增值税电子普通发票管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为规范公司增值税电子普通发票（以下简称电子发票）的管理，加强财务监督，保障公司合法权益，根据国家税收法律法规及相关政策规定，结合公司实际情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及电子发票的开具、取得、传递、存储、使用、作废、红冲等环节的管理。

（三）基本原则

1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规和电子发票管理相关规定，确保电子发票管理工作合法、合规。

2.准确及时原则：保证电子发票信息的准确性，及时开具、取得、传递电子发票，避免因延误或错误导致的税务风险和经济损失。

3.安全保密原则：加强电子发票信息的安全管理，防止信息泄露、丢失或被篡改，保障公司和客户的信息安全。

4.便捷高效原则：利用信息化手段提高电子发票管理效率，优化工作流程，为公司生产经营活动提供便利。

二、职责分工

（一）财务部门

1.负责制定和完善电子发票管理制度，并组织实施和监督检查。

2.负责电子发票开票系统的管理和维护，确保系统正常运行。

3.负责电子发票的开具、审核、传递、存储、归档等工作。

4.负责与税务机关沟通协调，及时了解电子发票政策法规变化，办理相关税务事项。

5.负责对公司各部门电子发票管理工作进行指导和培训。

（二）业务部门

1.负责向客户提供准确的开票信息，确保电子发票开具内容真实、准确、完整。

2.负责及时取得供应商开具的电子发票，并进行审核、传递给财务部门。

3.协助财务部门做好电子发票的相关管理工作，配合税务检查等工作。

（三）信息部门

1.负责保障电子发票管理系统及相关网络设备的稳定运行，提供技术支持和安全防护。

2.协助财务部门进行电子发票数据的备份、恢复等工作，确保数据安全。

三、电子发票开具管理

（一）开票信息收集

1.业务部门在与客户签订合同或达成业务交易时，应明确告知客户公司的电子发票开具要求，包括开票抬头、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。

2.业务人员应及时收集客户的开票信息，并认真核对，确保信息准确无误。如客户开票信息发生变更，业务人员应及时通知财务部门。

（二）开票申请

1.业务部门完成业务交易后，根据实际业务情况填写电子发票开票申请单，详细注明业务内容、金额、税额、开票信息等内容，并提交给财务部门。

2.开票申请单应经业务部门负责人审核签字后，方可提交给财务部门。

（三）开票审核

1.财务部门收到业务部门提交的开票申请单后，应安排专人进行审核。审核内容包括开票信息的准确性、业务交易的真实性、发票金额与业务实际情况的一致性等。

2.如审核发现问题，财务人员应及时与业务部门沟通核实，要求其补充或更正相关信息。审核通过后，财务人员方可进行电子发票开具操作。

（四）电子发票开具

1.财务人员登录电子发票开票系统，按照审核通过的开票申请单内容准确开具电子发票。开具的电子发票应确保发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额等内容清晰、完整、准确。

2.电子发票开具成功后，系统自动生成电子发票版式文件。财务人员应及时将电子发票版式文件发送给客户。发送方式可根据客户需求选择电子邮件、短信链接等方式，但应确保客户能够顺利接收和查看电子发票。

（五）发票交付记录

1.财务人员应建立电子发票交付记录台账，详细记录电子发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、金额、税额、交付方式、交付时间、接收人等内容。

2.发票交付记录台账应定期进行核对和整理，确保记录准确无误。同时，应将发票交付记录作为电子发票管理档案的重要组成部分进行保存。

四、电子发票取得管理

（一）取得要求

1.业务部门在采购商品或接受服务时，应主动向供应商索取电子发票。取得的电子发票应符合国家法律法规和税务机关的相关规定，发票内容应真实、完整、准确。

2.电子发票应加盖销售方发票专用章，否则视为无效发票。

（二）发票审核

1.业务人员收到供应商开具的电子发票后，应及时进行审核。审核内容包括发票的真实性、完整性、合规性等。

2.审核重点包括：发票代码、号码是否与开票系统一致；开票日期是否在规定时间内；购买方信息、销售方信息是否准确；项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额等是否与实际业务相符；发票专用章是否清晰、合规等。

3.如发现电子发票存在问题，业务人员应及时与供应商联系