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国际学术会议组织与服务合同

合同编号：__________

甲方（会议主办方）：________________

地址：____________________________

联系方式：________________________

电子邮箱：_______________________

乙方（会议服务方）：________________

地址：____________________________

联系方式：________________________

电子邮箱：_______________________

第一章定义与术语

1.1甲方：指甲方为本次国际学术会议的主办方，负责会议的总体策划、组织与实施。

1.2乙方：指乙方为本次国际学术会议的服务方，负责为甲方提供会议筹备、现场管理与后续服务等工作。

1.3会议：指甲方举办的主题为“国际学术会议”的活动。

第二章合同宗旨

2.1本合同旨在明确甲乙双方在国际学术会议组织与服务过程中的权利、义务和责任，以保证会议的顺利进行。

第三章会议筹备

3.1乙方应于会议开始前3个月，向甲方提交会议筹备方案，包括会议主题、议程安排、场地预定、嘉宾邀请、宣传推广等内容。

3.2甲方有权对乙方提交的会议筹备方案提出修改意见，乙方应根据甲方的意见进行修改。

3.3乙方应保证会议筹备工作的顺利进行，包括但不限于：

3.3.1提供会议场地、设备、住宿、餐饮等必要条件；

3.3.2邀请国内外知名专家、学者、嘉宾参加；

3.3.3制定会议日程、议程安排，保证会议内容丰富、有序；

3.3.4组织会议现场管理，保证会议顺利进行。

第四章会议服务

4.1乙方应于会议期间为甲方提供以下服务：

4.1.1现场签到、接待、引导；

4.1.2会议设备调试、运行维护；

4.1.3现场安保、医疗服务；

4.1.4会后整理、资料归档。

4.2乙方应保证会议服务质量，对会议期间出现的任何问题及时进行处理。

第五章费用与支付

5.1甲方应按照本合同约定的费用标准支付乙方会议筹备与服务费用。

5.2乙方应向甲方提供合法、有效的发票，作为甲方支付费用的凭证。

5.3甲方应在乙方提供发票后7个工作日内，将会议筹备与服务费用支付给乙方。

5.4若甲方对乙方提供的会议筹备与服务不满意，有权在支付费用前提出书面异议，乙方应在接到异议后7个工作日内进行核实、处理，并给予答复。

第六章会议宣传与推广

6.1乙方负责会议的宣传与推广工作，包括但不限于：

6.1.1制定宣传方案，包括线上线下宣传渠道、宣传材料设计、推广文案撰写等；

6.1.2制作会议宣传册、易拉宝、海报等宣传物料；

6.1.3在乙方官方网站、社交媒体平台发布会议相关信息；

6.1.4与相关媒体合作，进行会议报道、专访等宣传活动；

6.1.5跟踪宣传效果，根据实际情况调整宣传策略。

6.2甲方有权对乙方的宣传方案提出修改意见，乙方应根据甲方的意见进行修改。

6.3乙方应保证会议宣传与推广工作的有效性，扩大会议影响力。

第七章会议注册与报名

7.1乙方应设立会议注册报名系统，为参会者提供便捷的报名渠道。

7.2乙方应收集、整理参会者信息，并保证信息安全。

7.3乙方应根据甲方要求，为参会者提供参会证件、会议资料等相关物品。

7.4乙方应协助甲方处理参会者的退票、换票等事宜。

第八章会议赞助与合作

8.1乙方应积极寻求会议赞助商，为会议提供资金支持。

8.2乙方应与赞助商签订赞助协议，明确赞助金额、权益等内容。

8.3乙方应保证赞助商权益的落实，包括但不限于：

8.3.1在会议宣传材料、会场展示赞助商品牌、logo等；

8.3.2为赞助商提供会场展位、展示空间等；

8.3.3协助赞助商开展会议期间的宣传活动。

8.4甲方有权对乙方寻求的赞助商进行审核，如甲方认为赞助商不符合会议主题或影响会议形象，甲方有权拒绝其赞助。

第九章会议现场管理

9.1乙方应负责会议现场的总体管理，包括但不限于：

9.1.1签到、接待、引导参会者；

9.1.2会议现场设备调试、运行维护；

9.1.3现场安保、医疗服务；

9.1.4现场突发事件的处理。

9.2乙方应保证会议现场环境整洁、秩序井然，为参会者提供优质的服务。

9.3乙方应与甲方保持密切沟通，及时了解甲方需求，保证会议顺利进行。

第十章会议后续服务

10.1乙方应在会议结束后，为参会者提供以下后续服务：

10.1.1发送会议总结报告，包括会议成果、参会者反馈等；

10.1.2提供会议录音、视频、照片等资料；

10.1.3为参会者提供会议相关的学术交流、合作机会；

10.1.4收集参会者对会议的意见和建议，为今后会议的