文件管理控制程序.docx

?一、目的

建立一个文件管理控制程序，确保公司各类文件的有效管理，保证文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收、作废等环节得到有效控制，确保文件的完整性、准确性和可追溯性，为公司的生产、经营、管理等活动提供有效的支持。

二、适用范围

本程序适用于公司内部所有文件的管理，包括但不限于质量管理体系文件、技术文件、管理文件、外来文件等。

三、职责

1.总经理

-负责批准发布公司的质量方针、质量目标和质量手册。

-对公司重要文件进行审批，确保文件符合公司整体战略和业务需求。

2.管理者代表

-负责组织质量管理体系文件的编制、修订和审核工作，确保体系文件的适宜性、充分性和有效性。

-监督文件管理控制程序的执行情况，对文件管理工作进行协调和指导。

3.各部门负责人

-负责组织本部门文件的编制、修订和审核工作，确保文件符合部门业务流程和工作要求。

-负责本部门文件的发放、回收、保管和使用控制，确保文件的正确使用和有效执行。

-对本部门文件的有效性进行定期评审，提出文件修订需求。

4.文件归口管理部门

-负责文件管理控制程序的制定、修订和解释工作。

-负责对公司各类文件进行统一编号、分类、归档和保管，建立文件总清单。

-负责组织文件的发放、回收、作废等工作，确保文件的有效流转和管理。

-对文件管理工作进行定期检查和监督，对不符合项提出整改要求并跟踪整改情况。

5.文件起草人

-负责按照文件编制要求起草文件，确保文件内容准确、清晰、完整。

-对文件的适用性和可操作性进行自我评价，并配合文件审核人、批准人进行文件的审核和批准工作。

四、程序内容

1.文件分类与编号

-文件分类

-质量手册：阐述公司质量管理体系的总体要求和框架，是公司质量管理的纲领性文件。

-程序文件：规定公司各项业务活动的流程、方法和职责，确保各项工作有序开展。

-作业指导书：针对具体的操作步骤、方法和要求进行详细描述，指导员工正确操作。

-记录表格：用于记录各项活动的过程和结果，为质量追溯和数据分析提供依据。

-外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。

-文件编号

-质量手册编号：[公司代码]-QM-[版本号]

-程序文件编号：[公司代码]-QP-[部门代码]-[顺序号]-[版本号]

-作业指导书编号：[公司代码]-WI-[部门代码]-[顺序号]-[版本号]

-记录表格编号：[公司代码]-RT-[部门代码]-[顺序号]-[版本号]

-外来文件编号：[公司代码]-FL-[文件类别代码]-[顺序号]-[版本号]

-其中，[公司代码]为公司名称缩写；[部门代码]为文件所属部门名称缩写；[顺序号]为文件在该类别下的顺序编号；[版本号]为文件的版本标识。

2.文件编制与审核

-文件起草

-文件起草人应根据工作需要和相关标准、规范，结合公司实际情况进行文件的起草工作。

-文件内容应明确、具体、可操作，语言表达应准确、简洁、易懂。

-对于涉及多个部门的文件，应组织相关部门人员进行讨论和协调，确保文件内容的一致性和完整性。

-文件审核

-文件起草完成后，应提交至文件归口管理部门进行初审。初审主要检查文件格式是否符合要求，内容是否完整、准确，逻辑是否清晰等。

-初审通过后，文件归口管理部门应将文件分发给相关部门负责人进行审核。审核人应从文件的适用性、可操作性、与其他文件的协调性等方面进行全面审核，并提出审核意见。

-文件起草人应根据审核意见对文件进行修改完善，直至审核通过。

-文件批准

-审核通过的文件应提交至总经理或其授权的人员进行批准。批准人应从公司整体利益和战略角度出发，对文件的合法性、合规性、适宜性等进行最终审查，并签署批准意见。

-未经批准的文件不得发布和实施。

3.文件发放

-文件归口管理部门根据文件批准情况，编制文件发放清单，明确文件的发放部门、发放份数、发放日期等信息。

-文件