文件管理控制程序06949.docx

?一、目的

本程序旨在对公司各类文件进行有效管理和控制，确保文件的编制、审批、发放、使用、更改、回收、作废及保管等环节得到规范管理，保证文件的完整性、准确性和有效性，为公司各项工作的顺利开展提供有力支持。

二、适用范围

本程序适用于公司内部各类管理文件、技术文件、作业文件、外来文件等的管理与控制。

三、职责

（一）文件管理部门

1.负责制定和完善文件管理控制程序。

2.对文件进行分类、编号、归档和保管。

3.组织文件的编制、审核、批准工作。

4.监控文件的发放、使用、回收和作废情况。

（二）文件使用部门

1.提出文件需求和修订意见。

2.负责本部门文件的使用、保管，确保文件的妥善使用和不丢失。

3.配合文件管理部门进行文件的更改、回收和作废等工作。

（三）各部门负责人

1.审批本部门相关文件。

2.监督本部门文件的执行情况。

四、文件分类与编号

（一）文件分类

1.管理文件：包括公司各项管理制度、规定、办法、流程等，如《员工考勤管理制度》《财务管理办法》等。

2.技术文件：涉及产品设计、工艺、质量标准等方面的文件，如产品图纸、工艺流程图、检验规范等。

3.作业文件：指导具体作业操作的文件，如操作规程、作业指导书等，如《注塑机操作规程》《包装作业指导书》。

4.外来文件：从外部获取的与公司生产经营活动相关的文件，如法律法规、行业标准、客户提供的技术文件等。

（二）文件编号

1.管理文件编号规则：

-管理文件编号由部门代码、文件类别代码、年份代码、顺序号组成。

-部门代码用两位大写字母表示，如HR表示人力资源部。

-文件类别代码用一位大写字母表示，如M表示管理制度类，P表示流程类。

-年份代码用四位数字表示，如2023。

-顺序号用三位数字表示，如001。

-示例：HRM2023001，表示人力资源部2023年发布的第1号管理制度文件。

2.技术文件编号规则：

-技术文件编号由产品代码、文件类型代码、版本号、顺序号组成。

-产品代码用三位大写字母表示，如ABC表示某产品。

-文件类型代码用一位大写字母表示，如D表示图纸，P表示工艺文件。

-版本号用V加数字表示，如V1.0。

-顺序号用三位数字表示，如001。

-示例：ABCDV1.0001，表示ABC产品的第1版图纸，版本号为V1.0。

3.作业文件编号规则：

-作业文件编号由部门代码、作业类型代码、年份代码、顺序号组成。

-部门代码和年份代码规则同管理文件。

-作业类型代码用一位大写字母表示，如O表示操作规程，WI表示作业指导书。

-顺序号用三位数字表示。

-示例：PQO2023001，表示PQ部门2023年发布的第1号操作规程文件。

4.外来文件编号规则：

-外来文件编号由文件来源标识、年份代码、顺序号组成。

-文件来源标识用两位大写字母表示，如GB表示国家标准，客户代码表示客户提供的文件。

-年份代码和顺序号规则同管理文件。

-示例：GB2023001，表示2023年获取的第1号国家标准文件。

五、文件的编制与审批

（一）编制要求

1.文件编制应符合公司实际情况和相关法律法规、标准要求。

2.内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，具有可操作性。

3.涉及多部门的文件，应充分征求相关部门意见。

（二）审批流程

1.管理文件：由文件起草部门负责人审核后，报公司分管领导审批。

2.技术文件：由技术部门负责人组织相关人员评审后，报总工程师审批。

3.作业文件：由作业文件编制部门负责人审核，报部门分管领导审批。

4.外来文件：由文件接收部门负责人初审后，根据文件性质报相关领导审批。

六、文件的发放

（一）发放范围确定

根据文件的适用范围，由文件管理部门确定文件的发放部门和人员名单。

（二）发放方式

1.纸质文件：通过文件管理部门发放，发放时应做好发放记录，记录内容包括文件名称、编号、发放部门、发放日期、领取人签字等。

2.电子文件：通过公司内部网络文件共享平台或指定邮箱发送给相关部门和人员，并要求收件人确认接收。