原材料跟踪管理记录.docx

?一、引言

原材料作为生产过程的基础要素，其质量、供应及时性等直接影响着产品的质量、生产进度以及企业的成本和效益。因此，建立完善的原材料跟踪管理记录体系至关重要。本记录旨在详细记录原材料从采购源头到投入生产全过程的各项信息，以便对原材料进行有效监控、追溯和管理，确保生产活动的顺利进行。

二、记录主体内容

（一）采购环节记录

1.采购订单信息

-订单编号：[具体编号]

-采购日期：[年/月/日]

-供应商名称：[供应商全称]

-原材料名称及规格型号：[详细名称及规格]

-采购数量：[具体数量]

-采购单价：[单价金额]

-订单总价：[总价金额]

-交货日期：[预计交货时间]

2.采购合同条款

-质量标准：明确原材料应符合的国家标准、行业标准或企业内部标准，如[具体标准编号及名称]。

-验收方式：规定验收的方法、流程及验收人员，例如采用抽样检验，由质量检验部门在到货后[X]个工作日内完成验收。

-付款方式：说明付款的周期、条件等，如到货验收合格后[X]个工作日内支付货款的[X]%，剩余[X]%在质保期结束后无质量问题一次性支付。

3.采购过程沟通记录

-与供应商沟通的时间、方式及内容：记录每次与供应商就订单相关事宜沟通的详细情况，包括电话、邮件、会议等沟通方式，以及沟通的主要议题，如原材料生产进度、包装变更等。例如，[日期]通过电话与供应商沟通，得知因设备故障原材料交货可能延迟[X]天，要求供应商提供解决方案并及时反馈。

-对供应商反馈的处理情况：针对供应商的反馈，记录采取的措施及处理结果。如根据供应商提供的延迟交货解决方案，同意延迟交货时间，并要求供应商在新的交货日期前[X]天再次确认生产进度。

（二）到货验收记录

1.到货信息

-实际到货日期：[年/月/日]

-运输方式：[如公路运输、铁路运输等]

-运输单号：[具体单号]

-到货数量：[实际到货数量]

2.外观检查记录

-包装情况：检查原材料包装是否完好，有无破损、变形等情况。记录包装标识信息，包括原材料名称、规格、批次、生产日期、保质期等是否清晰准确。如发现[X]件包装有轻微破损，已拍照留存。

-外观质量：观察原材料外观是否有缺陷、锈蚀、变质等问题。对发现的外观质量问题进行详细描述，如[某型号钢材表面有划痕，长度约为[X]厘米]。

3.数量核对记录

-核对人员：[核对人员姓名]

-核对结果：实际到货数量与采购订单数量一致/短缺[X]件/溢余[X]件。若数量不符，记录差异原因分析及处理情况，如因运输途中损耗导致短缺[X]件，已与供应商协商补发，预计补发日期为[年/月/日]。

4.质量检验记录

-检验项目及标准：按照采购合同规定的质量标准，确定具体的检验项目，如化学成分分析、物理性能测试等，并明确各项目的检验标准。例如，[某化工原料的化学成分检验标准为：主成分含量不低于[X]%，杂质含量不高于[X]%]。

-检验方法及设备：记录采用的检验方法和使用的检验设备，如采用[化学分析法名称]进行化学成分分析，使用[设备型号]光谱分析仪进行测试。

-检验结果：填写每个检验项目的实际检验数据及是否合格的结论。如化学成分分析结果显示主成分含量为[X]%，符合标准要求；物理性能测试中，[某指标]实测值为[X]，低于标准规定的[X]，判定该批原材料此项目不合格。

-不合格处理情况：对于检验不合格的原材料，记录采取的措施，如退货、换货、让步接收等。若为退货，注明退货日期及退货去向；若为让步接收，需经相关部门审批，并记录审批意见及后续质量跟踪措施，如加强对该批原材料在生产过程中的质量监控，增加抽检频次等。

（三）仓储管理记录

1.入库记录

-入库日期：[年/月/日]

-入库仓位：[具体仓位编号]

-批次号：[原材料批次编号]

-入库数量：[与到货验收后的入库数量一致]

-入库单编号：[入库单具体编号]

2.库存台账

-记录日期：每日更新库存台账，记录原材料的出入库情况。

-原材料名称及规格：[详细名称及规格]

-批次号：[对应批次编号]

-期初库存数量：[上一日库存结余数量]

-当日入库数量：[当天入库的该批