第03章-收文处理及训练.pptVIP

主讲：李成武;一、通用公文收文程序;通用公文“收文处理程序”;纸质文件处理程序示意图;二、签收;三、拆封;来函、收文〔平行文〕、邮件处理案例

秘书邓小姐上班刚上班一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打，她让送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，边打，边拿过笔签了字。打完，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，也没注意。她抽出所有的来信放在一边，把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了看，只见上面写着：“亲爱的红……”，她意识到拆错了信，匆匆把信塞回信封，又用胶水粘了起来〔但外表还是有些痕迹〕。她又看了几封信，其中有一封是急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混到一起放在上司的办公桌上。这时上司拿来写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把本公司的地址打印在右下角。

1、你认为邓小姐处理邮件的方法是否正确，为什么？

2、正确的处理邮件的做法是怎样的？;答案：

1、邓小姐处理邮件的方法不正确。因为：

①写有某某人“亲启”、“亲收”的私人邮件秘书不应拆封，应交本人或本人委托的秘书启封，文书人员不得拆封启封〔密件应交机要室或机关指定管理机要文件的人员启封〕；

②对邮件的分类应按照发件部门的名称或按邮件的重要性分拣；

③在接收邮件前应仔细检查是否本公司的邮件。

④寄往美国的信封打印错误。;2、正确处理邮件的做法为：

⑴对邮件分类有：

①按照收件、发件人的姓名分拣；

②按照收件、发件部门的名称分拣；

③按照邮件的重要性分拣

⑵机要邮件和写有某人亲收〔启〕的私人邮件不应拆封；

⑶除了私人邮件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记；登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、收阅人或部门、邮件种类及处理方法等；

⑷拟写邮件应做到：选用正确的称呼，正确行文，注意不同的打印方式；请上司签名或盖公章。;四、登记;舒美服饰的张秘书12月3日收到一份××市人民政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知〔府办发〔2013〕16号；落款时间是2013年12月1日〕。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……;五、摘编;六、分办、传阅;六、分办、传阅;××市旅游局外收发人员〔由内收发李秘书来做〕对收文签收、启封后，将《××市林业局关于申报市级旅游风景区的函》〔请批函；组每人模拟撰写1份请批函〕径送局办公室王主任。王主任在公函空白处写到：“建议××处与××处共同办理复文，报请刘××局长阅批。”刘局长阅毕拟办意见，用铅笔圈阅，以示同意。承办单位遂开始办理复文、会商〔批答函；组内每人模拟撰写1份批答函即复文并进行初审即自审：需在“发文稿纸”上拟稿〕。

王主任对拟好的文稿进行审核。刘局长随即在“发文稿纸”的签发栏内签批：“拟同意发出。刘××，××××年×月×日”。随后，文稿由李秘书〔内收发；前面几个环节，秘书别忘记催办〕交付文印室〔由李秘书代〕打印〔缮印〕。校对文稿时〔校对〕，王主任突然发现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补充。然后按规定程序缮印、盖印、存本〔正本〕归卷、正式向外发出〔装封、传递、注发〕文件。;1、在本案例中，外收发人员违反公务处理程序，不应当将文件启封，并直接交给局办公室王主任。该局应当分清内外收发程序，应由外收发人员将文件交给内收发人员，由内收发人员将文件交给拟办人员处理；

2、王主任作拟办工作，建议由两个处办理复文不妥，谁是主办？谁是辅助办理？责任不明确；

3、刘局长不应用铅笔“画圈”的方式表示意见，应在批办单上用钢笔书写明确的办理意见。铅笔书写不符合存档要求；

4、王主任将文稿交付打印时，发现遗漏问题，不能直接补充后即付印文件，应当请示签发人核签后，再行办理；

5、办事过程，没有使用专用的登记单、拟办处理单和批办、承办、注发等表格，不标准。;文件流转-收文处理实训;GB/T9704—2012;摘编;舒美服饰的张秘书12月3日收到一份××市人民政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知〔府办发〔2013〕16号；落款时间是2013年12月1日〕。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或