文件管理控制程序06922.docx

?一、目的

本程序旨在建立一个有效的文件管理体系，确保公司各类文件的规范生成、妥善存储、准确使用、及时修订和安全处置，以支持公司运营的高效性、合规性以及知识传承，满足内外部相关方的需求。

二、适用范围

本程序适用于公司所有与生产、经营、管理等活动相关的文件，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、外来文件等。

三、职责

1.文件管理部门

-负责制定和完善文件管理控制程序，明确文件管理流程和职责分工。

-归口管理公司各类文件，建立文件总清单和分类台账，对文件的全生命周期进行跟踪管理。

-组织文件的编号、排版、印刷、装订、分发、回收、归档等工作。

-定期对文件进行清理和评估，确保文件的有效性和适用性。

2.文件使用部门

-负责本部门文件的起草、修订、审核、批准和使用，并确保文件的正确执行。

-及时向文件管理部门提交本部门文件的变更申请，配合文件管理部门进行文件的修订和更新。

-妥善保管本部门使用的文件，不得擅自复印、外借、丢失或损坏文件。

3.文件审核/批准人员

-按照规定的职责和权限，对文件进行审核和批准，确保文件内容的准确性、完整性和合规性。

-对文件的质量和适用性负责，及时提出修改意见和建议，确保文件符合公司实际情况和发展需求。

4.其他相关部门

-在各自职责范围内，配合文件管理部门做好文件管理工作，如提供文件编写所需的资料、协助文件的分发和回收等。

四、文件分类与编号

1.文件分类

-质量体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等，用于规范公司质量管理体系的运行。

-技术文件：如产品设计图纸、工艺流程图、操作规程、检验规范等，指导产品的研发、生产和检验。

-管理文件：涵盖公司各项管理制度、行政文件、会议纪要、工作计划与总结等，用于公司的日常运营管理。

-外来文件：指来自外部机构的法律法规、标准规范、客户要求、供应商资料等文件。

2.文件编号

-文件编号应具有唯一性和系统性，便于文件的识别、检索和管理。编号规则如下：

-质量体系文件：Q-[体系要素代码]-[文件顺序号]-[版本号]

-Q代表质量体系文件；

-体系要素代码根据质量手册中的章节号确定；

-文件顺序号为该要素下文件的顺序编号；

-版本号采用阿拉伯数字表示，如1.0、2.0等。

-技术文件：T-[专业代码]-[文件顺序号]-[版本号]

-T代表技术文件；

-专业代码根据文件所属专业领域设定，如机械（J）、电气（D）等；

-文件顺序号为该专业领域内文件的顺序编号；

-版本号含义同上。

-管理文件：M-[部门代码]-[文件顺序号]-[版本号]

-M代表管理文件；

-部门代码为文件起草部门的代码；

-文件顺序号为该部门内文件的顺序编号；

-版本号含义同上。

-外来文件：E-[文件类别代码]-[文件顺序号]-[版本号]

-E代表外来文件；

-文件类别代码根据文件性质确定，如法规（F）、标准（B）、客户要求（C）等；

-文件顺序号为同类外来文件的顺序编号；

-版本号含义同上。

五、文件的编制与审批

1.文件编制

-文件编制应遵循相关的法律法规、标准规范以及公司的实际情况，确保文件内容准确、完整、清晰、可操作。

-编制人员应收集充分的信息，进行必要的调研和分析，与相关部门和人员进行沟通协调，确保文件的适用性和有效性。

-文件的格式应统一规范，语言表达应简洁明了，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子。

2.文件审核

-文件编制完成后，应提交给相关部门或人员进行审核。审核人员应仔细审查文件的内容、格式、逻辑等方面，确保文件符合编制要求和相关规定。

-审核内容包括文件的准确性、完整性、合规性、与其他文件的协调性等。审核人员应提出明确的审核意见，如有问题应及时反馈给编制人员进行修改。

3.文件批准