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公司档案的管理制度范本(精选14)
第一章总则
第一章总则
(1)为规范公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，充分发挥档案在企业发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
(2)本制度适用于公司各部门、各子公司及分支机构在业务活动中形成的各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。公司档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、集中保存、方便利用的原则。
(3)公司设立档案管理部门，负责公司档案工作的组织、协调、监督和检查。各部门负责人对本部门档案工作负直接领导责任，具体工作人员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。公司应建立健全档案管理制度，定期对档案工作进行审查、评估和改进，确保档案工作持续健康发展。
第二章档案管理范围与分类
第二章档案管理范围与分类
(1)公司档案管理范围包括但不限于以下内容：
a.公司组织架构、制度法规类档案：涉及公司章程、股东会决议、董事会决议、内部管理制度、合同协议、授权委托书等，反映公司治理结构、法律法规遵循和内部控制要求。
b.经营管理类档案：包括年度计划、市场调研、产品开发、销售合同、财务报表、审计报告、项目评估、风险控制等，反映公司经营状况和战略方向。
c.科技研发类档案：涵盖研发计划、技术标准、专利申请、科技成果、技术文件、实验数据、研发设备清单等，体现公司技术创新能力和核心竞争力。
d.人力资源类档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利、劳动合同、离职手续等，反映公司人力资源管理水平。
e.信息化管理类档案：涉及信息系统建设、网络管理、数据安全、软件版本、系统维护记录等，确保公司信息化建设稳定运行。
f.产权管理类档案：包括土地使用权、房产证、知识产权、商标注册等，保护公司合法权益。
g.社会责任与公益事业类档案：包括公益活动、环境保护、社会责任报告等，展现公司社会责任和公益事业形象。
(2)公司档案按性质、载体和形成时间等进行分类，具体分类如下：
a.按性质分类：分为现行档案、永久档案和短期档案。现行档案主要指在一定时期内具有实际使用价值的档案；永久档案主要指具有重要历史、艺术和科学价值的档案；短期档案主要指在一定时间内具有实际使用价值但最终将被销毁的档案。
b.按载体分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案等。纸质档案以纸质材料为载体，包括文书、图纸、照片等；电子档案以电子数据为载体，包括电子文档、电子表格、电子图纸等；声像档案以声像材料为载体，包括录音带、录像带、光盘等。
c.按形成时间分类：分为历年档案和当年档案。历年档案主要指过去年份形成的档案；当年档案主要指当年形成的档案。
(3)公司应建立档案目录系统，明确档案的分类体系，实现档案的分类归档和查询利用。各部门在归档前，应按照档案分类要求进行整理，确保档案的完整性和准确性。档案管理部门负责定期对档案进行清点、统计和更新，确保档案信息的真实性和可靠性。
第三章档案收集与整理
第三章档案收集与整理
(1)公司档案收集工作应遵循全面性、及时性和准确性原则，确保收集到的档案能够全面反映公司的历史和现状。具体收集范围包括：
a.每年收集公司内部各类文件、报告、会议记录等，确保每年收集的档案数量达到5000件以上，满足公司日常管理需求。
b.每季度收集各部门业务活动中形成的各类合同、协议、函件等，确保每季度收集的档案数量达到3000件，确保业务活动的连续性和完整性。
c.每月收集财务报表、审计报告、项目评估等，确保每月收集的档案数量达到1000件，为公司决策提供有力支持。
d.结合公司发展需求，收集相关行业政策、市场动态、竞争对手信息等，确保收集的档案数量达到2000件，为公司战略规划提供参考。
e.案例分析：某公司通过档案收集工作，成功收集了1000份与公司产品相关的技术标准，为后续产品研发和生产提供了重要依据。
(2)档案整理工作应按照档案分类体系进行，确保档案的有序性和可检索性。具体整理步骤如下：
a.对收集到的档案进行初步筛选，剔除重复、无效或无关的文件，确保整理后的档案数量在5000件左右。
b.按照档案分类体系，对筛选后的档案进行分类整理，包括纸质档案和电子档案。纸质档案按照年代、类别、形成单位等进行分类；电子档案按照档案类型、形成单位、形成时间等进行分类。
c.对整理后的档案进行编号，确保每份档案都有唯一的标识符，便于查询和管理。
d.案例分析：某公司通过档案整理工作，将收集到的2000份电子档案按照形成时间、类别、形成单位等进行了分类，提高了档案的检索效率。
(3)档案保管工作应确保档案的安全、完整和长期保存。具体保管措施包括：
a.公司设立专门的档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全
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