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股份制企业合同管理文书指南

一、合同的签订

1.1合同签订的流程

合同签订的流程通常包括以下几个主要步骤。首先是合同意向的达成，双方就合作的基本意向进行沟通和协商，明确合作的目标、范围和主要条款。接着是合同文本的起草，由一方或双方根据意向进行合同文本的撰写，保证条款清晰、准确、全面。在起草过程中，要充分考虑双方的权益和风险，避免出现模糊或歧义的条款。然后是合同文本的审核，由双方的相关部门或人员对合同文本进行审核，检查条款的合法性、合规性和合理性。审核过程中要注意与法律法规的符合性，以及对企业自身利益的保护。审核通过后，进入合同的签订环节，双方代表在合同上签字或盖章，正式确认合同的生效。合同签订后，还需要将合同副本进行归档，以备后续查阅和管理。

1.2合同签订的注意事项

在合同签订过程中，需要注意以下几个方面。一是要明确合同的主体，保证双方的身份合法、真实，具备签订合同的资格和能力。二是要明确合同的标的，清楚地描述合同所涉及的物品、服务或权利义务的具体内容，避免出现模糊或歧义。三是要明确合同的价格和支付方式，确定合同的总金额、付款时间、付款方式等，避免因价格和支付问题产生纠纷。四是要明确合同的履行期限和地点，规定合同履行的时间和地点，保证双方能够按时、按地履行合同义务。五是要明确合同的违约责任，约定双方在违约情况下应承担的责任和赔偿方式，以保障合同的履行。六是要注意合同的法律适用和争议解决方式，选择合适的法律适用和争议解决途径，以便在发生纠纷时能够有效地解决问题。

1.3合同签订的授权规定

合同签订的授权规定是为了保证合同的签订符合企业的内部管理要求和法律法规的规定。企业应明确规定合同签订的授权范围和权限，不同级别的人员在签订合同时应具备相应的授权。一般来说，重大合同的签订需要经过企业高层领导的审批，而一般合同可以由相关部门或人员根据授权进行签订。在授权过程中，要注意授权的明确性和合理性，避免出现授权不清或越权签订合同的情况。同时企业还应建立合同签订的审批流程，对合同的签订进行严格的审批和监督，保证合同的签订符合企业的利益和要求。

二、合同的履行

2.1合同履行的监督与管理

合同履行的监督与管理是保证合同顺利履行的重要环节。企业应建立合同履行的监督机制，定期对合同的履行情况进行检查和评估。监督内容包括合同双方是否按照合同约定履行义务，是否存在违约行为等。通过监督，可以及时发觉合同履行中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。同时企业还应加强对合同履行的管理，建立合同履行的档案，记录合同履行的过程和情况。合同履行档案应包括合同文本、履行记录、变更记录等，以便于后续的查阅和管理。在合同履行过程中，如遇重大问题或变更，应及时与对方沟通协商，并做好相关记录。

2.2合同履行中的纠纷处理

在合同履行过程中，难免会出现纠纷。企业应建立合同履行纠纷的处理机制，及时处理合同履行中的纠纷。纠纷处理的原则是平等、公正、合法、合理，双方应通过友好协商的方式解决纠纷。如协商不成，可以申请调解、仲裁或诉讼等方式解决。在处理纠纷过程中，企业应注意保留相关证据，如合同文本、履行记录、往来函件等，以便于在纠纷解决中维护自身的合法权益。同时企业还应加强对合同履行纠纷的预防，通过加强合同管理、提高合同履行的质量等方式，减少合同履行纠纷的发生。

2.3合同履行的变更与解除

合同履行的变更与解除是在合同履行过程中，由于各种原因需要对合同条款进行变更或解除的情况。合同变更与解除应遵循合同的约定和法律法规的规定，双方应协商一致，并签订书面的变更或解除协议。在合同变更与解除过程中，要注意保护双方的合法权益，避免因变更或解除合同而给对方造成不必要的损失。同时企业还应及时将合同变更与解除的情况进行记录和归档，以备后续查阅和管理。

三、合同的档案管理

3.1合同档案的建立与保存

合同档案的建立与保存是合同管理的重要内容。企业应建立合同档案管理制度，明确合同档案的建立、保存、查阅、使用和销毁等规定。合同档案应按照合同的编号、签订日期等进行分类归档，便于查找和管理。合同档案的保存期限应根据法律法规的规定和企业的实际情况确定，一般为合同履行完毕后若干年。在合同档案的保存过程中，要注意档案的安全性和完整性，避免档案的丢失、损坏或泄露。

3.2合同档案的查阅与使用

合同档案的查阅与使用应遵循企业的相关规定和程序。需要查阅合同档案的人员应填写查阅申请，经相关领导批准后，方可查阅。查阅合同档案时，应严格遵守保密规定，不得将合同档案的内容泄露给无关人员。合同档案的使用应仅限于与合同履行相关的工作，不得用于其他目的。在使用合同档案时，要注意保护合同档案的完整性和安全性，不得对合同档案进行涂改、损坏或销毁。

3.3合同档案的销毁规定

合同档案的销毁应遵循法律法规的规定和企业的相