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五都小学采购工作小组职责细则

五都小学采购工作小组负责学校采购事务的全面管理与协调，确保采购流程的顺畅与高效。该小组的职责细则旨在明确各成员的责任，提升工作效率，确保采购工作的规范化与透明度。

一、采购工作小组核心职责

1.采购计划制定

负责根据学校的年度预算和实际需求，制定详细的采购计划，包括教育设备、教学资料、日常用品等各类物品的采购清单。

2.市场调研与评估

进行市场调研，分析各种产品的性能、价格及供应商的信誉，确保采购决策的科学性与合理性。

3.招标与合同管理

组织招标活动，评估供应商的投标文件，选择合适的供应商并签署采购合同。负责合同的管理与履行，确保各项条款的落实。

4.采购执行与监督

负责采购订单的执行，监督物品的交付、质量检验及付款流程，确保采购物品符合学校的标准与要求。

5.财务管理与审核

协助财务部门对采购资金进行管理，审核各项采购费用的合理性，确保资金使用的合规性。

6.信息反馈与总结

定期向学校领导汇报采购工作进展，收集使用反馈，分析采购过程中的问题并提出改进建议，形成采购工作的总结报告。

二、各成员具体职责

采购负责人

1.整体规划

负责整个采购工作的统筹规划和协调，确保各项工作有序进行，达到预期目标。

2.对外沟通

作为学校与供应商之间的主要联络人，负责沟通协调，处理采购过程中的各类问题。

3.决策支持

提供专业建议，协助学校领导做出重要的采购决策。

采购专员

1.需求收集

收集各部门的采购需求，整理并形成采购需求报告，确保需求的准确性与完整性。

2.市场调研

负责对市场进行深入调研，分析不同供应商的报价及产品质量，为采购决策提供数据支持。

3.供应商管理

建立供应商信息库，定期评估供应商的服务质量与产品性能，确保长期合作的稳定性。

财务审核员

1.费用审核

负责对采购费用进行审核，确保所有支出符合预算和财务规定，保障资金使用的透明性。

2.采购合同审查

3.财务报表编制

定期编制采购财务报表，分析采购费用的使用情况，为决策提供依据。

质量检验员

1.质量把关

对采购物品进行质量检验，确保符合学校的质量标准，拒绝不合格产品入库。

2.验收记录

负责记录验收情况，整理并归档质量检验报告，确保采购流程的透明可追溯。

3.问题反馈

针对质量问题，及时向采购负责人反馈，并提出改进建议，推动问题的解决。

三、采购流程规范

1.需求确认

各部门需在规定时间内提交采购需求，采购工作小组将对需求进行汇总和确认。

2.市场调研与供应商选择

采购专员进行市场调研，评估多个供应商后，形成推荐名单，提交采购负责人审核。

3.招标与合同签署

根据采购金额及物品类别，决定是否进行招标，确保招标过程的公正透明。选择供应商后，签署采购合同，明确交货时间、价格及质量要求。

4.采购执行与检查

物品到货后，质量检验员进行验收，合格后办理入库手续，费用支付由财务审核员审核后执行。

5.使用反馈与总结

采购结束后，收集各部门对采购物品的使用反馈，定期总结采购经验，以便于后续工作的改进。

四、采购工作小组会议

1.定期会议

采购工作小组需定期召开会议，评估采购工作进展，讨论存在的问题与解决方案。

2.专项会议

针对重要采购项目或突发情况，及时召开专项会议，确保信息的及时传达与决策的迅速执行。

3.记录与反馈

会议记录需详细、准确，确保每位成员明确各自的责任与任务，并定期反馈会议成果。

五、绩效评估与激励机制

1.绩效考核

建立采购工作小组的绩效考核机制，定期对各成员的工作进行评估，考核指标包括采购效率、成本控制及质量保证等。

2.激励措施

对于表现优秀的成员，给予适当的奖励，以激励其继续努力，提升采购工作的积极性与创造性。

3.培训与提升

定期组织采购相关的培训活动，提升成员的专业素养与市场敏感度，确保小组整体素质的提升。

以上职责细则明确了五都小学采购工作小组的核心任务与各成员的具体责任，旨在通过规范化管理提高采购工作的效率与透明度。通过这些细则的实施，确保学校采购工作能够科学、高效地进行，为学校的教育教学活动提供有力支持。