息，确保信息及时准确，支持企业运营调度。

技术信息：涉及企业技术研发、知识产权、技术标准等方面的信息，如专利申请文件、技术规范、研发项目报告等。技术部门负责管理与保护技术信息，促进技术创新与应用。

行政信息：包括企业内部行政管理、规章制度、会议纪要等方面的信息，如企业制度文件、会议记录等。行政部门统一管理行政信息，保障企业内部管理有序进行。

2.信息编码

建立统一的信息编码体系，对各类信息进行唯一编码，以便于信息的识别、存储、检索和管理。编码规则由信息管理部门制定，涵盖编码结构、字符使用、编码长度等详细规定。

信息编码应遵循科学性、系统性、唯一性、稳定性和可扩展性原则，编码结构应清晰、简洁，易于理解和使用。例如，产品编码采用“类别代码-系列代码-型号代码-流水号”结构，确保每个产品有唯一编码，且便于分类管理与查询。

由信息管理部门负责制定和维护信息编码规则，并对各部门的编码工作进行指导和监督。各部门在收集和录入信息时，应严格按照编码规则进行编码。信息管理部门定期检查编码准确性，对错误编码及时纠正。

三、信息收集

1.收集渠道

（1）内部渠道

各部门通过日常工作记录、报表、报告等方式收集本部门业务相关信息，如销售部门收集销售数据、生产部门收集生产进度信息等。制定统一的报表模板与填写规范，明确数据含义与填报要求，确保信息规范统一。

建立企业内部信息共享平台，员工可以在平台上发布和获取与工作相关的信息，促进部门之间的信息交流与共享。平台设置不同信息板块，根据部门与岗位权限开放相应访问级别，保障信息安全与有序流通。

定期召开部门会议、企业例会等，通过会议讨论、汇报等形式收集各部门的工作进展、问题和建议等信息。会议前明确议题与汇报要求，会议记录详细完整，会后及时整理并分发相关信息。

（2）外部渠道

利用互联网搜索引擎、行业网站、政府公开信息平台等获取宏观经济数据、行业动态、政策法规等信息。指定专人负责筛选可靠信息源，建立信息源数据库，定期更新与评估信息源质量。

订阅专业的市场研究报告、行业期刊、报纸等，收集市场趋势、竞争对手情报等信息。