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文件归档流程表单化方案示例

序号

流程环节

操作步骤

负责部门

审批流程

归档要求

备注

1

文件收集

收集文件，确认文件完整性

收件部门

无

保证文件完整，无缺页

2

文件分类

根据文件类型进行分类

分类部门

无

分类清晰，便于检索

3

文件整理

对文件进行整理，保证顺序正确

整理部门

无

按时间、编号等顺序排列

4

文件审核

审核文件内容，保证无误

审核部门

审核通过

无误，无遗漏

5

文件编号

对文件进行编号，建立档案

编号部门

无

编号唯一，便于检索

6

文件归档

将文件归入档案柜，贴上标签

归档部门

无

归档整齐，标签清晰

7

文件备份

对文件进行电子备份，保证安全

备份部门

无

备份完整，便于恢复

8

文件查询

提供文件查询服务

查询部门

无

查询准确，响应及时

9

文件销毁

对过期文件进行销毁

销毁部门

无

销毁及时，保证安全

10

文件归档总结

对归档流程进行总结，改进不足

管理部门

无

步骤

具体操作

责任部门

审核节点

归档标准

备注

1.文件接收

接收文件，核对文件清单

文件接收组

无

保证文件完整，无损坏

记录文件接收时间

2.文件分类

根据文件类型和年份进行分类

分类组

无

分类清晰，便于管理

分类标准见附件

3.文件整理

对文件进行编号和整理

整理组

无

按编号顺序排列，保证有序

编号格式：年份序号

4.文件审核

审核文件内容，保证合规性

审核组

审核通过

文件内容准确，格式规范

审核记录需签名

5.文件扫描

对文件进行电子扫描，建立电子档案

扫描组

无

扫描清晰，文件完整

电子档案存储在专用服务器

6.文件归档

将文件和电子档案归入档案柜

归档组

无

归档位置明确，标签清晰

归档柜定期检查维护

7.文件归档记录

记录归档文件信息

记录组

无

记录详细，便于追溯

归档记录保存电子和纸质副本

8.文件存取

管理文件存取，保证安全

存取组

无

记录存取记录，保证安全

存取记录需签名

9.文件归档审查

定期审查归档文件，保证质量

审查组

无

审查归档文件质量，及时整改

审查报告需汇总

10.文件归档总结

定期总结归档流程，持续改进

管理部门

无

步骤

操作细节

负责单位

审批流程

归档要求

备注

1

核查文件完整性

文件管理部门

无

保证文件无缺失、损坏

记录文件名称及编号

2

分类

根据文件性质和用途进行分类

无

分类标准明确，便于查找

分类标准文件附后

3

编号

为文件分配唯一编号

无

编号系统化，无重复

编号记录在文件管理系统中

4

电子扫描

对文件进行电子扫描

无

扫描质量满足存档要求

电子文件备份在异地服务器

5

审核确认

审核文件内容真实性

文件审核小组

无

文件内容无误，符合规定

6

立卷组卷

将文件整理成卷宗

立卷组

无

卷宗装订牢固，标识清晰

7

归档

将文件送至档案库

归档部门

无

归档位置有序，编号对应

8

归档目录编制

编制归档文件目录

目录编制组

无

目录结构清晰，信息准确

9

定期检查

定期检查档案安全状况

安全检查组

无

保证档案无虫蛀、霉变

10

文件查询服务

提供档案查询服务

查询服务组

无

查询及时，服务态度好

11

档案整理归档

整理过期文件，准备归档

整理归档组

无

按时完成文件整理

12

档案销毁

对无保存价值的文件进行销毁

销毁组

无

销毁文件需严格审批流程

13

档案管理评审

定期评审档案管理制度

管理评审小组

无

评估档案管理效率