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办公室日常行政管理制度及规章条例

一、办公环境管理

1.1办公区域整洁

办公区域的整洁是保持良好工作氛围的基础。员工应每天定期清理自己的办公桌面，保持桌面整洁，物品摆放整齐。公共区域如走廊、茶水间等也需要定期打扫，不得随意丢弃垃圾。每周进行一次全面的清洁工作，包括擦拭办公家具、地板等，保证办公环境的干净卫生。同时要注意保持办公区域的通风良好，定期开窗换气，避免异味和细菌滋生。

1.2办公设备维护

办公设备的正常运行对于工作的顺利进行。员工应了解所使用设备的基本操作和维护方法，定期对设备进行清洁和保养。如电脑应定期清理灰尘，打印机应及时更换墨盒和硒鼓等。对于出现故障的设备，应及时报告给行政部门，由专业人员进行维修和保养，不得私自拆卸或修理。同时要注意节约用电，下班时及时关闭办公设备和电源，以降低能源消耗。

1.3绿植养护

绿植不仅可以美化办公环境，还能净化空气，缓解员工的工作压力。行政部门应负责绿植的采购和养护工作，定期浇水、施肥、修剪等，保证绿植的健康生长。员工也应爱护绿植，不得随意摘取或损坏绿植。对于长期无人照顾的绿植，行政部门应及时进行处理，以保证办公环境的美观和舒适。

1.4办公区域标识管理

为了方便员工的工作和管理，办公区域应设置清晰的标识。如门牌标识、功能区域标识、安全警示标识等。门牌标识应准确标明各个办公室的名称和人员信息，功能区域标识应明确划分不同的工作区域，如会议室、休息区等。安全警示标识应放置在容易被注意到的地方，如楼梯口、电闸旁等，提醒员工注意安全。标识的设置应符合相关的标准和规范，不得随意更改或拆除。

二、办公用品管理

2.1办公用品采购

办公用品的采购应根据工作需要和预算进行合理安排。行政部门应定期统计办公用品的使用情况，制定采购计划，经审批后进行采购。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商，保证办公用品的质量和性价比。同时要注意控制采购成本，避免不必要的浪费。对于一些常用的办公用品，如打印纸、笔等，可以建立长期合作的供应商，以获得更优惠的价格和服务。

2.2办公用品领用

员工需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。领取时应核对办公用品的数量和规格，保证无误后签字确认。行政部门应建立办公用品领用登记制度，详细记录办公用品的领用情况，包括领用时间、领用人员、领用数量等。对于一些特殊的办公用品，如电脑、打印机等，应按照公司的规定进行审批和领用，不得随意领用。

2.3办公用品保管

办公用品的保管应做到专人负责、分类存放、安全可靠。行政部门应设立办公用品仓库，对办公用品进行统一管理。仓库内应保持干燥、通风、整洁，避免办公用品受潮、变质或损坏。对于一些贵重的办公用品，如笔记本电脑、投影仪等，应采取专门的保管措施，如专人保管、上锁等。员工在使用办公用品时，应注意保管好自己的办公用品，不得随意放置或丢失。

2.4办公用品报废

对于已经损坏或无法使用的办公用品，员工应及时报告给行政部门，由行政部门进行报废处理。报废时应填写办公用品报废申请表，经审批后进行处理。报废的办公用品应按照相关规定进行处理，如回收利用、销毁等，不得随意丢弃。同时行政部门应定期对办公用品的库存进行清理和盘点，及时处理过期或无用的办公用品，以提高办公用品的利用率。

三、会议管理

3.1会议组织

会议的组织是保证会议顺利进行的关键。行政部门应提前做好会议的准备工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。会议通知应提前发送给参会人员，保证他们有足够的时间准备和参加会议。会议现场应做好布置工作，如摆放桌椅、准备会议资料等。会议主持人应负责会议的主持和协调工作，保证会议按照议程进行，参会人员能够充分发表意见和建议。

3.2会议记录

会议记录是会议的重要文件，应详细记录会议的主要内容、决议和下一步工作计划等。会议记录应由专人负责记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和会议理解能力。会议记录应在会议结束后及时整理和归档，以便后续查阅和参考。对于一些重要的会议，如公司年度会议、董事会会议等，应制作会议纪要，经参会人员签字确认后分发到相关部门和人员。

3.3会议决议执行

会议决议是会议的重要成果，应及时落实和执行。行政部门应负责会议决议的跟踪和督促工作，保证决议能够得到有效执行。对于一些需要多个部门协作完成的决议，行政部门应协调各部门之间的工作，明确各自的职责和任务，保证决议能够按时完成。同时要定期对会议决议的执行情况进行检查和评估，及时发觉问题并采取措施加以解决。

四、文件管理

4.1文件收发

文件的收发是文件管理的重要环节，应严格按照公司的规定进行操作。文件的收发应由专人负责，接收文件时应核对文件的数量、规格和内容，保证无误后签字确认。发送文件时应填写文件发送登记表，注明文件的发送对